Einfache oder doppelte Buchführung: Unterschiede im Überblick

Viele Unternehmer:innen und Selbstständige – sofern sie nicht gerade als Steuerberater:in selbstständig sind – graust es vor den Begriffen einfache oder doppelte Buchführung, Bilanz oder Jahresabschluss. Vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit stellen sich zahlreiche Fragen rund um die Grundlagen der Buchhaltung. Dabei müsste das gar nicht so sein. Denn einfache und doppelte Buchführung unterscheiden sich in einigen zentralen Punkten voneinander und lassen sich daher recht einfach auseinander halten.

Definition: Was ist einfache Buchführung?

Bis inklusive 2017 gab es eine Extrawurst für Kleinunternehmer:innen, deren Umsatz unter 17.500 Euro lag: Sie durften eine ganz formlose EÜR abgeben, die noch nicht mal elektronisch sein musste, sondern einfach auf Papier an das Finanzamt geschickt werden konnte. Seit 1.1.2018 ist dies nicht mehr möglich, außer bei extremen Härtefällen auf Antrag.

Denn stattdessen musst du nun folgendermaßen vorgehen:

  • Nutze das amtliche Formular „Anlage EÜR“. Mit diesem rechnest du deinen Gewinn aus, indem du die Einnahmen und Ausgaben auflistest und gegenüberstellst.
  • Das Ergebnis (deinen Gewinn oder Verlust) übermittelst du mithilfe auf elektronischem Weg über die ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt. Dabei musst du dich authentifizieren.
  • Am besten verwendest du hierfür das sogenannte ELSTER-Zertifikat. Dies ist eine Steuersignatur, die das Finanzamt kostenlos zur Verfügung stellt.
  • Denke an die Frist für die Abgabe: Diese ist seit 2019 vom 31.5. auf den 31.7. verschoben worden. Hilft dir ein:e Steuerberater:in hast du aber Zeit bis Februar des Folgejahres, um deine EÜR abzugeben.

Definition: Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung wird auch als kaufmännische Buchführung, doppische Buchführung oder Doppik bezeichnet. Die Bezeichnung für diese Art der Buchhaltung kommt daher, dass alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten – und damit doppelt – gebucht werden. Als das System der doppelten Buchführung entstand, wollte man sich mit dieser Art der Buchung vor Fehlern schützen.

EÜR oder GuV: Die Unterschiede

Grob gesagt ist die EÜR eine einfachere Art die Gewinn- oder Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Ziel ist bei beiden jedoch, den Gewinn in einem bestimmten Zeitraum zu erfassen.

Die EÜR kannst du recht simpel und schnellerledigen. Dazu ziehst du die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen ab. Was übrig bleibt, ist dein Gewinn oder dein Verlust. Gerade bei Einzelunternehmer:innen und Freiberufler:innen ist diese Form der Gewinnermittlung beliebt. Denn mit ein wenig Hintergrundwissen und Sorgfalt lässt sie sich auch ohne Steuerberater:in erstellen.

Die GuV dagegen ist Teil der doppelten Buchführung und daher etwas umfangreicher als die EÜR. Auch hier betrachtest du den wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Der muss übrigens nicht unbedingt das zurückliegende Geschäftsjahr sein, obwohl das in der Regel so gemacht wird. Bei der GuV vergleichst du die Erträge, die du im zurückliegenden Zeitraum erwirtschaften konntest, mit den Aufwendungen, die daraus hervorgingen.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung funktioniert so: Alle Geschäftsvorgänge, werden auf verschiedenen Konten verbucht. Lass dich dabei nicht von dem Begriff Konto täuschen. Ein Konto in der doppelten Buchführung ist etwas anderes als ein herkömmliches Konto, das du beispielsweise als Girokonto nutzt. Konto bei der doppelten Buchführung meint, dass du die verschiedenen Geschäftsvorgänge unterschiedlich ablegst und lässt sich damit eher mit einer Rubrik oder einem Ordner vergleichen. So hast du – je nach Branche und Unternehmen – verschiedene Kontenpläne mit unterschiedlichen Konten für

  • Wareneingang und Warenbestand
  • Anlagevermögen
  • Umlaufvermögen
  • Fremdkapital
  • Betriebliche Erträge
  • Betriebliche Aufwendungen

Diese Geschäftsvorfälle musst auf zwei Konten festhalten. Die Idee dahinter: Die Summe auf beiden Konten muss immergleich sein. Im Idealfall vermeidest du so Buchungsfehler und damit Fehler in der gesamten Buchhaltung. Denn nicht nur im Buchungssatz an sich muss sich die Summe entsprechen, auch auf beiden Konten müssen identische Beträge ausgewiesen werden.

Doppelte Buchführungspflicht bedeutet aber auch, dass du am Ende des Wirtschaftsjahres zwei unterschiedliche Abrechnungen machen musst. Denn du musst sowohl eine Bilanz als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beim Finanzamt vorlegen. Dein Jahresabschluss ist somit komplizierter als der eines Selbstständigen, bei dem die einfache Buchführung ausreicht. Zusätzlich dazu müssen Unternehmen mit doppelter Buchführungspflicht eine sogenannte E-Bilanz abgeben.

