Lohnsteuer: Das musst du als Gründer:in wissen

Als junge:r Gründer:in sind für dich nicht nur die Umsatzsteuer oder die Gewerbesteuer wichtige Themen. Hast du Mitarbeiter:innen eingestellt, die dich mit deinem Startup unterstützen, musst du diese natürlich auch entsprechend bezahlen. Vom Lohn, den du deinem Team bezahlst, behältst du einen gewissen Teil zurück. Das ist die Lohnsteuer, die an das Finanzamt geht. Wie viel das ist und was du noch darüber wissen solltest, erfährst du hier.

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Steuern
Finanzen
Entwicklungsphase
Tisch mit Dollarscheinen und Taschenrechner, Artikelbild Lohnsteuer für LEXROCKET Wissensbereich
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© Tima Miroshnichenko - pexels.com

Definition: Was ist die Lohnsteuer?

Kurz gesagt: Bei der Lohnsteuer in Deutschland handelt es sich um die Steuer, die sich aus dem Lohn deiner Arbeitnehmer:innen ergibt. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet § 38 des Einkommensteuergesetztes (EstG). Laut dieser Definition sind für die Lohnsteuer einige Aspekte wichtig:

  • Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer:innen in Deutschland steuerpflichtig.
  • Einkünfte aus nicht selbstständiger Tätigkeit: Die Lohnsteuer betrifft deine Arbeitnehmer:innen, da sie bei dir in einem Angestelltenverhältnis beschäftigt sind.
  • Als Arbeitgeber:in zahlst du deinen Angestellten Lohn. Die Lohnsteuer ist ein prozentualer Anteil von deren Brutto-Arbeitslohn.
  • Die Höhe des Lohnsteuerbetrags richtet sich danach, wie viel deine Arbeitnehmer:innen individuell verdienen.
  • Den Lohnsteuerabzug behältst du als Arbeitgeber:in monatlich ein:In Form einer Vorauszahlung übermittelst du diese von all deinen Angestellten an das Finanzamt. Deswegen ist auch eine Anmeldung für das elektronische Steuerportal ELSTER notwendig, um die Lohnsteuerbeträge an die Finanzbehörde zu übermitteln.
  • Zum Jahresende wandelt sich die Lohnsteuer in Verbindung mit der (Lohn-)Steuererklärung zur Einkommensteuer. Es steht deinen Arbeitnehmer:innen frei, ob sie die Einkommensteuererklärung abgeben wollen oder nicht.

Höhe der Lohnsteuer durch die Lohnsteuerklassen

Wie hoch der Anteil an Lohnsteuer ist, richtet sich danach, in welche Lohnsteuerklasse jede:r einzelne Mitarbeiter:in eingeordnet ist. In Deutschland gibt es sechs Steuerklassen. Die gesetzliche Erklärung zu den Lohnsteuerklassen findest du unter §38b im Einkommensteuergesetz.

Welche Lohnsteuerklasse für deine Angestellten gilt, ist von einigen Kriterien abhängig:

Steuerklasse I Ledige Arbeitnehmer:innen:

In diese Lohnsteuerklasse fallen alle ledigen Angestellte. Solange dein:e Mitarbeiter:in unverheiratet ist, allein lebt und auch nur für sich selbst sorgen muss, ist er bzw.sie in der Steuerklasse I.

Steuerklasse II Alleinerziehende Arbeitnehmer:innen:

Ist dein:e Angestellte:r alleinstehende Mutter oder Vater, ist sie bzw.er der Steuerklasse II zugeordnet. In diesem Fall steht ihr bzw. ihm ein Entlastungsbeitrag zu.

Steuerklasse III Verheiratete Arbeitnehmer:innen:

Die Lohnsteuerklassen 3, 4 und 5 gelten für verheiratete Angestellte. Steuerklasse 3 trifft auf Arbeitnehmer:innen zu, die ein höheres Einkommen als der/die Ehepartner/in haben. Diese Klasse gilt ebenso, wenn der Mann oder die Frau des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin in Steuerklasse 4 eingeordnet ist.

Steuerklasse IV Verheiratete Arbeitnehmer:innen:

Arbeitnehmer:innen fallen in Steuerklasse 4, wenn sie ungefähr das gleiche Einkommen wie Partner oder Partnerin verdienen.

Steuerklasse V Verheiratete Arbeitnehmer:

Diese Klasse ist das Gegenstück zur Steuerklasse III. Verdienen Angestellte weniger als deren Partner/in, sind sie in diese Steuerklasse einzustufen. Hieraus ergibt sich, dass deren Ehemann/-frau bereits in Klasse 3 eingetragen ist.

