Das 1x1 der Buchhaltung – Grundlagen einfach erklärt

Buchhaltung verstehen: Basis für deinen Unternehmenserfolg

Unternehmer und Unternehmerinnen in Deutschland sind gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist eine ordentliche Buchführun das A und O für jeden Unternehmer. Denn wer gegen rechtliche Vorschriften verstößt, handelt sich Ärger mit dem Finanzamt ein und riskiert hohe Steuernachzahlungen, die schlimmstenfalls das Aus für dein Startup oder Unternehmen bedeuten. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist aber nicht nur rechtliche Notwendigkeit. Sie hat viele Aufgaben.

Die Grundlagen der Buchhaltung und des Rechnungswesens zu verstehen, ist im Eigeninteresse jedes Unternehmers oder Unternehmerin. Denn sie bietet dir Kosten- und Liquiditätskontrolle, um den Erfolg deines Business zu überwachen und das betriebswirtschaftliche Handeln auszurichten. Gleichzeitig hilft das Buchhaltungswissen, Mitarbeiter kompetent zu steuern.

Definition: Was ist Buchhaltung?

Bevor wir zu den Grundlagen und den Details der Umsetzung kommen, lass uns klären, was Buchhaltung überhaupt ist, um das Rechnungswesen zu verstehen. Steuern zahlen, Rechnungen schreiben, Belege sammeln – Buchhaltung umfasst viele Aufgaben und lässt sie sich folgendermaßen definieren:

Buchhaltung ist die Erfassung und Auswertung aller angefallenen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.

Der Begriff Buchhaltung stammt aus der Zeit, als die Vorgänge noch in physischen Büchern notiert wurden. Heute kommt hierfür in der Regel eine Buchhaltungssoftware zum Einsatz. Deine Buchhaltung kannst du heutzutage in der Cloud als Online-Buchhaltung nutzen.

Buchhaltung vs. Buchführung

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Buchhaltung und Buchführung synonym verwendet. Fachlich ist das allerdings nicht ganz richtig. Denn Buchhaltung meint die Abteilung eines Unternehmens, die für die Buchführung verantwortlich ist. Oft wird auch der Begriff Rechnungswesen für Buchhaltung benutzt. Die Buchführung dagegen bezeichnet die eigentliche Tätigkeit, Einnahmen und Ausgaben korrekt aufzuzeichnen. Und diese Tätigkeit muss jeder Gründer organisieren, ob mit eigener Buchhaltungsabteilung oder ohne.

Buchhaltung: Diese Bereiche solltest du kennen

Die Buchhaltung bzw. das Rechnungswesen selbst lässt sich in Teildisziplinen gliedern. Praktisch relevant ist dies vor allem bei Unternehmen in der Wachstumsphase mit eigener Buchhaltung. Sich ein wenig damit auszukennen, schadet aber auch in der Gründungsphase nicht, um Fachbegriffe korrekt zuordnen zu können:

• Debitorenbuchhaltung: Hier geht es um die Erfassung und Verwaltung von Forderungen und Gutschriften sowie das Mahnwesen.
• Kreditorenbuchhaltung: Bezieht sich auf die Verwaltung der Verbindlichkeiten aus in Anspruch genommenen Leistungen oder Lieferungen.
• Finanzbuchhaltung: Hierbei werden alle Buchungen zusammengefasst, um das Gesamtergebnis des Unternehmens darzustellen.
• Lohnbuchhaltung: Darunter wird die Verwaltung aller buchhalterischen Vorgänge zu Lohn- und Gehaltszahlungen gefasst.
• Anlagenbuchhaltung: Der Teilbereich kümmert sich um die Verwaltung aller Güter, die Eigentum des Unternehmens sind.
• Bilanzbuchhaltung: Hier werden alle Geschäftsvorgänge verwaltet, die in der Bilanz erfasst werden.

Welche rechtlichen Grundlagen sind bei der Buchhaltung zu beachten?

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann bzw. jede Kauffrau in Deutschland zur Buchhaltung verpflichtet, wie sich aus § 238 Abs. 1 HGB ergibt. Als Kaufmann oder Kauffrau wird jeder gewerblich handelnde Unternehmer oder Unternehmerin verstanden. Diese unterliegen der Buchführungspflicht.

Je nach Rechtsform des Unternehmens und ausgeübter Tätigkeit können andere spezifischere Buchhaltungspflichten greifen. Diese sind im Wesentlichen in drei Gesetzen zu finden:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Abgabenordnung (AO)  

Letztlich ist für jeden Unternehmer, ob Gewerbetreibender, Kleinunternehmer oder Freiberufler, zumindest eine einfache Buchführung sinnvoll, um den betriebswirtschaftlichen Überblick über die Geschäftsvorgänge zu behalten. Eine doppelte Buchführung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen vorgeschrieben.

Unterschied: einfache vs. doppelte Buchführung

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen einfacher und doppelter Buchführung (auch Bilanzierung oder Doppik genannt). Abhängig von der Art der laufenden Buchhaltung ist der Jahresabschluss an bestimmte Vorgaben gekoppelt.

Bei der doppelten Buchhaltung arbeitest du mit mehreren Büchern bzw. virtuellen Konten. Jeder Geschäftsvorfall wird hierbei – wie der Name schon sagt – doppelt gebucht, auf ein Konto und ein Gegenkonto. So wird nach Soll und Haben gegliedert.

