Angebote schreiben

Erstkontakt mit potentiellen Kunden nutzen

Nimm alles Wichtige in das Angebotauf und gehe auf die Wünsche deiner potentiellen Kund:innen ein. Dabei macht es keinen Unterschied, ob du dein Angebot für Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen oder Konzerne schreibst – denn überzeugen musst du Auftraggeber:innen unabhängig von deren Unternehmensgröße.

Beginne beim Angebot schreiben deshalb mit einer kurzen Beschreibung dessen, was dein Kunde oder deine Kundin haben möchte und welchen Vorteil er oder sie gerade durch ein Angebot von dir bzw. deinem Unternehmen erhält. Denn dein Kunde oder deine Kundin soll den Nutzen für sich erkennen und realisieren, warum er gerade dich beauftragen soll. Das gilt insbesondere dann, wenn du davon ausgehen musst, nicht der einzige Anbieter zu sein. Etwa bei einer Ausschreibung, an der mehrere Anbieter teilnehmen.

Beispiel: Angebotstext formulieren

Wenn du beispielsweise ein Start-up mit einer Content Factory hast und redaktionelle Inhalte anbietest, könnte die Einleitung folgendermaßen sein, um das Interesse beim Kunden zu wecken und zu überzeugen:

„Vielen Dank für Ihre Anfrage zu einem Angebot, um Content für den Webauftritt Ihres Unternehmens zu erstellen. Wir bieten Ihnen nicht nur nach Ihren Anforderungen erstellte, qualitativ hochwertige und zielgruppengerechte Text-und Bildinhalte an. Sondern liefern die Inhalte so, dass sie problemlos in allen gängigen Produktinformations- und Content-Management-Systemen verwendet werden können. So reduzieren Sie Ihre hausinternen Abläufe auf ein absolutes Minimum.“

Sich gut verkaufen: Dank USPs

Der USP, der Unique Selling Point, also das Alleinstellungsmerkmal, dass dich von deinen Mitbewerbern abhebt und deine Dienstleistung oder dein Produkt besonders machen, solltest du in deinem Angebotsschreiben stets hervorheben und betonen. Gerade zu Beginn, wo du vermutlich um jeden Kunden und Auftrag froh bist, solltest du diese also deutlich herausstellen und schon bei der Erstellung des Angebots mitaufnehmen. Und zwar so, dass möglichst kein Fachchinesisch verwendet wird, sondern in einer für den Kunden verständlichen Sprache.

Kostenvoranschlag vs. Angebot: Unterschiede im Überblick

Ein Kostenvoranschlag (KVA) und ein Angebot sind nicht das Gleiche! Ein Angebot ist während der angegebenen Frist mit sämtlichen Leistungen und Preisen verbindlich, wohingegen beim KVA ein gewisser Spielraum besteht.

Ob du für deine Kunden ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag schreibst, bestimmt sich danach, was in deiner Branche üblich ist oder was zuvor mit dem Kunden abgesprochen wurde. Sowohl im Kostenvoranschlag als auch im Angebot ist genau anzugeben, welche Produkte und Dienstleistungen zu welchen Preisen und Konditionen offeriert werden. Aber denke daran, dass bei der Angebotserstellung die Leistungen und Preise verbindlich sind.

Anders als beim Angebot funktioniert dies beim Kostenvoranschlag: Als eine Kostenkalkulation bzw. -schätzung ist der KVA eine fachliche Berechnung der voraussichtlichen Kosten. Bei einer „wesentlichen“ Kostenüberschreitung der im KVA genannten Kosten muss der Auftraggeber informiert werden. Entweder genehmigt der Auftraggeber oder die Auftraggeberin die Kostenüberschreitung oder er bzw. sie kündigt und vergütet die bisher entstandenen Kosten.

Wichtig: Wann eine Kostenüberschreitung „wesentlich“ ist, ist gesetzlich nicht normiert. Gerichte haben „unwesentliche“ Kostensteigerungen zwischen 10 % und 20 % der vorab veranschlagten Kosten für zulässig erklärt. Das gilt aber nicht pauschal, sondern ist vom konkreten Einzelfall abhängig.

