Alles zur Umsatzsteuer für Startups und Gründer:innen

Die Umsatzsteuer begegnet dir als Gründer:in vielleicht zum ersten Mal in deinem jungen Geschäftsleben. Dabei ist sie allgegenwärtig. Denn sie begegnet uns täglich in unterschiedlichen Ausprägungen: Unternehmer:innen kennen sie als Umsatz- oder Vorsteuer, Verbraucher eher als Mehrwertsteuer. Wo der Unterschied liegt, wer die Umsatzsteuer bezahlen muss und für welche Waren und Dienstleistungen welche Umsatzsteuersätze gelten, erfährst du hier.

Definition: Umsatzsteuer einfach erklärt

Beschäftigt man sich mit dem Thema Umsatzsteuer (Abkürzung: USt) begegnen einem verschiedene Begriffe und mit ihnen unterschiedliche Definitionen. Denn die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die sehr vielschichtig ist.

Zunächst einmal lässt sich die Umsatzsteuer daran erklären, auf welche Umsätze sie erhoben wird: Sie gilt als klassische Verkehrs- oder Verbrauchssteuer, weil sie in erster Linie den Konsum besteuert. Denn Unternehmen stellen die Umsatzsteuer für ihre Dienstleistungen oder Güter in Rechnung.

Unternehmen untereinander können sich die gezahlte Umsatzsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung als Umsatzsteuervorauszahlung oder durch die Umsatzsteuererklärung als Vorsteuer wieder erstatten lassen.

Das funktioniert so: Schaffen Unternehmer:innen einen Gegenstand für ihren Betrieb an oder geben eine Dienstleistung in Auftrag, können sie sich die gezahlte Umsatzsteuer wieder vom Finanzamt zurückholen. Das bezeichnet man als Vorsteuerabzug.

Das Ergebnis: Auf betrieblich veranlasste Ausgaben zahlen Unternehmer:innen daher keine Umsatzsteuer (sofern sie nicht als Kleingewerbe gelten im Sinne der Kleinunternehmer Definition).

Kaufen Endverbraucher, also Privatkunden dagegen im Supermarkt Güter des täglichen Bedarfs, wie Butter oder Brot ein, können sie nicht von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren. Sie zahlen grundsätzlich den Gesamtbetrag, ohne sich später die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen zu können. Daher nennt man die Umsatzsteuer auch Endverbrauchersteuer.

Info

Umsatzsteuer ausweisen und zurückholen

Unternehmer:innen erheben die Umsatzsteuer also, indem sie den entsprechenden Umsatzsteuersatz auf ihren Rechnungen ausweisen. Der Kunde zahlt diese Umsatzsteuer, kann sie sich als Unternehmer:in aber wieder vom Finanzamt zurückholen.

Mehrwertsteuer, Vorsteuer, Umsatzsteuer: Wo liegt der Unterschied?

Mehrwertsteuer vs. Umsatzsteuer

Falls du dich nun wunderst, dass du auf deinem Kassenzettel noch nie den Begriff Umsatzsteuer (USt.), sondern lediglich den Ausdruck Mehrwertsteuer (MwSt.) gesehen hast, kommt hier die Erklärung: Es gibt keinen wirklichen Unterschied zwischen Mehrwert- und Umsatzsteuer. Es hat sich lediglich eingebürgert, dass man für die Besteuerung des Endverbrauchers den Ausdruck Mehrwertsteuer nutzt. Bei Unternehmen redet man dagegen eher von der Umsatzsteuer oder der Vorsteuer.

Vorsteuer vs. Umsatzsteuer

Auch der Begriff Vorsteuer taucht in diesem Steuerkonglomerat immer wieder auf und sollte daher kurz erklärt werden. Denn auch Umsatzsteuer und Vorsteuer bezeichnen die gleiche Steuer, allerdings zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Mit der Umsatzsteuer ist die Steuer gemeint, die der Unternehmer auf seine Dienstleistung oder Waren aufschlägt. Die Vorsteuer dagegen ist diejenige Steuer, die er sich vom Finanzamt wieder zurückholen kann. Das macht er, indem er die Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen mit der gezahlten Umsatzsteuer auf den Rechnungen seiner Dienstleister gegen rechnet.

Weisen alle Selbstständigen auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer aus?

