Bilanz erstellen: So erstellst du den Jahresabschluss

Du bist nun seit einem Jahr mit deinem Startup unterwegs und nach den ersten zwölf Monaten kann sich dein Erfolg sehen lassen. Gegen Ende deines ersten Geschäftsjahres steht jedoch noch eine wichtige Aufgabe bevor – du musst deinen Jahresabschluss inklusive Bilanz erstellen. Als junge:r Gründer:in sind dir wirtschaftliche und buchhalterische Prozesse nicht ganz fremd, aber hast du bei Steuern und Bilanzen noch Klärungsbedarf? In diesem Ratgeber erhältst du die notwendigen Basics, damit auch du die Bilanz für dein Unternehmen erstellen kannst.

Definition: Was ist die Bilanz?

Die Bilanz ist laut Definition eine Darstellung aller Vermögensbestandteile, die zu deinem Startup gehören. Zudem zeigt sie auf, wie sich die Summe deines Kapitals zusammensetzt. Daher ist diese Finanz-Tabelle der zentrale Bestandteil deiner Buchhaltung. Diese Vermögensgegenüberstellung arbeitest du zu einem bestimmten Zeitpunkt, dem Bilanzstichtag, aus. Dieser ist immer am letzten Tag des Geschäftsjahres, d.h. du musst zum Jahresende eine Schlussbilanz erstellen bzw. am ersten Tag des neuen Geschäftsjahres eine Eröffnungsbilanz erstellen.

Pflichten: Wer muss eine Bilanz erstellen?

Gesetzlich ist die Bilanz in § 242 des HGB (Handelsgesetzbuch) festgelegt. Das Gesetz definiert in erster Linie, dass alle Kaufleute zur Buchführung verpflichtet sind. Das heißt für dich, dass du als junge:r Gründer:in aus allen Geschäftsabläufen des vergangenen Jahres einen Jahresabschluss zusammenstellen musst. Hauptbestandteil hiervon ist einerseits die Bilanz, andererseits die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Ob du eine Bilanz beim Finanzamt abgeben musst und daher auch zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, richtet sich nach einigen Kriterien:

  • Musstest du eine Handelsregistereintragung durchführen?
  • Wie hoch ist dein Umsatz?
  • Wie ertragreich ist dein Gewinn?
  • Welche Rechtsform hat dein Unternehmen?

Lauten deine Antworten auf diese Frage Ja, wirst du eine Bilanz erstellen müssen.

1. Umsatz- und Gewinngrenze:

Du bist dann zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet, wenn dein Umsatz höher als 600.000 Euro ist und gleichzeitig dein Gewinn die Grenze von 60.000 Euro übersteigt.

2. Rechtsform:

Verschaffe dir eine Übersicht aller Rechtsformen für Unternehmen, damit du diese kennst. Entscheidest du dich, dein Start-up als Personengesellschaft zu gründen, musst du in Zukunft auch eine Bilanz erstellen. Allerdings gibt es hier eine Trennung. Frage dich vorher, welche Art der Personengesellschaft du führen willst.

Für dich besteht die Bilanzierungspflicht außerdem, wenn es sich bei deinem Start-up um eine Kapitalgesellschaft handeln soll: Ziehst du in Erwägung:

  • Eine GmbH zu gründen?
  • Eine UG haftungsbeschränkt zu gründen?
  • Eine AG zu gründen?
  • Eine KGaG zu gründen?

Ein Kriterium der Kapitalgesellschaften ist, dass diese haftungsbeschränkt sind. Damit sich deine Gläubiger ein transparentes Bild von deinen Finanzen machen können, bist du laut HGB zur Bilanzierung verpflichtet. Weitere Transparenz erzielst du durch die Veröffentlichung der Bilanz im Bundesanzeiger.

Wer muss keine Bilanz erstellen?

1. Freiberufler:in

Die Buchführungspflicht trifft auf dich nicht zu, wenn du Freiberufler:in bist. Die rechtliche Definition der freien Berufe findest du in § 18 des Einkommensteuergesetz (EstG).

Hierzu zählst du, wenn deine Tätigkeit in eine der folgenden Kategorien fällt:

  • Berufe im künstlerischen, schriftstellerischen, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Bereich.
  • Medizinischer Berufe: Arzt oder Ärztin, Zahnarzt oder Zahnärztin, Tierarzt oder Tierärztin.
  • Heilberufe: Physiotherapeut:in, Heilpraktiker:in o.Ä.
  • Beratende/juristische Berufe: Notar oder Notar:in, Anwalt oder Anwältin, Steuerberater:in, Wirtschaftsprüfer:in o.ä.
  • Weitere: Ingenieur:in, Architekt:in o.Ä.

Bist du Freiberufler:in, dann reicht es aus, wenn du deinen Umsatz und deine Kosten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufzeigst.

