Bewirtungskosten absetzen: Das solltest du als Start-Up-Unternehmer:in wissen

Mit deinem neu gegründeten Unternehmen hast du dich gut etabliert und hast daher schon einige Verträge abgeschlossen. Für dich gehört es dazu, eine Projektverhandlung oder einen Beratungstermin mit einem Geschäftsessen abzurunden. Vielleicht hast du in diesem Zusammenhang schon mal gehört, dass du die Aufwände dafür als Bewirtungskosten absetzen kannst. Dies soll auch bei Betriebsfeiern möglich sein. Doch welche Kriterien musst du hierbei beachten? Wir erklären dir, was du wissen musst.

Definition: Was versteht man unter Bewirtungskosten?

Die Bezeichnung „Bewirtungskosten“ trifft auf alle Kosten zu, die du als Arbeitgeber bei der Verköstigung von Arbeitnehmer:innen oder Geschäftspartner:innen aufwendest. Hierunter fällt grundsätzlich der Verzehr von Speisen und Getränken sowie weiteren Genussmitteln, die du in diesem Rahmen mit Partner:innen oder Mitarbeiter:innen konsumierst. Auch alkoholische Drinks zählen dazu. Darüber hinaus kannst du zudem weitere Nebenkosten, die im Rahmen der Bewirtung anfallen, absetzen. Diese sind:

  • Garderobengebühr
  • Trinkgeld
  • Die Zigarre nach dem Essen
  • Unterhaltungskosten

Alle Bewirtungskosten zählen als Werbungskosten, die du zu 100% von deiner Steuerlast abziehen kannst. Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten sind Kaffee, Tee oder Kekse während Besprechungspausen oder die Produktverkostung (z.B. Weinprobe).

Info

Bewirtungskosten richtig eintragen

Die Bewirtungskosten gelten als Betriebsausgaben. In der Steuererklärung trägst du diese in der Anlage N ein.

Welche Regelungen gibt das Finanzamt vor?

Um Bewirtungskosten absetzen zu können, musst du wie so oft, die Grundsätze des Finanzamts kennen. Die Behörde unterscheidet zwischen zwei Arten von Bewirtungsaufwendungen:

  1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass: Unter die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“ zählen alle Verpflegungskosten, die aus firmenbezogenem Ereignis für deine Mitarbeiter anfallen.

Damit du Bewirtungskosten absetzen kannst, sollte der Anlass der Bewirtung unter eines der folgenden Beispiele fallen:

  • Weihnachtsfeier des Betriebs
  • Sommerfest
  • Weitere Firmenfeiern, bei denen du als Arbeitgeber:in der oder die Gastgeber:in bist

In diesem Rahmen ist die Bewirtung deiner Kolleg:innen zu 100 Prozent steuerlich absetzbar, solange die Bewirtungskosten pro Mitarbeiter:in den Betrag von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Das Finanzamt erlaubt zwei solche Betriebsfeiern im Jahr. Kosten, die den Betrag von 110 Euro übersteigen, sind steuerpflichtig.

2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass:

Hierunter versteht das Finanzamt das klassische Geschäftsessen, bei dem du Businesspartner einlädst.

Bei diesen beruflichen Terminen, kannst du das Geschäftsessen absetzen. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr.2 des Einkommensteuergesetzes sind 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar.

Mit welchem Beleg sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Damit du dein Arbeitsessen rechtmäßig absetzen kannst, musst du einen Bewirtungsbeleg bei der Steuerbehörde abgeben. Dieser dient als Nachweis dafür, wann, wo und mit wem dein Essen stattgefunden hat. Achte darauf, dass all deine Angaben so genau wie möglich sind. Das Finanzamt prüft dein Dokument sehr exakt. Bei dem kleinsten Fehler im Bewirtungsbeleg kannst du das Essen nicht mehr absetzen und zahlst die Rechnung selbst.

1. Zeitpunkt

Wann hat das Geschäftsessen stattgefunden?
Trage sowohl das genaue Datum als auch Beginn und Ende des Termins ein.

2. Ort

Wo hat die Bewirtung stattgefunden?
Hier gibst du die genaue Anschrift des Restaurants ein.

3. Gastgeber

Wer hat zum Essen eingeladen?
Da du zum Termin einlädst, trägst du hier alle Angaben zu deiner Person und zu deiner Firma ein. Gib zusätzlich deine Position innerhalb des Unternehmens an.

4. bewirtete Personen

Wer war Teilnehmer dieses Essen?
In diesem Feld trägst du alle Unternehmer oder Partner ein, die bei diesem Termin anwesend waren. Gib zudem die genauen Angaben zur Firma der Gäste an.