Sowohl der Kostenvoranschlag als auch das Angebot sind für den Kunden oder die Kundin kostenlos. Es sei denn, die kostenpflichtige KVA-Erstellung wurde vorab mit dem oder der Auftraggeber vereinbart. Eine Ausnahme hiervon gibt es in verschiedenen Branchen, z. B. werden in der KFZ-Branche und im Elektrobereich Kostenvoranschläge oft vergütet. In der Baubranche ist es ebenfalls üblich, dass die zumeist aufwändigen Vorplanungen und Entwürfe zu vergüten sind.

Um das Kostenrisiko zu minimieren, können Auftraggeber und Auftragnehmer nach Erteilen des Auftrags eine Festpreisvereinbarung schließen und den Kostenvoranschlag als verbindlich erklären. Dann ist die einzelfallabhängige oben genannte Abweichung im KVA von 10 bis 20 % durch etwaige Mehraufwände ausgeschlossen.

Was ist beim Erstellen eines Angebots zu beachten?

Mache das Angebot zu einem (Lese-)Erlebnis für deine Kunden. Denn du bist – anders als beim Verkaufsgespräch – nicht dabei, wenn das Angebot gelesen wird, und kannst nicht durch Erläuterungen oder Erklärungen eingreifen. Dein Angebot soll nicht nur bloße Aneinanderreihung von Zahlen-Daten-Fakten sein. Am besten gehst du bei der Angebotserstellung so vor:

• Debriefing: Als Intro in deinem Angebotsschreiben fasst du kurz zusammen, was du vom Kunden vorher im Verkaufsgespräch, Telefonat oder auf anderem Weg über dessen konkrete Ziele erfahren hast. Damit zeigst du, dass du die Kundenwünsche verstanden und innerhalb deines Angebots reflektiert wiedergeben kannst. So beugst du etwaigen Zweifeln vor, ob dein Angebot wirklich die richtige Wahl ist, mit dem dein Auftraggeber seine Ziele erreicht.
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• Informationsgehalt und Verständlichkeit: Verwende technische Begriffe und branchenspezifische Abkürzungen bei den Angebotspositionen nur, wenn sie für deinen Auftraggeber gebräuchlich sind und auch dann nur sparsam, denn das Angebotsschreiben soll für den Auftraggeber einfach versändlich und "leichte Kost" zum Lesen sein. Im reinen Angebotsteil, der meist eine tabellarische Form hat, führst du alle Angebotspositionen auf mit dem, was sie umfassen und ggf. auch, was sie nicht umfassen, was also out-of-scope ist.
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• Sicherheit: Vermittle deinem Kunden mit deinem Angebot Sicherheit z. B. durch Referenzen wie z.B. Dokumenten oder einer Timeline, in der die einzelnen Prozess- oder Lieferschritte dargestellt sind. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Abhängigkeiten bestehen, z. B. der Kunde Vorleistungen erbringen muss, damit du nach Einwilligung des Angebots überhaupt mit der Leistungserbringung starten kannst.

Angebot schreiben: Diese Pflichtangaben musst du im Angebot machen

Folgende Angaben sollte dein Angebot beinhalten:

