Buchhaltungssoftware für Gründer: Garant für effizientes Arbeiten

Für dich als Einsteiger ist die Rechtsform deiner Firma, dein Jahresumsatz und der Gewinn relevant. Sie allein bestimmen, wie deine Buchführung zu gestalten ist. Deshalb ist es unerlässlich, dass du stets über die finanzielle Situation in deinem Betrieb Bescheid weißt und deine Buchführung top im Griff hast. Erst dann läuft deine Firma rund und du bekommst keinen Ärger mit dem Finanzamt. Eine intelligente Buchhaltungssoftware für Gründer hilft dir dabei. Verschaffe dir einen Überblick zum Nutzen intelligenter Lösungen im Wissensportal von LEXROCKET!

Steuerrecht legt die Buchführungspflicht fest

Der Weg in die Selbstständigkeit ist für viele Existenzgründer ein Traum. In der Realität hält er teilweise aber auch Stolperfallen parat. Gründer am Standort Deutschland brauchen nämlich außer einer tragfähigen Geschäftsidee, Mut und Kapital, solide Kenntnisse mit Blick auf den bürokratischen Aufwand in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Der Gesetzgeber schreibt dir als Unternehmer zum Beispiel Art und Umfang der Buchführung vor. Von diesen Vorschriften hast du vielleicht schon als Teilnehmer in deinem IHK-Gründerkurs gehört und weißt, dass Steuergesetze in Deutschland hierzulande strenge Regeln definieren.

Mittlere bis größere Unternehmen müssen Ihrer Buchhaltungspflicht nach geltendem Steuerrecht häufig in Form von Bilanzen bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) nachkommen, weil sie festgelegte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten. Hast du als Unternehmer beispielsweise eine Handels- und Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder eine AG gegründet, dann bist du schon alleine wegen der gewählten Rechtsformenbilanzpflichtig und musst eine doppelte Buchführung pflegen. Als kleinerer Gewerbebetrieb oder Freiberufler, der solche Umsatzkriterien nicht erfüllt, bist du folglich nicht buchführungspflichtig. Das heißt für dich: keine Bilanz, keine GuV. Trotzdem spart dir eine Buchhaltungssoftware für Anfänger, gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit viel Zeit. Mit ihrer Unterstützung hast du deine Rechnungserstellung im Griff und kannst ganz leicht z.B. die geforderte Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln.

Einfache oder doppelte Buchführung?

Gehst du also als Existenzgründer an den Start oder hast dich gerade selbstständig gemacht, dann ist es essenziell, dass du mithilfe deiner betriebswirtschafltichen Kenntnisse zwischen einfacher und doppelter Buchführung unterscheiden kannst. Letztere zwingt dich, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Auf diese Weise kannst du deinen Gewinn für den Abschluss des laufenden Geschäftsjahres ermitteln und regelgerecht darstellen. Das heißt, dass du alle Geschäftsvorfälle doppelt erfassen musst. Eine doppelte Buchführung musst du als Gründer also leisten, wenn du für deine Firma

  • die Rechtsform der OHG, GmbH oder AG gewählt hast
  • mehr als 600.000 Euro pro Jahr Umsatz erwirtschaftest
  • die Gewinngrenze von 60.000 Euro pro Jahr überschritten hast

Bei der einfachen Buchführung sieht das anders aus. Hier hast du es als Existenzgründer:in leichter, denn du musst lediglich eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) leisten. Das bedeutet: Du stellst die Einnahmen den Ausgabengegenüber. Diese Buchführungsmethode betrifft dich als Existenzgründer:in, wenn du Freiberufler:in bist und deine Einnahmen aus selbstständiger Arbeit errechnest. Die einfache Buchführung reicht für dich ebenfalls aus, wenn du z. B. einen Gewerbebetrieb gegründet hast, der maximal 600.000 Euro Jahresumsatz fährt sowie maximal 60.000 Euro Gewinn im Geschäftsjahr nachweist.

Info

Schwellenwerte beachten

Sobald du einen Grenzwert überscheitest, musst du als Gründer stets eine Bilanz für die Finanzbehörde erarbeiten. In der Regel prüft aber das Amt jene Schwellenwerte und fordert dich schriftlich auf, wenn du von der einfachen in die doppelte Buchführungspflicht wechseln musst. Diese schriftliche Aufforderung betrifft die Buchhaltung für dich als Gründer erst im nächsten Geschäftsjahr.