Nicht alle Selbstständigen und Unternehmer:innen sind umsatzsteuerpflichtig, was im Umkehrschluss bedeutet, dass nicht alle Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Umsatzsteuer erheben eben nur diejenigen Unternehmer und Selbstständige, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Als Bemessungsgrundlage für die Regelung dient der Jahresumsatz. Um die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, darf der aktuelle Umsatz nicht über 22.000 Euro liegen, im Folgejahr muss er unter 50.000 Euro bleiben. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können die Unternehmer:innen die Kleinunternehmerregelung beantragen und entsprechend die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen streichen. Das bedeutet allerdings auch, dass sie keine Vorsteuer geltend machen können. Für alle betrieblichen Anschaffungen muss damit der volle Preis gezahlt werden, ohne die Option auf Umsatzsteuererstattung durch das Finanzamt (Vorsteuerabzug).

Umsatzsteuersatz: Wie hoch ist die Umsatzsteuer?

Tatsächlich gibt es in Deutschland nicht nur einen Umsatzsteuersatz, sondern einen regulären (Regelsteuersatz) zu 19 Prozent und einen ermäßigten Satz zu 7 Prozent. Geregelt sind die Umsatzsteuersätze in Paragraf § 12 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Der reguläre Umsatzsteuersatz

Der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 Prozent. Die Berechnung geht dabei folgendermaßen: Als Grundlage dient der Nettowert der Ware oder der Dienstleistung. Kostet die Ware 100 Euro Netto, ist das die sogenannte Bemessungsgrundlage, die auch als Entgelt bezeichnet wird. Daraus ergibt sich die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Euro. Der Gesamtbetrag für die Ware liegt damit bei 119 Euro.

Der ermäßigte Umsatzsteuersatz

Der ermäßigte Steuersatz begegnet uns wohl am häufigsten beim Einkaufen. Er gilt nämlich für viele Lebensmittel. Allerdings nicht für alle: Alkohol oder Säfte werden beispielsweise mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent versteuert.

Der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent gilt für folgende Waren oder Dienstleistungen:

  • Lebensmittel (außer Saft und Alkohol)
  • Speisen, die zum Mitnehmen gekauft werden
  • Futtermittel in der Land- und Forstwirtschaft
  • Druckerzeugnisse oder Erzeugnisse von Verlagen
  • Kunstgegenstände
  • Übertragung von Urheberrechten
  • Taxifahrten, wenn sie weniger als 50 km betragen
  • Fahrkarten im öffentlichen Nahverkehr usw.

Weitere Umsatzsteuersätze

Während der Regelsteuersatz und der ermäßigte Umsatzsteuersatz vielen Unternehmer:innen und Endverbraucher:innen bekannt sein dürfte, gibt es noch weitere Umsatzsteuersätze, die weniger geläufig sind: Die Umsatzsteuer von 5,5% und 10,7%, die für Land- und Forstwirte gelten. Diese Regelungen finden sich in Paragraf § 24 des Umsatzsteuergesetzes und sind abhängig von den jeweiligen Erzeugnissen:

  • 10,7 Prozent Umsatzsteuer gelten bei Erzeugnissen von Landwirten
  • 5,5 Prozent Umsatzsteuer gelten bei forstwirtschaftlichen Erzeugnissen

So ist es auch zu erklären, dass Erdbeeren nicht mit 7 Prozent Umsatzsteuer besteuert werden, wenn du sie direkt vom Erzeuger kaufst. Da Erdbeeren im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als landwirtschaftliches Erzeugnis gelten, sind sie mit 10,7 Prozent Umsatzsteuer zu verrechnen.

Welche Umsätze sind steuerfrei?

Von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen sind zunächst diejenigen Umsätze, die Kleinunternehmer in Rechnung stellen. Wie wir gesehen haben, weisen sie keine Umsatzsteuer aus – somit muss diese Steuer auch nicht von dem Leistungsempfänger gezahlt werden.

Ebenfalls umsatzsteuerbefreit sind Waren und Dienstleistungen, die innerhalb der EU exportiert werden. Nehmen wir an, du bist freiberuflicher Übersetzer und bekommst einen Auftrag aus Spanien, eine Website ins Deutsche zu übersetzen. Wenn du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) besitzt und diese korrekt auf deiner Rechnung vermerkst, kannst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass auch der Leistungsempfänger, also dein Auftraggeber, eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt.