5. Veranlassung

Warum hat das Geschäftsessen stattgefunden?
Was solltest du für den Anlass der Bewirtung eintragen?
Hier muss der Grund für dein Geschäftsessen stehen.
Hat es sich um eine Vertragsunterzeichnung oder Geschäftsverhandlung gehalten?

6. Speisen und Getränke

Was wurde konsumiert?
Du musst außerdem alle Speisen und Getränke einzeln mit den zugehörigen Preisen auflisten.

7. Trinkgeld

Wie wird das Trinkgeld geregelt?
Von den Bewirtungskosten gibst du das Trinkgeld in einem separaten Feld an.

8. Kosten

Wie müssen die Kosten angegeben sein?
Du musst alle Ausgaben in voller Höhe angeben. Zudem teilst du die Kosten auf in:

  • Bruttobetrag
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Nettobetrag (= Rechnungsbetrag)
9. Unterschrift

Wie bestätigst du den Bewirtungsbeleg?
Am Ende bekräftigst du den Beleg mit deiner Unterschrift. Zur weiteren Bekräftigung ergänzt du den Beleg mit einem Firmenstempel und dem Stempel des Restaurants.

Lass’ dir vom Restaurant zusätzlich eine Rechnung schreiben, die du dem Bewirtungsbeleg beifügst.

Info

Geschäftsessen am Wochenende

Wenn du ein Geschäftsessen planst, das du absetzen willst, lege dies immer auf einen Werktag. Geschäftliche Verhandlungen von Montag bis Freitag sind realistisch. Sehr unwahrscheinlich ist es, dass du einen Geschäftstermin am Wochenende wahrnimmst. Diese Tage erkennt das Finanzamt an und daher wirst du kein Glück haben, Bewirtungskosten von diesen Tagen abzusetzen.

Was solltest du bei der Angemessenheit beachten?

Achte darauf, dass sich deine Betriebsausgaben in einer angemessenen Höhe abspielen.

1. Bei betrieblich veranlassten Bewirtungen sollte der Anlass der Feier oder der Umfang der Kosten in einem verhältnismäßigen Rahmen sein. Je mehr Mitarbeiter:in du bewirtest und je höher dein Geschäftsumsatz ist, desto realistischer sind auch hohe Ausgaben.

2. Ähnlich verhält es sich bei Dienstessen aus geschäftlichem Anlass. Frage dich:

  • Wie groß ist mein Betrieb und wie hoch ist mein Umsatz?
  • Um was für einen Geschäftstermin handelt es sich?
  • Wie sieht der Standard einer Bewirtung innerhalb meiner Branche aus?
  • Um was für einen Geschäftspartner handelt es sich?
  • Besteht ein realistisches Verhältnis zwischen der Anzahl der Gäste und der Menge an Speisen und Getränken, die du bestellt bzw. bezahlt hast? Als Orientierungspunkt gilt: Bis zu 100 Euro pro Person sind Betriebsaufwendungen problemlos abziehbar.

Sind Bewirtungsspesen abzugsfähig?

Als Startup Unternehmer:in bist du häufig auf Geschäftsreisen, um mit Kunden Verträge abzuschließen oder neue Projekte zu verhandeln. In diesem Zusammenhang finden in der Regel dein Mittag- und Abendessen in einem Restaurant statt, wodurch für dich Verpflegungsmehraufwendungen entstehen. Diese Kosten entstehen aus einem betrieblichen Anlass. Deshalb kannst du die Bewirtungsspesen in deiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Zur Verpflegungspauschale kommen weitere Reisenebenkosten dazu:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Kosten für Mietwagen
  • Eintrittskarten für berufliche Events, z.B. Messen

Fazit zum Thema Bewirtungskosten

Als Bewirtungskosten absetzen kannst du finanzielle Aufwendungen, die bei der Verpflegung von deinen Mitarbeiter:innen oder von Geschäftspartner:innen anfallen. Bei Betriebsfeiern mit deinem Team sind Bewirtungsaufwendungen zu 100 % abziehbar, wenn du dich im Rahmen von 110 Euro pro Mitarbeiter:in bewegst. Von einem Geschäftsessen kannst du 70 % des gesamten Betrags, inklusive Trinkgeld, als Werbungskosten angeben. Wichtig ist, dass du einen Bewirtungsbeleg fehlerfrei ausfüllst, um alle Kosten absetzen zu können. Letztlich kannst du auch Bewirtungsspesen für dich und deine Mitarbeiter:innen steuerlich geltend machen.

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