Steuerklasse VI Arbeitnehmer mit mehreren Beschäftigungen:

Hat ein:e Angestellte:r mehrere Jobs gleichzeitig, d.h. wenn er/sie Lohn von weiteren Arbeitgeber:innen erhält, fällt er/sie in die Steuerklasse VI.

Das musst du bei der Lohnsteueranmeldung beachten

Deine Aufgabe als Arbeitgeber:in ist es, vom Bruttolohn deiner Mitarbeiter:innen den Prozentsatz der Lohnsteuer einzubehalten. Zu einem bestimmten Termin führst du die Summe aller Lohnsteuersätze an das zuständige Finanzamt ab. Hierzu musst du regelmäßig eine elektronische Lohnsteueranmeldung einsenden, worin du aufzeigst, wie sich die Beträge zusammensetzen. Hierfür stellt das Finanzministerium das ELSTER-Portal für die digitale Übermittlung zur Verfügung.

Unser Tipp

Für das ELStAM registrieren

Für die Lohnsteueranmeldung musst du dich als Arbeitgeber:in für den ELStAM-Vorgang registrieren. Angestellte, die zu deinem Unternehmen dazu kommen oder die dein Unternehmen verlassen, musst du in diesem ELStAM Dokument aufnehmen oder löschen.

Wann ist die Lohnsteuerabrechnung fällig?

Wann du die Lohnsteuerabrechnung durchführst, ist vom gesamten Lohnsteuerbetrag all deiner Mitarbeiter:innen abhängig.

  • Führst du weniger als 1.000 Euro Lohnsteuer für alle Mitarbeiter:innen ab, kannst du deine Lohnsteuerabrechnung einmal im Kalenderjahr entrichten.
  • Führst du als Unternehmer:in weniger als 4.000 Euro Lohnsteuer für alle Mitarbeiter:innen ab, übermittelst du die Lohnsteuer quartalweise an die Finanzbehörde.
  • Trägst du mehr als 4.000 Euro Lohnsteuer deiner Mitarbeiter:innen zusammen, musst du die Lohnsteuerabrechnung monatlich, spätestens bis zum 10. des Folgemonats, an das Finanzamt überweisen.

Wie bzw. woraus ist die Lohnsteuer zu berechnen?

Damit du die Lohnsteuer richtig berechnest, veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen (BMF) jedes Jahr aktualisierte Lohnsteuertabellen. Ein grundlegender Faktor für die Berechnung der Lohnsteuer ist die Steuerklasse. Dazu kommen außerdem Lohnsteuerabzugsmerkmale, mit denen die Höhe des Lohnsteuersatzes gemindert wird.

Diese sind:

  • Kinderfreibeträge
  • Steuerfreibetrag
  • Hinzurechnungsbetrag
  • Beiträge privater Kranken- und Pflegeversicherung
  • Hinweise zur Umgebung von Doppelbesteuerung
  • Kirchenzugehörigkeit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Anbieter, mit denen du die Lohnsteuer online berechnen kannst. Du kannst entweder den BMF-Lohnsteuerrechner verwenden, oder du entscheidest dich für eine Softwarelösung, wie die von lexoffice.

Lohnsteuerermäßigungen im Überblick

Die gängigsten Freibeträge beim Lohnsteuerabzug sind:

1. Lohnsteuerfreibetrag:

Für die Steuerklassen 1-4 gibt es den Grundfreibetrag. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer für Arbeitnehmer:innen erst ab einem bestimmten Jahreseinkommen gilt. Für 2021 liegt die Lohnsteuergrenze bei 9.744 Euro. Verdient ein:e Angestellte:r weniger, ist er von der Lohnsteuer nicht betroffen. Für die Steuerklasse 3 gilt der doppelte Grundfreibetrag, der bei 19.488 Euro liegt.

2. Arbeitnehmerpauschbetrag:

Für alle Arbeitnehmer:innen ist dieser Pauschbetrag bewilligt. Diesen bezeichnet man auch als Werbungskosten-Pauschbetrag, der für die Steuerklassen 1-5 bereits im Lohnsteuertarif eingeplant ist. Er liegt bei 1.000 Euro.

3. Sonderausgabenpauschbetrag:

Für Sonderausgaben ist ein Pauschal-Betrag von 36 Euro angesetzt. Dieser gilt für die Steuerklassen 1-5.

Info

Pauschale Lohnsteuer

In der Regel liest der/die Arbeitgeber:in die Lohnsteuer mit den jeweiligen Besteuerungsmerkmalen aus der Lohnsteuertabelle ab. In bestimmten Fällen kann der/die Arbeitgeber:in die Lohnsteuer auch pauschalisieren. Hierzu wird ein Prozentsatz angewendet. In diesem Fall richtet sich die Kirchensteuer ebenfalls nach einem pauschalen Prozentsatz.