2. Einzelunternehmer

Als Kleingewerbetreibende:r bist du nicht im Handelsregister eingetragen. Zu deiner Gründung musstest du lediglich eine Gewerbeanmeldung durchführen. Für dich gilt in diesem Fall die Kleinunternehmerregelung, wenn du im vergangenen Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz und im aktuellen Geschäftsjahr voraussichtlich weniger als 50.000 Euro Umsatz erwirtschaftest. Dann bist du von der Bilanzierung befreit und es reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Aufbau einer Bilanz

Die Bilanzstruktur ist gesetzlich in § 246 Abs. 1 im Handelsgesetzbuch verankert. Wie ausführlich du bilanzieren musst, ist abhängig von der Rechtsform deines Unternehmens. Die Bilanzgliederung ist unterteilt in Bilanz Aktiva und Passiva. Auf der Aktiv-Seite listest du alle Vermögensgegenstände, die Passiv-Seite setzt sich aus Eigenkapital und Fremdkapital zusammen.

Info

Bei Buchungen beachten!

Wichtig ist, dass die beiden Bilanzpositionen immer ausgewogen sind. Daher musst du für jede Buchung auch eine Gegenbuchung abwickeln. Beide Hälften bestehen aus unterschiedlichen Bestandteilen.

Info

Definition Gewinn und Verlust berücksichtigen

Bilanzverlust und Bilanzgewinn solltest du nicht mit dem realen Gewinn oder Verlust deines Starups gleichsetzen. Diese beiden Größen bilden ab, welche Summen möglicherweise an die Gesellschafter gehen.

Die Bilanz resultiert immer aus dem Inventar des Unternehmens, welches du in Verbindung mit der jährlichen Inventur bestimmst. Häufig liest du für die Bilanz auch die Bezeichnung „Einheitsbilanz“, da es im Detail noch die Unterscheidung zwischen Handels- und Steuerbilanz gibt.

Während der Inventur ermittelst du bzw. deine Buchhaltung alle Vermögensgegenstände und Schulden deines Start-ups für die Bilanzanalyse. Es handelt sich bei der körperlichen Inventur um das alljährliche Zählen, Wiegen oder Messen von Produkten oder Warenbeständen. Zum gesamten Betriebsvermögen gehören außerdem sämtliche Möbel und Maschinen deines Unternehmens. Bei der Buchinventur gibt es Komponenten, wie beispielsweise Verbindlichkeiten an Banken, Grundstücke oder Patente, die nur mit Dokumenten oder Verträgen belegbar sind. Im Bilanzkonto musst du oder dein Bilanzbuchhalter alle Mengenangaben in Geld umrechnen.

Welche Bilanzveränderungen können eintreten?

Aus allen finanziellen Transaktionen innerhalb deines Unternehmens resultieren Änderungen in deiner Bilanz. Während du die Bilanz erstellst, können dabei vier verschiedene Fälle eintreten:

1. Aktivtausch

Hier veränderst du oder dein Bilanzbuchhalter Positionen auf der Aktivseite, wobei die Bilanzsumme gleichbleibt.

2. Passivtausch

Im umgekehrten Fall ordnest du Positionen auf der Passivseite neu an. Auch hier berücksichtigst du, dass die Bilanzsumme sich nicht ändert.

3. Aktiv-Passiv-Mehrung

Tritt dieser Umstand ein, erhöhst du in deiner Bilanzrechnung sowohl die Aktiv- als auch die Passivseite um denselben Betrag. Diesen Vorgang solltest du auch als Bilanzverlängerung kennen.

4. Aktiv-Passiv-Minderung

Umgekehrt kannst du die Aktiv- und Passivseite auch mit dem gleichen Betrag reduzieren. In diesem Fall führst du eine Bilanzverkürzung durch.

Aufbewahrungsfristen für die Bilanz

Wenn du für dein Startup eine Bilanz erstellen musst, solltest du diese für Prüfungszwecke auch einige Jahre aufheben. Für Bilanzen gilt laut §257 HGB die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Laufzeit dieser zehn Jahre fängt mit dem Ende des Kalenderjahres an, in dem du die Bilanz erstellt hast.

Fazit: Bilanz erstellen kurz & knapp

Zum Jahresende hat jedes Unternehmen eine wichtige Aufgabe im Kalender stehen: die Bilanz erstellen. Hiermit siehst du, wie sich die gesamten Vermögensbestandteile deines Start-ups zusammensetzen. Neben der Bilanz gehört auch die Gewinn- und Verlustrechnung zum Jahresabschluss. Erwirtschaftest du mit deinem Unternehmen mehr als 60.000 Euro Gewinn und 600.000 Euro Umsatz, musst du auf jeden Fall eine Bilanz erstellen. Dazu kommt, dass du dein Unternehmen als eine Form der Kapitalgesellschaften führst oder deine Firma als Personengesellschaft eine OHG, KG oder GmbH & Co. KG eingetragen ist. Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen zahlen sind nicht bilanzierungspflichtig. Achte auch bei der Bilanz auf den korrekten Aufbau und dass du alle Komponenten richtig auf der Aktiv- und Passivseite einträgst. Bist du gut vernetzt, kannst du dir eine:n gute:n Bilanzbuchhalter:in zu Rate ziehen, der dir bei der Bilanzerstellung hilft.

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