Lohnsteuer: Das musst du als Gründer wissen

Definition: Was ist die Lohnsteuer?

Kurz gesagt: Bei der Lohnsteuer in Deutschland handelt es sich um die Steuer, die sich aus dem Lohn deiner Arbeitnehmer ergibt. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet § 38 des Einkommensteuergesetztes (EstG). Laut dieser Definition sind für die Lohnsteuer einige Aspekte wichtig:

• Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer in Deutschland steuerpflichtig.
• Einkünfte aus nicht selbstständiger Tätigkeit: Die Lohnsteuer betrifft deine Arbeitnehmer, da sie bei dir in einem Angestelltenverhältnis beschäftigt sind.
• Als Arbeitgeber zahlst du deinen Angestellten Lohn. Die Lohnsteuer ist ein prozentualer Anteil von deren Brutto-Arbeitslohn.
• Die Höhe des Lohnsteuerbetrags richtet sich danach, wie viel deine Arbeitnehmer individuell verdienen.
• Den Lohnsteuerabzug behältst du als Arbeitgeber monatlich ein. In Form einer Vorauszahlung übermittelst du die Lohnsteuer von all deinen Angestellten an das Finanzamt. Deswegen ist auch eine Anmeldung für das elektronische Steuerportal ELSTER notwendig, um die Lohnsteuerbeträge an die Finanzbehörde zu übermitteln.
• Zum Jahresende wandelt sich die Lohnsteuer in Verbindung mit der (Lohn-)Steuererklärung zur Einkommensteuer. Es steht deinen Arbeitnehmern frei, ob sie die Einkommensteuererklärung abgeben wollen oder nicht.

Höhe der Lohnsteuer durch die Lohnsteuerklassen

Wie hoch der Anteil an Lohnsteuer ist, richtet sich danach, in welche Lohnsteuerklasse jeder einzelne Mitarbeiter eingeordnet ist. In Deutschland gibt es sechs Steuerklassen, durch die sich entsprechend ein zu versteuernder Beitrag ergibt. Die gesetzliche Erklärung zu den Lohnsteuerklassen findest du unter §38b im Einkommensteuergesetz.

Welche Lohnsteuerklasse für deine Angestellten gilt, ist von einigen Kriterien abhängig:

Steuerklasse I Ledige Arbeitnehmer:

In diese Lohnsteuerklasse fallen alle ledigen Angestellten. Solange dein Mitarbeiter unverheiratet ist, allein lebt und auch nur für sich selbst sorgen muss, ist er  in der Steuerklasse I.

Steuerklasse II Alleinerziehende Arbeitnehmer:

Ist dein Angestellter alleinstehender Vater, ist er der Steuerklasse II zugeordnet. In diesem Fall steht ihm ein Entlastungsbeitrag zu.

Steuerklasse III Verheiratete Arbeitnehmer:

Die Lohnsteuerklassen 3, 4 und 5 gelten für verheiratete Angestellte. Steuerklasse 3 trifft auf Arbeitnehmer zu, die ein höheres Einkommen als der Ehepartner haben. Diese Klasse gilt ebenso, wenn der Mann oder die Frau des Arbeitnehmers in Steuerklasse 4 eingeordnet ist.

Steuerklasse IV Verheiratete Arbeitnehmer:

Arbeitnehmer fallen in Steuerklasse 4, wenn sie ungefähr das gleiche Einkommen wie Partner oder Partnerin verdienen.

Steuerklasse V Verheiratete Arbeitnehmer:

Diese Klasse ist das Gegenstück zur Steuerklasse III. Verdienen Angestellte weniger als deren Partner/in, sind sie in diese Steuerklasse einzustufen. Hieraus ergibt sich, dass deren Ehemann/-frau bereits in Klasse 3 eingetragen ist.

Steuerklasse VI Arbeitnehmer mit mehreren Beschäftigungen:

Hat ein Angestellter mehrere Jobs gleichzeitig, d.h. wenn er/sie Lohn von weiteren Arbeitgebern erhält, fällt er in die Steuerklasse VI.