Darauf musst du bei der doppelten Buchführung achten

Die doppelte Buchhaltung kann ziemlich kompliziert sein. Viele Selbstständige fragen sich daher völlig zurecht, ob sie die doppelte Buchhaltung auch ohne Steuerberater:in erledigen können. Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wie viel Wissen du rund um das Thema einfache und doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzierung und Jahresabschluss hast.

Um dir die Entscheidung ein wenig zu erleichtern, haben wir wichtige Punkte der doppelten Buchführung für dich zusammengefasst:

  1. Bilanz: Hier stellst du das Vermögen deines Unternehmens, auch als Aktiva bezeichnet, dem Kapital, auch als Passiv abzeichnet, gegenüber. Das passiert beim Jahresabschluss und damit zu einem ganz bestimmten Datum, dem Bilanzstichtag. Anhand der Bilanz kannst du also den Erfolg deines Unternehmens zu einem ganz bestimmten Tag ablesen.
  2. Gewinn- und Verlustrechnung: Auch die GuV besteht, wie so viele Dinge im Rahmen der Doppik, aus zweiunterschiedlichen Bausteinen. Denn hierbei stellst du den Aufwendungen deine Erträge gegenüber. Anders formuliert: Die GuV zeigt dir, welche Kosten du hattest und womit du Geld verdient hast. Anhand der GuV kannst du deinen Gewinn(oder eben Verlust) innerhalb einer bestimmten Periode ablesen.

Doppelte oder einfache Buchführungspflicht: Was gilt für mich?

Ob für dich die einfache oder doppelte Buchführung gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  1. Einfache Buchführung ist für Freiberufler:innen vorgesehen. In diesen Fällen reicht eine simple Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Gewinnermittlung. Auch Kleingewerbetreibende und Selbstständige, die per Definition Kleinunternehmer sind, dürfen in der Regel eine einfache Buchführung und damit eine EÜR beim Finanzamt abgeben. Ebenso dürfen landwirtschaftliche Betriebe mit einem Gewinn unter 60.000 Euro pro Jahr und einer Nutzfläche, die weniger als 25.000 Euro wert ist, eine EÜR abgeben.
  2. Doppelte Buchführung gilt für Unternehmen, die
    a) im Handelsregister eingetragen sind
    b) mehr als 600.000 Euro Umsatz pro Jahr erwirtschaften
    c) mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Jahr machen
Unser Tipp

Nachfragen bei der IHK

Wenn du dir nicht sicher bist, ob für dich die einfache oder doppelte Buchführung gilt, kannst du bei der Industrie- und Handelskammer nachfragen. Die Mitarbeiter dort können dir mit Sicherheit weiterhelfen und mit etwas Glück nützliche Tipps geben.

Wechsel von EÜR zu Bilanz und umgekehrt

Natürlich kannst du auch als Freiberufler:in freiwillig die Gewinnermittlungsart wechseln und statt einer EÜR eine Bilanz beim Finanzamt abgeben. Wenn du dich dafür entscheidest, bist du allerdings für einen Zeitraum von drei Jahren an die doppelte Buchführung gebunden. Nur bei besonderen wirtschaftlichen Gründen ist schon vorher ein Wechsel der Gewinnermittlungsart von Bilanz zurück auf EÜR erlaubt.

Umgekehrt bist du zu einem Wechsel der Gewinnermittlungsart von der EÜR zur Bilanz gezwungen, wenn sich diese Voraussetzungen ändern:

  • Du überschreitest mit deinem Unternehmen die oben genannten Gewinn- und Umsatzgrenzen.
  • Du verkaufst deinen Betrieb oder stellst dein Unternehmen ein. In diesem Fall musst du eine Schlussbilanz erstellen.
  • Du lässt dein Unternehmen in das Handelsregister eintragen.
  • Das Finanzamt schätzt deinen Gewinn.
  • Das Unternehmen wird Teil einer Personen- oder Kapitalgesellschaft.
Unser Tipp

Auf Rückmeldung vom Finanzamt warten

Bei der Umstellung von EÜR auf Bilanz ist wichtig, dass du erst dann aktiv werden musst, wenn das Finanzamt dich dazu auffordert. Solltest du also beispielsweise die Gewinngrenzen überschreiten, musst du nicht automatisch eine Bilanz statt einer Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Das musst du erst, nachdem du eine entsprechende Mitteilung der Finanzbehörde erhalten hast. Und auch dann gilt die Pflicht zur Bilanzierung erst ab dem folgenden Wirtschaftsjahr.

Wenn du von der einfachen zur doppelten Buchführung wechseln möchtest, musst du eine Eröffnungsbilanz erstellen und das gesamte Vermögen deines Betriebs genau erfassen. In der Regel machst du das in einer Inventur. Bei der Umstellung von EÜR zu Bilanz musst du die sogenannte Überleitungsrechnung erstellen. Daraus ergibt sich das sogenannte Übergangsergebnis und mit ihm der Übergangsgewinn oder -verlust. Wie dieser konkret verrechnet wird, lässt du dir am besten von einem Steuerberater erläutern. Ohne Hilfe vom Experten ist ein Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanz nur schwer möglich.

Vor-und Nachteile der doppelten und einfachen Buchführung im Überblick

Tabelle zum Vergleich der einfachen und doppelten Buchführung
Inhaltsverzeichnis

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