• Angebotsempfänger: Name und vollständige Postanschrift (nicht nur Mailadresse!) des anfragenden Unternehmens sowie Name des Angebotsanforderers (z. B. in der Anrede).
• Angebotsabsender: Firmenname und -adresse (auch Mail- und Webadresse) deines Unternehmens sowie der Ansprechpartner:in für das Angebot, Steuernummer und Bankverbindung deines Unternehmens, HR-Nummer (sofern dein Unternehmen einen Handelsregistereintrag besitzt) – im Grunde all das, was im Briefkopf bzw. in der Signatur des Angebots bereits steht.
• Angebotsnummer: Nummeriere deine Angebote durch. Das hilft nicht nur bei kundenseitigen Rückfragen zu einem bestimmten Angebot, sondern im gesamten Angebot-Lifecycle (über Lieferschein, Rechnung bis zur Mahnung usw.). Besonders einfach geht das mit einer entsprechenden Software, die dir ganz einfach bei der Nummerierung der Angebote hilft und dir somit eine gute Übersicht aller Angebote verschafft.
• (optional) Kundennummer: Besonders empfehlenswert, wenn du regelmäßig Aufträge derselben Unternehmen bzw. Kunden bekommst.
• Datum der Angebotserstellung: Besonders wichtig, wenn du Angebote befristest, z. B. „Angebot 4 Wochen gültig“.
• Art und Umfang der Produkte und Dienstleistungen: Genaue Beschreibung der Waren und Dienstleistungen mit der jeweiligen Menge in einem Angebotsschreiben, wobei Menge hier nicht nur Stückzahl von Produkten meint, sondern z. B. die Anzahl der Korrekturschleifen, die inbegriffen sind.
• Preise: Einzel- und Gesamtpreise mit und ohne MwSt.; hier sind auch Rabatte im Angebot aufzuführen.
• Versand- bzw. Lieferkosten: Bei regelmäßigen Kunden kannst du eventuell besondere Rabatte oder spezifische Sonderkonditionen im Angebotsschreiben anbieten.
• Lieferbedingungen und Liefertermin: Nimm ein genaues Datum in dein Angebot mit auf. Wenn du z. B. die Leistungen im 4. Quartal erbringst, dann schreibe nicht nur das Jahr dazu, sondern in Klammern auch das Enddatum im Quartal, z. B. „Lieferung im 4. Quartal 2021, d. h. bis spätestens 31.12.2021“.
• Zahlungsbedingungen: Gib z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen in deinem Angebot an.
• AGB (sofern vorhanden) bzw. mindestens Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort, Gerichtsstand: Sofern du keine AGB hast, solltest du zumindest Regelungen für Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort und Gerichtsstand im Angebot angeben.
• Freizeichnungsklauseln, im Angebot sofern vorhanden (z.B. „Angebot freibleibend“).

Angebot erstellen: Welche Formvorschriften sind zu beachten?

Es gibt keine rechtlichen Anforderungen für eine bestimmte Form, die Angebote haben müssen. Das heißt, du kannst dein Angebot nicht nur per E-Mail, konventioneller Briefpost oder Fax unterbreiten, sondern auch mündlich im direkten Kundengespräch oder telefonisch dein Angebot unterbreiten. Aus Beweisgründen solltest du aber auf mündliche Offerten verzichten. Denn im Streitfall ist es oft schwierig nachzuweisen, was tatsächlich besprochen wurde. Wenn dein Kunde dein mündliches Angebot sofort annimmt und später abweichende Meinungen zu Umfang, Preis oder Lieferzeit etc. bestehen, gerätst du leicht in Beweisnot.

Da es keine zwingenden Formvorschriften gibt, steht es dir auch frei, dein Angebot mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder dies nicht zu tun. Dein Angebot ist nämlich auch dann wirksam, wenn es nicht unterschrieben ist. Allerdings empfiehlt sich die Unterschrift des Angebotsschreibens aus Beweisgründen im Streitfall. Außerdem wirkt dein Angebot auch professioneller und seriöser, wenn es eine Unterschrift hat.

Posten auf dem Angebot

Die Güte und Qualität deines Angebots hängt wesentlich von einer transparenten und nachvollziehbaren Auflistung sämtlicher einzelner Angebotsposten ab.  Das beinhaltet je nachdem auch die Stundenlöhne, die für die Erbringung der Leistung zu zahlen sind. Denn je nachvollziehbarer die von dir angesetzten Kosten innerhalb des Angebots sind, desto höher die Auftragswahrscheinlichkeit.

Gerade wenn auch eine Qualitätssicherung stattfindet, müssen diese Schritte oft von erfahrenen Personen durchgeführt werden, die entsprechend höhere Stundensätze haben. Entsprechend solltest du dies im Angebot vermerken, falls diese speziellen Positionen notwendig sind. Achte bitte schließlich darauf, dass dein Angebot sich durch inhaltliche Vollständigkeit und Korrektheit auszeichnet!

Angebot schreiben mit Umsatzsteuer: Wann brutto und wann netto?

