Betriebskosten absetzen in der Steuererklärung

Es ist soweit: Die Gründung verlief erfolgreich, du hast dich auf dem Markt positioniert und alles läuft zu deiner Zufriedenheit. Dann kommt der Moment, der Junggründer:innen sehr oft in Verwirrung stürzt. Es ist Zeit für die Steuererklärung. Nun stellt sich die Frage, welche Betriebskosten Selbstständige und Freiberufler:innen in der Steuererklärung absetzen dürfen. LEXROCKET hat sich für dich schlau gemacht. Wir erklären dir in diesem Ratgeber, welche Betriebskosten absetzungsfähig sind.

Definition: Was sind Betriebskosten?

Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung entstehen. Gemäß Betriebskostenverordnung bedeutet das:

„Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen.“ (§ 1 BetrKV)

Unterteilt werden sie in indirekte und direkte Betriebskosten, die du in der Steuererklärung absetzen kannst:

  • Indirekte Betriebskosten: Ausgaben, die sich nicht einer Maßnahme zuordnen lassen.
  • Direkte Betriebskosten: Diese kannst du explizit einem Posten zuordnen.
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Achtung: Betriebskosten nicht mit Betriebsausgaben verwechseln

Im steuerlichen Rahmen sprechen wir von Betriebsausgaben. Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die du tätigst, um die Aufrechterhaltung deines Betriebs zu gewährleisten. Darunter fallen auch die Betriebskosten, die du in der Steuererklärung absetzen kannst. Obwohl beide Begriffe oftmals synonym verwendet werden, handelt es sich doch um unterschiedliche Dinge. Betriebsausgaben werden nämlich folgendermaßen unterteilt:

  • Uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: Mieten, Versicherungen, Reparaturen, Löhne und Gehälter usw.
  • Teilweise bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: In dieser Kategorie kannst du u. a. deine Bewirtungskosten absetzen.

Hier wird schnell ersichtlich, dass die Betriebskosten, die du in der Steuererklärung absetzen kannst, nur ein Teil deiner Betriebsausgaben sind.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?

Jede:r Vermieter:in hat regelmäßige Ausgaben für sein Eigentum. Diese werden als umlagefähige Betriebskosten bezeichnet, denn der oder die Vermieter:in kann sie sich von seinen Mieter:innen durch die Betriebskostenabrechnung zurückholen. Und du kannst diese Posten als Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen. Es gibt aber auch Nebenkosten, die nicht umgelegt werden dürfen. Darauf solltest du in deiner nächsten Abrechnung unbedingt achten!

Diese Betriebskosten kannst du absetzen

Sobald du von deinem Vermieter oder deiner Vermieterin die Nebenkostenabrechnung erhältst, solltest du diese zwingend ganz genau prüfen. Denn haushaltsnahe Dienstleistungen kannst du problemlos in deiner Steuererklärung aufnehmen. Doch welche Kosten aus der Betriebskostenabrechnung sind steuerlich absetzbar? Grundsätzlich alle Ausgaben, die von den Mieter:innen bezahlt werden – unabhängig davon, dass der Vermieter oder die Vermieterin sie in Auftrag gegeben hat. Dazu gehören unter anderem folgende Aufwendungen:

  • Grundsteuer
  • Heizkosten
  • Warmwasserkosten
  • Reinigung
  • Wartung des Aufzugs
  • Gartenpflege
  • Winterdienst
  • Austausch und Wartung der Zähler oder Feuermelder
  • Schornsteinfeger
  • Heizungswartung
  • Hausmeister
  • Handwerkerleistungen
  • Ungezieferbekämpfung
  • Straßenreinigung
  • Müllbeseitigung
  • Beleuchtungskosten
  • Sonstige Betriebskosten

Betriebskosten korrekt absetzen: Darauf musst du als Mieter achten

Bei den Betriebskosten ist es im Grunde egal, ob du Mieter:in einer Wohnung bist oder Räumlichkeiten für dein Gewerbe gemietet hast – die Vorgaben, um Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen, sind für alle gleich:

  • Du darfst nicht die kompletten Nebenkosten absetzen. Anfallende Materialkosten sind nicht abzugsfähig, sondern lediglich die Personal- und Lohnkosten.
  • Bei den Betriebskosten darfst du nur maximal 20 Prozent der Ausgaben absetzen.
  • Anrechenbar sind maximal 1.200 Euro. Alles was darüber hinausgeht, ist für die Steuererklärung irrelevant.
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Beantrage beim Vermieter eine kostenlose Aufschlüsselung

Oftmals ist in der Betriebskostenabrechnung nicht ersichtlich, wie hoch der Anteil der Materialkosten jedes Postens ist. Setze dich mit deinem Vermieter in Verbindung und frage nach einer detaillierten Auflistung. Diese darf er dir weder verweigern, noch darf er dir dafür Kosten in Rechnung stellen. Mit dem neuen Dokument kannst du problemlos alle relevanten Betriebskosten in der Steuererklärung angeben und absetzen. Bei Bedarf kannst du den Nachweis nachreichen. Er wird in der Regel vom Finanzamt anerkannt.