Für wen ist die Lohnsteuerbescheinigung?

Als Arbeitgeber:in musst du deinen Angestellten entweder zum Jahresende oder zu Beginn des neuen Jahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr zukommen lassen. Mit dieser erhält dein Arbeitnehmer:in eine Zusammenfassung über Leistungen und Abzüge des vergangenen Jahres. In diesem Zusammenhang endet der Vorgang des Lohnsteuerabzugs. Diese Bescheinigung braucht der/die Arbeitnehmer:in, um seine Lohnsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. Die gelisteten Beträge zeigen, ob der Angestellte Steuern zurückerstattet bekommt und wenn ja, wie hoch diese Rückzahlung ist. Das online ELSTER-Portal bietet weitere Hilfe bei der Lohnsteuererklärung an.

Unser Tipp

lexoffice 12 Monate als Gründer:in kostenlos nutzen!

Mit lexoffice Lohn&Gehalt kannst du bis zu 50 Mitarbeiter:innen abrechnen und die Lohnabrechnung für diese ganz einfach selbst erstellen. Bei LEXROCKET erhältst du diese Version der Software für 12 Monate kostenlos.

Gibt es eine Lohnsteuerrückerstattung?

Mit der jährlichen Einkommensteuererklärung haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, Lohnsteuer zurückzuholen. Ursachen hierfür sind entweder, wenn der bzw. die Arbeitgeber:in zu viel Lohnsteuer behalten hat, falsche ELStAM-Informationen oder eine falsche Lohnabrechnung. Als Arbeitgeber:in kannst du die Lohnsteuerrückerstattung entweder durch eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs vornehmen oder in Zusammenhang mit dem Lohnsteuerjahresausgleich. Dein:e Mitarbeiter:in kann die zu viel gezahlte Lohnsteuer auch in Verbindung mit seiner jährlichen Lohnsteuersteuererklärung rückwirkend zurückholen.

Was ist der Lohnsteuerjahresausgleich?

Zum Ende des Kalenderjahres kannst du als Arbeitgeber:in einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen. Hierbei berechnest du die Differenz zwischen der abgeführten Lohnsteuer und der Jahreslohnsteuer, damit du diese deinen Arbeitnehmern erstatten kannst. Hierzu bist du als Arbeitgeber:in nur dann verpflichtet, wenn du zum 31.12. mehr als zehn Arbeitnehmer:innen unter Vertrag hast. Bei weniger als zehn Mitarbeitern ist der Lohnsteuerjahresausgleich auf freiwilliger Basis.

Gibt es eine Lohnsteuerkarte?

Bis einschließlich 2010 haben alle Arbeitnehmer:innen jedes Jahr eine Lohnsteuerkarte erhalten. Hierauf waren alle wichtigen Informationen zur Lohnsteuer vermerkt, wie z.B.

  • die Steuerklasse
  • die Höhe der Kirchensteuer
  • die Anzahl der Kinder
  • das zuständige Finanzamt o.ä.

In Verbindung mit der Digitalisierung hat der deutsche Staat die Lohnsteuerkarte abgeschafft und mit einem elektronischen Äquivalent ersetzt. Seit 2011 heißt dieses digitale Verfahren ELStAMElektronische LohnSteuer Abzugs Merkmale). Wechselst du heute das Unternehmen bzw. dein:en Arbeitgeber:in, reicht es, wenn du nur dein Geburtsdatum, deine Steuer-Identifikationsnummer und dein Einstellungsdatum angibst.

Die Steuer-Identifikationsnummer ist darüber hinaus wichtig, damit der Arbeitgeber und auch das Finanzamt die steuerpflichtigen Mitarbeiter in Zusammenhang mit der Steuererhebung richtig identifiziert. Daher muss der Arbeitgeber die Steuer-ID auch auf der Lohnsteuerbescheinigung angeben.

Fazit zur Lohnsteuer

Die Lohnsteuer musst du berücksichtigen, sobald du in deinem Unternehmen Mitarbeiter einstellst. Verschaffe dir gleich zu Beginn deiner Gründung einen Überblick, welche Steuerarten für Unternehmen gelten. Die Lohnsteuer bezieht sich auf das Einkommen, das du deinen Mitarbeitern zahlst. Du musst wissen, dass du deine Angestellten je nach Familienstand und Lohnhöhe in 6 unterschiedliche Steuerklassen einteilst. Für die Berechnung der Lohnsteuer musst du die Steuerklasse und Freibeträge beachten. Hilfe bei der Lohnsteuerberechnung erhältst du entweder von Online-Rechnern oder von deinem Steuerberater. Als Arbeitgeber musst du deine Mitarbeiter mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung versorgen. Letztlich machst du zum Jahresende selbst einen Lohnsteuerjahresausgleich.

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