Wenn du ein Angebot für Unternehmen schreibst, musst du die Mehrwertsteuer angeben. Dabei ist es dir freigestellt, ob du einen Netto-Preis mit dem Hinweis angibst, dass sich dieser zuzüglich Mehrwertsteuer versteht oder du den konkreten MwSt.-Betrag neben dem Nettopreis ausweist.

Anders verhält es sich, wenn du als Kleinunternehmer Angebote schreibst, und in deinen Angeboten ausdrücklich darauf hinweist, dass du keine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer erhebst. Denn Selbstständige und Freiberufler:innen als Kleinunternehmer, die im Vorjahr einem Umsatz (zzgl. der darauf entfallenden USt.) von weniger als 22.000 Euro erzielt haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro nicht übersteigt, sind nach § 19 UStG von der Entrichtung der Mehrwertsteuer befreit. Dies solltest du dann dementsprechend in deinem Angebot aufführen, damit sich kein Kunde beim Durchlesen des Angebots wundert, dass du keine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer ausgewiesen hast. Die besondere Kleinunternehmerregelung musst du jedoch bereits vorab mit dem Finanzamt geklärt haben.

Angebot online schreiben oder per Brief?

In keinem Fall solltest du dein Angebot in einer Freitext-E-Mail schreiben, sondern als elektronischen Brief in PDF-Form als Anlage zu einer E-Mail versenden. Das hat mehrere Vorteile:

• Es wirkt professionell und du kannst in deiner Dokumentenablage – idealerweise in einer Datenbankspäter die gesamte Korrespondenz zu einem Angebot sehen.
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• Du kannst zur Angebotserstellung Muster bzw. Angebotsvorlagen in Word oder Excel verwenden oder die Angebote mit einer Software sogar online erstellen. Die einfachste Variante ist die Verwendung von Word- oder Excel-Angebotsvorlagen, die du auf deine Bedürfnisse anpasst. Jedoch kannst du die Angebotsvorlagen  mit Rechnungserstellung, Lieferschein etc. nur schwer mit Word und Excel abbilden.
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• Du kannst mit einer Online-Buchhaltung wie lexoffice Belege (Angebote, Lieferscheine, Reklamationen, Serviceaufträge etc.) verwalten und archivieren und vor allem auch direkt mit deinem Online-Banking koppeln oder Mahnungen erstellen.

Vorteile einer Software für die Angebotserstellung

Es hängt natürlich von deinem Business ab, womit du bei der Angebotserstellung startest: Lieferst du beispielsweise Standardprodukte, bei denen sich die Preise so gut wie nie ändern, kannst du bei überschaubarer Auftragszahl die Angebote manuell verwalten. Hast du hingegen jede Woche eine Vielzahl unterschiedlicher Angebote zu schreiben, für die auch detaillierte Lieferscheine zu generieren sowie Rechnungen zu schreiben sind, dann lohnt es sich, eine Software für all diese Prozesse einzusetzen. Bei beidem sind Angebotsvorlagen oder Angebots-Muster von Vorteil und sparen dir eine Menge Zeit und Arbeit. Gleiches gilt, wenn bei dir Angebote abhängig vom konkreten Warenbestand sind und diese Informationen aus und in ein Warenwirtschaftssystem  fließen sollen.

Natürlich kannst du deine elektronisch erstellten Angebote auch zusätzlich per konventioneller Briefpost versenden. Wenn du die Angebotsschreiben nur per Post versendest, muss dein Kunde sie wahrscheinlich für seine internen Prozesse einscannen, sodass du ihm diesen Aufwand ersparst, wenn du dein Angebot direkt per E-Mail als PDF verschickst.

Ist mein Angebot immer rechtlich verbindlich?