Finanzamt verlangt Einhaltung formaler Regeln

Hast du erfolgreich herausgefunden, ob du buchführungspflichtig bist, dann ist es jetzt relevant, auch die formalen Regeln zur Buchführung bzw. zur Archivierung zu beachten. Als Existenzgründer oder Freiberufler musst du stets die vom Gesetzgeber geforderte „ordnungsgemäße Buchführung “ im Auge behalten. Diese Regeln gelten auch für deinen Steuerberater, wenn du die Buchführung ausgelagert hast. Das Finanzamt verlangt, dass du dich um deine Buchführung bzw. Bilanzierung sowie GuV kümmerst und zwar folgendermaßen:

  • zeitgerecht
  • richtig
  • geordnet
  • vollständig

Fehler in der Buchhaltung können Gründer:innen teuer zu stehen kommen. Möglicherweise riskierst du Steuer- und Betriebsprüfungen oder gar einen Strafbestand, selbst wenn du die Fehler nicht mit Vorsatz begangen hast. Deshalb musst du dich zu deiner eigenen Absicherung ausführlich mit dem Thema Buchführung auseinandersetzen. Eine gute Buchhaltungssoftware für Gründerbietet Unterstützung. Informiere dich bei LEXROCKET über die wichtigsten Tools für Gründer, die auch dir dein Leben erleichtern!

Lohnt sich eine Buchhaltungssoftware für Existenzgründer?

Du als Gründer musst beim Thema Steuern immer genau hinsehen, um Fehler und somit unangenehme Zahlungen an das Finanzamt zu vermeiden. Das Steuergesetz in Deutschland ist sehr komplex und erlaubt wenig Gestaltungsspielräume. Außerdem beschließt die Bundesregierung oft Änderungen oder Ergänzungen im Finanzgesetzbuch. Um immer auf dem neuesten Wissensstand zu sein, lohnt es sich für dich als Existenzgründer auf jeden Fall, in eine kaufmännische Software für Gründer zu investieren.

Mithilfe einer Buchhaltungssoftware für Existenzgründer profitierst du zusätzlich, weil sie teilweise eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater bzw. eine direkte Anbindung zum Finanzamt bildet. Intelligente Tools zur Buchführung ermöglichen es dir ganz bequem, beispielsweise auf das ELSTER-Format des Finanzamts zuzugreifen, um deinen digitalen Jahresabschluss auf den Weg zu bringen.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware für Gründer

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware für Gründer liegen also auf der Hand: Selbst die einfachste Buchhaltungssoftware ermöglicht es Gründern, selbstbestimmt alle relevanten Belege, Rechnungen und Kundendaten zu verwalten. Nutzt du die Cloud-Lösung eines Anbieters von Gründer-Software kannst du sogar von unterwegs oder von zuhause aus all deine Belege und Quittungen einbuchen. Analysen und Berichte sind ein zusätzlicher Mehrwert, die dir ein kluges Software-System für deine Buchhaltung bieten. So bist du stets Herr der Lage und wirst nicht von Steuernachzahlungen überrascht.

Info

Buchhaltungssoftware für mehr Transparenz

Wenn du glaubst, dass Buchhaltungssoftware für Gründer nur für diejenigen Sinn macht, die rein gar nichts davon verstehen, dann irrst du. Besonders in großen Unternehmen, die eine eigene Buchhaltungsabteilung mit mehreren Mitarbeitern beschäftigen, ist eine passende Buchhaltungssoftware üblich – sie sorgt abteilungsübergreifend für Transparenz und vermeidet Fehler.

Eine intelligente Buchhaltungssoftware für Startups  rechnet sich immer für

  • Existenzgründer
  • Freiberufler
  • selbstständige Gewerbetreibende
  • KMUs (kleine und mittelständische Betriebe)
  • Kleinunternehmer

Eine korrekte Buchführung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Als Gründer solltest du dich absichern, denn das Finanzamt verzeiht keine Fehler. Im Gegenteil, du musst wirklich alle Geschäftsvorfälle dokumentieren, nur dann stimmen deine Bücher und du hältst die Regeln des Gesetzgebers ein. Eine Buchhaltungssoftware ist die richtige Wahl, egal in welcher Branche du tätig bist.

Funktionsumfang: Welche Buchhaltungssoftware für Gründer macht Sinn?