Zusätzlich zu diesen innergemeinschaftlichen Lieferungen sind außerdem folgende Waren oder Dienstleistungen in der Regel umsatzsteuerfrei:

  • Versicherungen
  • Vermittlungen eines Kredits und andere Finanzdienstleistungen
  • Verkauf und Vermietung von Grundstücken
  • Medizinische und pflegerische Tätigkeiten und Leistungen
  • Wissenschaftliche Veranstaltungen, Umsätze von Schulen und Bildungsträgern (mit Ausnahmen)

Die vollständige Aufzählung inklusive weiterer Anmerkungen findet sich in Paragraf § 4 des UStG. Bei Fragen empfiehlt sich immer die Rücksprache mit einem bzw. einer Steuerberater:in oder dem Finanzamt. Stellst du für deine Leistungen oder Waren nämlich zu wenig Umsatzsteuer in Rechnung, musst du die Differenz selbst zahlen.

Exkurs: Gesenkte Umsatzsteuer wegen Corona-Pandemie

In der Zeit vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 galten gesenkte Umsatzsteuersätze. Damit sollten die Folgen der Corona-Krise zumindest zum Teil abgefedert werden.

Die Senkung der Umsatzsteuer sah dabei folgendermaßen aus:

Regelsteuersatz:

  • Üblicherweise 19%
  • Senkung 16%

Ermäßigte Umsatzsteuer

  • Üblicherweise 7%
  • Senkung 5%

Die Ziele der Umsatzsteuersenkung:

  • Die Nachfrage sollte angeregt und der Konsum damit deutlich steigen
  • Unternehmen sollten durch die gestiegene Nachfrage mehr Umsatz machen
  • Besondere größere und kostspieligere Anschaffungen sollten damit attraktiver werden

Allerdings hatte die Sache einen Haken: Unternehmen waren nicht verpflichtet, die Steuersenkung in voller Höhe an ihre Kunden weiterzugeben. Möglich war eben auch, dass sie die Umsatzsteuer gar nicht oder nur zum Teil anpassen. Mit der Ausnahme sogenannter Dauerschuldverhältnisse, also solcher Verträge, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, wie beispielsweise die Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder der Vertrag mit dem Stromlieferanten. Bei diesen wiederkehrenden Rechnungen musste die Umsatzsteuer an die aktuell geltenden Sätze angepasst werden.

Berechnung der Umsatzsteuer bei Rechnungen

Wie du die Umsatzsteuer in deinem konkreten Fall berechnen musst, hängt davon ab, wie umfangreich deine Leistung ist. Wir zeigen dir an einem Beispiel, wie es aussehen könnte:

1. Die Vorsteuer auf eingekaufte Waren

Nehmen wir an, du bist Tischler:in und hast den Auftrag bekommen, einen Tisch inklusive sechs Stühle für einen Kunden anzufertigen. Dazu kaufst du zunächst das Holz bei deinem Lieferanten.

Der schickt dir daraufhin folgende Rechnung:

Massivholz (Ahorn), 6 Meter 400 Euro + Umsatzsteuer 76 Euro = Gesamt 476 Euro

2. Die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung

Nachdem du aus dem Holz Tisch und Stühle gemacht hast, verkaufst du sie an deinen Kunden oder deiner Kundin weiter. Ihm oder ihr stellst du folgendes in Rechnung:

1 Tisch und 6 Stühle aus Massivholz handgefertigt 3.800 Euro + Umsatzsteuer 722 Euro = Gesamt 4.522 Euro

3. Verrechnung von Vorsteuer und Umsatzsteuer

Von der Umsatzsteuer, die du deinem Kunden oder deiner Kundin in Rechnung stellst, kannst du nun die Vorsteuer, die du an deinen Lieferanten gezahlt hast, abziehen:

722 – 76 = 646 Euro

Angenommen, du hättest in dem betreffenden Zeitraum keine anderen Ein- und Ausgaben, müsstest du in diesem Fall 646 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Deine Umsatzsteuer-Schuld beim Finanzamt wird auch als Umsatzsteuerzahllast bezeichnet.

Grundsätzlich empfiehlt es sich für Gründer:innen und Startups, bei der ersten Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung einen Experten zu Rate zu ziehen. So kannst du sehen, was es bei der Umsatzsteuer zu beachten gibt und – mit etwas Zeit und Muße – im nächsten Steuerjahr die Erklärung selbst übernehmen.

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