Dein Angebot ist in der Regel immer bindend, es sei denn, dass du die Unverbindlichkeit ausdrücklich festgelegt hast. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) lässt dir die Freiheit, sog. Freizeichnungsklauseln zu verwenden, um dein Angebot zeitlich, preislich oder mengenmäßig zu begrenzen oder sogar ganz unter Vorbehalt zu stellen. Du kannst also dein Angebot mit speziellen einschränkenden Formulierungen versehen wie:

• „nur so lange der Vorrat reicht“ oder „Lieferung vorbehalten“: Diese Formulierungen ermöglichen dir, von der im Angebot genannten Menge abzuweichen, bzw. sichert dich ab, , sofern du mengenmäßig begrenzte Ware hast und beispielsweise ein Lieferengpass besteht.‍
• „Preisänderungen vorbehalten“ oder „Preisfreibleibend“: Dieser Zusatz ermöglicht dir, nicht an den im Angebot genannten Preis gebunden zu sein, sondern Preisanpassungen vorzunehmen (etwa weil saisonal Herstellungs- oder Materialkosten gestiegen sind und du diese Mehrkosten an den Kunden weiterreichen willst).
• „Angebot freibleibend“ oder „Angebot ohne Gewähr“ oder „unverbindliches Angebot“: Dies gilt für dein Angebot insgesamt und nicht nur für zeitliche, preisliche oder mengenmäßige Begrenzungen.

Wenn du keinen Gebrauch von Freizeichnungsklauseln in deinem Angebotsschreiben machst, sind alle Angaben in deinem Angebot fix, d.h. du bist an die Konditionen gebunden.

Angebot erstellen: Wie lange bleibt meine Offerte gültig?

Die Möglichkeit einer Freizeichnungsklausel besteht auch hinsichtlich des Zeitraums, in dem dein Angebot gültig ist. Du kannst also eine zeitliche Befristung in deinem Angebot vornehmen. Das ist aus verschiedenen Gründen empfehlenswert:

1. Du kannst dann besser disponieren.
2. Wenn du plötzlich mehrere Aufträge erhältst und du zusätzliche personelle Ressourcen für die Erbringung der Leistungen benötigst.
3. Wenn du aufgrund von Ressourcenknappheit nicht parallel mehrere Großaufträge abarbeiten kannst.
4. Wenn saisonal mit einer Veränderung von Material- oder Rohstoffpreisen zu rechnen ist und du teurer produzierst als in saisonal schwächeren Zeiten.

All das kannst du über zeitliche Befristungen steuern, damit ein Angebot nicht zur Kostenfalle wird. Eine begrenzte Gültigkeit deiner Offerte ist zudem sinnvoll, weil es dann eine Annahmefrist für deinen Kunden gibt und er sich nicht erst irgendwann in der Zukunft für dein Angebot entscheiden kann. Denn wenn du dein Angebot nicht nach § 145 BGB zeitlich limitierst, kannst du dich beispielsweise nicht darauf berufen, dein Kunde habe das Angebot nach 5 Monaten doch viel zu spät angenommen. Die befristete Gültigkeit deines Angebots kannst du beispielsweise so schreiben:

•  „Angebot gilt 4 Wochen“
• „Angebot gültig bis zum 1.3.2021“: Diese Form mit genauer Datumsangabe ist besser als „4 Wochen“ oder „1 Monat“.
• „Das Angebot ist befristet bis zum 1.3.2021“

Der nächste Schritt: Die Auftragsbestätigung

Geschafft! Dein Interessent bzw. nun dein Kunde hat angebissen und das Angebot angenommen. Damit ist der Vertragsschluss besiegelt und die Lieferfrist beginnt zu laufen. Dies gilt selbstverständlich nur, wenn eine Lieferfrist festgelegt ist, was meist der Normalfall ist. Du bist jetzt also verpflichtet, den Auftrag auch fristgerecht zu erfüllen. Wenn du dein Produkt oder deine Dienstleistung zu spät lieferst, gerätst du in Verzug – mit unangenehmen Rechtsfolgen.

Wie geht es jetzt weiter? Du solltest deinem Kunden eine schriftliche Auftragsbestätigung zukommen lassen. Insbesondere dann, wenn du Freizeichnungsklauseln in deinem Angebot verwendet hast. Sofern deine gewerbliche Tätigkeit den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) unterliegt, solltest du noch Folgendes beachten: Eine Auftragsbestätigung gilt nach HGB als Handelsbrief. Du bist also verpflichtet, sie aufzubewahren. In Deutschland sind das mehrere Jahre. Deshalb solltest du die Auftragsbestätigungen entsprechend archivieren. Eine Software kann dir in der Regel auch diesen Schritt abnehmen.