Wenn du dich durchgerungen hast, ein digitales Tool für deine Buchführung zu wählen, wirst du dich anschließend der Frage stellen müssen, welche Buchhaltungssoftware für Gründer die Richtige ist. Die Auswahl am Markt ist nämlich riesig. Deshalb magst du dich anfangs schwer tun, den Funktionsumfang  für dich bzw. deine Anforderungen festzulegen. Neben den Grundfunktionen, die jede Buchhaltungssoftware Gründern anbietet, sind die Unterschiede in den jeweiligen Preis-Leistungsangeboten gravierend. Prinzipiell ist es entscheidend, wofür du diese spezialisierte Software einsetzen möchtest. Denn als kleiner Dienstleister hast du andere Buchführungspflichten als ein international aufgestelltes Unternehmen mit großem Personalstamm.

Aktuelle Software-Lösungen unterscheiden sich schon einmal grundlegend darin, ob sie als Buchhaltungssoftware, Gründern online oder offline zur Verfügung stehen sollen. Hier, im Wissensportal von LEXROCKET kannst du nachlesen, worin sich Desktop-Versionen von Cloud-Lösungen unterscheiden.

Was ist eine Offline-Buchhaltungssoftware für Gründer?

Das Buchhaltungsprogramm als Desktop-Version ist sozusagen der Klassiker. Du kaufst einmalig eine Software und installierst sie lokal auf deinem Rechner im Büro. Dann erhältst du Zugriff auf alle erworbenen Funktionen. Du kannst dein digitales Buchhaltungstool auch offline nutzen. Updates werden vom Hersteller, zumindest eine zeitlang, kostenfrei zur Verfügung gestellt. Sobald jedoch eine neue Version deiner Software auf den Markt kommt, siehst du dich mit folgenden Nachteilen konfrontiert:

  • Der Support für dein bestehendes Programm wird eingestellt.
  • Deine Buchhaltungssoftware gilt jetzt als veraltet.
  • Sie entspricht vielleicht nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen der Finanzbehörde.
  • Viele Programme haben nur eine Jahreslizenz für 365 Tage.
  • Deshalb musst du für die neue Lizenz wieder investieren.

Vorteile der Offline-Variante eines Buchhaltungsprogramms sind:

  • 24-Stunden-Support– je nach deinem Vertrag
  • Datensicherheit– deine Daten werden lokal gespeichert
  • Umfangreicher Leistungsumfang – z.B.  für doppelte Buchführung

Was ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Gründer?

Interessierst du dich für eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware? Dann ist dir sicher bewusst, dass diese Programmeausschließlich online funktionieren. Das bedeutet, dass du deine Software für Existenzgründer stets über den Browser aufrufst. Systeme für Buchhaltungssoftware in der Cloud sind sehr flexibel, weil die Nutzung für dich an kein bestimmtes Endgerät gebunden ist. Hier eine Übersicht für dich:

  • Vergleichsweise niedrige Kosten: Du bezahlst nicht für die Software, sondern für einen Internet-Service.
  • Der Leistungsumfang ist individuell buchbar und kann jederzeit deinen Bedürfnissen angepasst werden.
  • Automatische Updates: Du musst dich um nichts kümmern, dein Buchführungsprogramm ist rechtlich und funktionsübergreifend immer aktuell.
  • Mobiles Arbeiten: Du kannst von jedem mobilen Endgerät aus (z. B. Smartphone oder Tablet) auf deine Buchführungsdaten zugreifen.
  • Cloud-basierte Systeme sind meist GoBD-zertifiziert, das heißt, sie erfüllen alle rechtlichen Bestimmungen zur digitalen Datenübermittlung bzw. -speicherung.
Unser Tipp

lexoffice 12 Monate kostenlos für Gründer

Bei LEXROCKET haben wir ein besonderes Angebot für Gründer: Du kannst die Online-Buchhaltungslösung lexoffice 12 Monate lang kostenlos nutzen und so deine Buchhaltung selbst machen. Durch den Steuerberaterzugang kann dein Steuerberater dich bei Bedarf jederzeit unterstützen und deine Daten checken.

Steuerberater: Kostenfaktor oder Nutzen?

Wenn es um Unternehmensgründung geht, fragt sich wohl jeder, ob und wofür ein Steuerberater gebraucht wird. Du als Gründer scheust möglicherweise vor allem am Anfang deiner Selbstständigkeit die Kosten jenes Fachmanns für Steuerrecht. Wenn du aber nicht gerade einen Steuerberater bei dir im Gründungsteam sitzen hast, wirst du um diesen professionellen Berater nicht herumkommen. Seine Expertise schützt dich und dein Unternehmen, weil du mit seiner Hilfe garantiert keine Fristen und Regeln brichst und er den einen oder anderen „Trick“ kennt, der dir hilft, deine Steuerschuld legal zu reduzieren.