Wie viele Bücher die Buchhaltung unterscheidet, ist individuell verschieden. Grundlegend trennt man zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten:

• Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) geben Auskunft über die Bestände des Unternehmens, zum Beispiel aus Forderungen, Vermögen, Eigenkapital und Rückstellungen, und sind für die Bilanz relevant.
• Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten) werden dagegen für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) herangezogen. Hier werden in der Buchhaltung zum Beispiel Umsatzerlöse, Löhne und Gehälter und Steuern erfasst.

Unternehmen mit doppelter Buchführung erstellen ihre Gewinnermittlung in der Buchhaltung aus Bilanz (Bilanzbuchhaltung) sowie aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, in der Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt werden.

Bei einer einfachen Buchführung ist ein Buch ausreichend. Du erfasst sämtliche betriebliche Einnahmen und Ausgaben einfach chronologisch. Zum Abschluss eines Geschäftsjahres stellst du dann Einnahmen und Ausgaben gegenüber, um den Gewinn zu ermitteln (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR). Vorhandenes Vermögen oder betriebliche Verbindlichkeiten musst du hierbei nicht angeben. Mit der Buchhaltung per EÜR will der Gesetzgeber die Buchhaltung bzw. die Buchführung für Existenzgründer und Kleinunternehmer vereinfachen und so das Unternehmertum fördern.

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Einfache Buchführung: 

• Freiberufler und Freiberuflerinnen § 18 EStG
• Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen § 19 EStG

Doppelte Buchführung:

• Gewerbetreibende mit mehr als 600.000 Euro Umsatz pro Kalenderjahr oder 60.000 Euro Gewinn pro Wirtschaftsjahr
• Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, z. B. GmbH, UG, AG, KG, GmbH & Co. KG

Buchhaltung in der Praxis: So organisierst du die Buchführung

Der Aufwand für die Buchhaltung wird von Startups oft unterschätzt. Vor allem, wenn du zu Beginn viele Investitionen tätigst, summieren sich die monatlichen Stunden für die Buchhaltung schnell und die Buchführung wird immer umfangreicher. Wenn du Steuerberatungskosten reduzieren willst, solltest du daher zumindest die vorbereitende Buchhaltung selbst machen. Ein positiver Nebeneffekt: Wenn du deine Buchhaltung selbst erledigst, bleibst du ganz nah an der betriebswirtschaftlichen Entwicklung deines Unternehmens und hast immer alle Zahlen sowie das gesamte Rechnungswesen im Blick.

Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung?

Einfach erklärt, sammelst du hierbei alle eingehenden und ausgehenden Belege, d.h. Rechnungen an Kunden, Quittungen über Einkäufe, Rechnungen über Ausgaben etc. – sowohl digital als auch analog. Dann sortierst du diese Belege zu den entsprechenden Buchungen auf deinem Geschäftskonto. Am einfachsten funktioniert die Buchführungmithilfe von Buchhaltungssoftware, die Kontobewegungen darstellt und dir die Möglichkeit gibt, digitale und eingescannte Belege zuzuweisen. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Anwendungen, die sich speziell an Gründer und Startups richten, wie unsere Tools für Gründer. Damit sind die Buchhaltung und das Rechnungswesen auch für Anfänger ohne BWL-Studium korrekt und in überschaubarer Zeit zu erledigen.

Abhängig davon, ob du eine einfache oder doppelte Buchführung machst, musst du die Buchungen zudem den unterschiedlichen virtuellen Konten (Erfolgs- und Bestandskonten, Kassenbuch für Barzahlungen) zuweisen. Damit kannst du jedoch auch deinen Steuerberater beauftragen. Zu vereinbarten Stichterminen übergibst bzw. übermittelst du die vorbereitende Buchführung elektronisch an deinen Steuerberater, der sie für dich vervollständigt, prüft und anfallende Meldungen für das Finanzamt fertigmacht.

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)?

Ein wichtiger Punkt bei den Grundlagen der Buchhaltung sind die GoBD. Egal, ob du deine Buchführung als Freiberufler selbst organisierst und die Buchhaltung eigens übernimmst oder sie als Unternehmen auslagerst, bist du verpflichtet, die vom Bundesfinanzministerium erlassenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, einzuhalten und unterliegst darüber hinaus einer Buchführungspflicht.

Im Kern geht es darum, dass Aufzeichnungen zu Geschäftsvorgängen

• vollständig
• nachvollziehbar
• richtig
• zeitnah
• unverfälscht
• und geordnet

erfolgen und entsprechend der rechtlichen Fristen aufbewahrt werden müssen. Verwendest du Buchhaltungssoftware und Dokumentenarchivierungssysteme, solltest du darauf achten, dass diese GoBD-konform sind.

Buchhaltung verstehen: Was kostet ein Steuerberater?

Nach dieser kleinen Einführung in die Grundlagen der Buchhaltung, ist dir erst richtig bewusst geworden, wie viele Details es zu beachten gibt? Statt die Tücken der Buchhaltung zu lernen, willst du sie am liebsten ganz an einen Steuerberater auslagern, aber du befürchtest exorbitante Kosten? Du kannst vorab recht gut einschätzen, ob du dir die Investition leisten kannst. Denn die Honorare jedes Steuerberaters richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Die dort erwähnten Rahmenwerte lassen zwar viel Spielraum. Aber es wird konkreter, wenn du deinen Gegenstandswert, die Gebühren und den Zehntelwert hinzuziehst. Wenn dir diese Rechnerei zu kompliziert ist, kannst du auch einfach beim Steuerberater deiner Wahl um eine Kostenschätzung für die Leistungen bitten, die du überlegst auszulagern. Auch eine von der Gebührenordnung unabhängige Honorarvereinbarung ist möglich.