Betriebskosten als Unternehmen absetzen

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Betriebskosten um einen kleinen Teil der Betriebsausgaben einer Firma. Alle anfallenden Ausgaben mindern zunächst einmal deinen Gewinn, denn sie werden von deinem erwirtschafteten Umsatz abgezogen. Daher ist es für dich als Gründer:in wichtig, deine Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen. Du holst dir quasi einen Teil der Beträge vom Finanzamt wieder.

Nebenkosten richtig abschreiben

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es in der Steuererklärung allerdings einen Punkt, den du beachten musst. Zwar sind Geschäftsräume oder auch Ladenlokale zu 100 Prozent abzugsfähig, anders sieht es aber aus, wenn du bei dir in der Wohnung nur ein Arbeitszimmer nutzt. In diesem Fall musst du nachweisen, dass der Raum wirklich nur für gewerbliche Zwecke verwendet wird, sonst wird es schwierig, das Arbeitszimmer abzusetzen.

Ein weiterer Faktor, den es zu beachten gilt, sind Büromaterialien. In Unternehmen werden diese mit Betriebskosten gleichgesetzt. Als Freiberufler:in oder Solo-Selbstständige:r musst du immer kenntlich machen, dass jeder Gegenstand wirklich nur wegen geschäftlicher Zwecke erworben wurde. Erst dann kannst du die Betriebskosten zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Achte darauf, dass es sich hierbei um geringwertige Wirtschaftsgüter handelt und du nur maximal 410 Euro der Betriebskosten in der Steuererklärung kenntlich machen kannst. Du willst mehr über das Thema wissen? Dann wirf doch einfach einen Blick in unseren Ratgeber „Abschreibungen“.

Betriebskosten in der Steuererklärung: Wo musst du sie eintragen?

Das A und O bei der Steuererklärung ist es, dass du alle Angaben richtig einträgst. Ansonsten kann es dir passieren, dass dir das Finanzamt Probleme macht. In der Einkommenssteuererklärung ist der Mantelbogen Est 1A für dich wichtig. Denn dort findest du den Punkt „Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“. Wenn du deine Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen willst, musst du die Kosten in diesem Posten bei ELSTER eintragen. Das klingt zunächst sehr kompliziert, ist es aber eigentlich gar nicht. Gerade in der Anfangsphase haben Gründer:innen Probleme mit der Steuererklärung. Es lohnt sich daher, sich Hilfe zu holen. Entweder nutzt du unser praktisches Tool zur Steuerberatersuche und holst dir eine Fachkraft, die dir bei allen Belangen hilft. Oder du entscheidest dich für die Buchhaltungssoftware lexoffice. Sie zeigt dir an, was du wo eintragen musst und führt dich fachkundig durch dein Vorhaben, deine Betriebskosten abzusetzen.

Betriebskosten berechnen: Das solltest du wissen

Wie Vermieter die Betriebskosten berechnen, ist für Mieter:in nicht immer klar ersichtlich. Unabhängig davon, ob du deine Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen möchtest, solltest du die Formalitäten wissen, nach denen sich Vermieter:innen richten müssen. Das hilft dir dabei, nicht in eine Kostenfalle zu tappen.

  1. Abrechnungszeitraum: Eine Nebenkostenabrechnung erhältst du einmal im Jahr. Sie umfasst die Höhe der angefallenen Nebenkosten der letzten zwölf Monate.
  2. Frist: Der Vermieter oder die Vermieterin hat zwölf Monate Zeit, dir deine Betriebsnebenkostenabrechnung zuzustellen. Wichtig ist hier der Abrechnungszeitraum. Handelt es sich um das Jahr 2019 (Januar bis Dezember), dann solltest du die Abrechnung bis spätestens Ende 2020 erhalten.
  3. Abrechnung: Die einzelnen Kostenpunkte müssen nachvollziehbar sein. Eine bereinigte Angabe reicht hierbei aus. Der Verteiler- und Umlageschlüssel muss für den Mieter ebenfalls ersichtlich sein. Ebenso wie der Anteil des Mieters. Sonst kannst du deine Betriebskosten nicht korrekt in der Steuererklärung absetzen. Zudem sind die Vorauszahlungen zu berücksichtigen.

Wenn du dir bei deiner Abrechnung unsicher bist, hole dir auf jeden Fall Hilfe. Denn oft kommt es zu formellen oder inhaltlichen Fehlern, durch die du sprichwörtlich draufzahlst.

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