Steuerberater bietet breites Leistungsportfolio

Falls du vor der Gründung deiner Firma noch unsicher bist und die Entscheidung „pro-und-contra Steuerberater“ verschieben möchtest, lass dir gesagt sein: Gerade vor der Gründung ist ein Steuerberater Gold wert. Er kann dir für die strategische Ausrichtung deiner Firma Tipps geben, dir also raten, welche Gesellschaftsform für dich und deine Tätigkeit sinnvoll ist. Bei der Ausarbeitung von Verträgen für Lieferanten oder Personal ist dein Steuerberater ebenfalls wertvoll. Dazu kommt, dass er dir beider laufenden Buchhaltung, bei Bilanzen und bei deinen Steuererklärungen zur Seite steht. Er verhindert Anfängerfehler, erklärt dir, weshalb du Rückstellungen bilden musst, und beantwortet dir alle Fragen zur Buchführungspflicht.

Vergütungsordnung für Steuerberater

Die Kosten für die Dienstleistung eines Steuerberaters sind nicht pauschal einschätzbar. Sie variieren, weil es darauf ankommt, womit du ihn beauftragst. Prinzipiell rechnet er nach der sogenannten „Steuerberater-Vergütungsverordnung (StBVV)“ ab. Für seine Leistungen ermittelt er eine Wertgebühr. Damit ist der Wert des Gegenstandes seiner Tätigkeit gemeint.

Beispiel: Bist du selbstständiger Unternehmer und lässt deine Steuererklärung von einem Steuerberater erarbeiten, dann werden seine Kosten anhand des Gegenstandswertes deiner Firma in gestaffelter Gebührenhöheerrechnet. Diese Staffelung ist im Rahmen von StBVV-Tabellen festgelegt. Je höher der Wert, den du erwirtschaftet hast, desto höher fällt die Rechnung deines Steuerberaters aus.

Es gibt weitere Varianten zur Abrechnung seiner Steuerberatung. Nach folgenden Gebührenarten kann er Leistungen ebenso abrechnen:

  • Entweder nach Wertgebühr (siehe oben)
  • Nach Zehntelsätzen – das sind Vergütungsspannen, die von Aufwand, Haftungsrisiken und Umsatz des Auftraggebers abhängen
  • Zeitgebühr– sie liegt zwischen 30 und 70 Euro, je 30 Minuten
  • Betragsrahmengebühr für bestimmte Tätigkeiten, die in der StBVV definiert sind

Häufig vereinbaren Steuerberater auch einen festes Honorar, wenn der Aufwand ihrer Tätigkeit den möglichen Höchstsatz nach StBVV übersteigt.

Unser Tipp

Steuerberater für Existenzgründer

Für dich als Existenzgründer macht es Sinn, dir einen Steuerberater zu suchen, der deine Branche kennt. Er kann dir helfen, einen Businessplan zu erstellen oder die richtigen Fördermittel zu finden. Meistens rechnen Steuerberater für diese Leistungsarten nur den Zeitaufwand bzw. die Schwierigkeit ihrer Beratungsleistung ab.

Fazit: Moderne Buchhaltungssoftware versus Steuerberater

Mit einer modernen Buchhaltungssoftware für Gründer kannst du beispielsweise selbst die grundlegenden Aufgaben zur Buchung von Belegen und Rechnungen erledigen. Deine Software kann diese Daten dann ganz bequem an den Steuerberater deines Vertrauens weiterleiten, so dass er Bilanzen und Gewinn-und Verlustrechnungen seinerseits termingerecht erarbeiten kann. Du siehst, eine kluge Buchhaltungssoftware für Gründer einerseits und ein professioneller Steuerberater andererseits bieten dir die kostengünstigste Variante mit dem höchsten Mehrwert.

Und das Beste daran: Unterläuft deinem Steuerberater bei der Steuererklärung deines Startups ein Fehler, fällt das nicht auf dich zurück. Dafür haftet er als Steuerfachmann und muss sogar Schadensersatz leisten. Du solltest deshalb gleich vor Gründung deiner Selbstständigkeit ein Budget für beides festlegen: für eine moderne Buchhaltungssoftware für Gründer und für einen Steuerberater!

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