Das musst du bei der Lohnsteueranmeldung beachten

Deine Aufgabe als Arbeitgeber ist es, vom Bruttolohn deiner Mitarbeiter den Prozentsatz der Lohnsteuer einzubehalten. Zu einem bestimmten Termin nimmst du eine Lohnsteuerabrechnung vor und führst die Summe aller Lohnsteuersätze an das zuständige Finanzamt ab. Hierzu musst du regelmäßig eine elektronische Lohnsteueranmeldung einsenden, worin du aufzeigst, wie sich die Beträge zusammensetzen. Hierfür stellt das Finanzministerium das ELSTER-Portal für die digitale Übermittlung der Lohnsteuer zur Verfügung.

Wann ist die Lohnsteuerabrechnung fällig?

Wann du die Lohnsteuerabrechnung durchführst, ist vom gesamten Lohnsteuerbetrag all deiner Mitarbeiter abhängig.

• Führst du weniger als 1.000 Euro Lohnsteuer für alle Mitarbeiter ab, kannst du deine Lohnsteuerabrechnung einmal im Kalenderjahr entrichten.
• Führst du als Unternehmer weniger als 4.000 Euro Lohnsteuer für alle Mitarbeiter ab, übermittelst du die Lohnsteuer quartalweise an die Finanzbehörde.
• Trägst du mehr als 4.000 Euro Lohnsteuer deiner Mitarbeiter zusammen, musst du die Lohnsteuerabrechnung monatlich, spätestens bis zum 10. des Folgemonats, an das Finanzamt überweisen.

Wie bzw. woraus ist die Lohnsteuer zu berechnen?

Damit du die Lohnsteuer richtig berechnest, veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen (BMF) jedes Jahr aktualisierte Lohnsteuertabellen. Ein grundlegender Faktor für die Berechnung der Lohnsteuer ist die Steuerklasse. Dazu kommen außerdem Lohnsteuerabzugsmerkmale, mit denen die Höhe des Lohnsteuersatzes gemindert wird.

Diese sind:

• Kinderfreibeträge
• Steuerfreibetrag
• Hinzurechnungsbetrag
• Beiträge privater Kranken- und Pflegeversicherung
• Hinweise zur Umgebung von Doppelbesteuerung
• Kirchenzugehörigkeit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Anbieter, die diverse Lohnsteuerrechner anbieten und mit denen du die Lohnsteuer online berechnen kannst. Du kannst entweder den BMF-Lohnsteuerrechner verwenden, oder du entscheidest dich für eine Softwarelösung zur Berechnung der Lohnsteuer, wie die von lexoffice.

Lohnsteuerermäßigungen im Überblick

Die gängigsten Freibeträge beim Lohnsteuerabzug sind:

1. Lohnsteuerfreibetrag:

Für die Steuerklassen 1-4 gibt es den Grundfreibetrag. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer für Arbeitnehmer erst ab einem bestimmten Jahreseinkommen gilt. Für 2023 liegt die Lohnsteuergrenze bei 10.908 Euro. Verdient ein Angestellte weniger, ist er von der Lohnsteuer nicht betroffen. Für die Steuerklasse 3 gilt der doppelte Grundfreibetrag, der bei 21.816 Euro liegt.

2. Arbeitnehmerpauschbetrag:

Für alle Arbeitnehmer ist dieser Pauschbetrag bewilligt. Diesen bezeichnet man auch als Werbungskosten-Pauschbetrag, der für die Steuerklassen 1-5 bereits im Lohnsteuertarif eingeplant ist. Er liegt bei 1.000 Euro.

3. Sonderausgabenpauschbetrag:

Für Sonderausgaben ist ein Pauschal-Betrag von 36 Euro angesetzt. Dieser gilt für die Steuerklassen 1-5.

Für wen ist die Lohnsteuerbescheinigung?

Als Arbeitgeber musst du deinen Angestellten entweder zum Jahresende oder zu Beginn des neuen Jahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr zukommen lassen. Mit dieser erhält dein Arbeitnehmer eine Zusammenfassung über Leistungen und Abzüge der Lohnsteuer des vergangenen Jahres. In diesem Zusammenhang endet der Vorgang des Lohnsteuerabzugs. Diese Bescheinigung braucht der Arbeitnehmer, um seine Lohnsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. Die gelisteten Beträge zeigen, ob der Angestellte Steuern zurückerstattet bekommt und wenn ja, wie hoch diese Rückzahlung ist. Das online ELSTER-Portal bietet weitere Hilfe bei der Lohnsteuererklärung und bietet eine Übersicht zu den Zahlungen der Lohnsteuerbeträge an.

Gibt es eine Lohnsteuerrückerstattung?

Mit der jährlichen Einkommensteuererklärung haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, Lohnsteuer zurückzuholen. Ursachen hierfür sind entweder, wenn der Arbeitgeber zu viel Lohnsteuer behalten hat, falsche ELStAM-Informationen oder eine falsche Lohnabrechnung. Als Arbeitgeber kannst du die Lohnsteuerrückerstattung entweder durch eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs vornehmen oder in Zusammenhang mit dem Lohnsteuerjahresausgleich. Dein Mitarbeiter kann die zu viel gezahlte Lohnsteuer auch in Verbindung mit seiner jährlichen Lohnsteuersteuererklärung rückwirkend zurückholen.

Was ist der Lohnsteuerjahresausgleich?

Zum Ende des Kalenderjahres kannst du als Arbeitgeber einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen. Hierbei berechnest du die Differenz zwischen der abgeführten Lohnsteuer und der Jahreslohnsteuer, damit du diese deinen Arbeitnehmern erstatten kannst. Zum Lohnsteuerjahresausgleich bist du als Arbeitgeber nur dann verpflichtet, wenn du zum 31.12. mehr als zehn Arbeitnehmer unter Vertrag hast. Bei weniger als zehn Mitarbeitern ist der Lohnsteuerjahresausgleich auf freiwilliger Basis.

Gibt es eine Lohnsteuerkarte?

Bis einschließlich 2010 haben alle Arbeitnehmer jedes Jahr eine Lohnsteuerkarte erhalten. Hierauf waren alle wichtigen Informationen zur Lohnsteuer vermerkt, wie z.B.

• die Steuerklasse
• die Höhe der Kirchensteuer
• die Anzahl der Kinder
• das zuständige Finanzamt o.ä.

In Verbindung mit der Digitalisierung hat der deutsche Staat die Lohnsteuerkarte abgeschafft und mit einem elektronischen Äquivalent ersetzt. Seit 2011 heißt dieses digitale Verfahren ELStAM – Elektronische LohnSteuer Abzugs Merkmale). Wechselst du heute das Unternehmen bzw. deinen Arbeitgeber, reicht es, wenn du nur dein Geburtsdatum, deine Steuer-Identifikationsnummer und dein Einstellungsdatum angibst.

Die Steuer-Identifikationsnummer ist darüber hinaus wichtig, damit der Arbeitgeber und auch das Finanzamt die steuerpflichtigen Mitarbeiter in Zusammenhang mit der Steuererhebung und der Berechnung der Lohnsteuer richtig identifiziert. Daher muss der Arbeitgeber die Steuer-ID auch auf der Lohnsteuerbescheinigung angeben.

Fazit zur Lohnsteuer

Die Lohnsteuer musst du berücksichtigen, sobald du in deinem Unternehmen Mitarbeiter einstellst. Verschaffe dir gleich zu Beginn deiner Gründung einen Überblick, welche Steuerarten für Unternehmen gelten. Die Lohnsteuer bezieht sich auf das Einkommen, das du deinen Mitarbeitern zahlst und stellt somit die Grundlage zur Berechnung der Lohnsteuer dar. Du musst wissen, dass du deine Angestellten je nach Familienstand und Lohnhöhe in 6 unterschiedliche Steuerklassen einteilst. Für die Berechnung der Lohnsteuer musst du die Steuerklasse und Freibeträge beachten. Hilfe bei der Lohnsteuerberechnung erhältst du entweder von Lohnsteuerrechnern, die online zur Verfügung gestellt werden oder von deinem Steuerberater. Als Arbeitgeber musst du deine Mitarbeiter mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung versorgen. Letztlich machst du zum Jahresende selbst einen Lohnsteuerjahresausgleich.