Erste Schritte als Unternehmer nach der Gründung: Das musst du beachten

Die Planung der Geschäftsidee ist abgeschlossen, die Finanzierung steht, die Rechtsform ist ausgewählt – jetzt kann es eigentlich losgehen. Wir enttäuschen dich nur ungern, damit ist es noch nicht getan. Aber: Das Schlimmste hast du im Grunde bereits hinter dir. Wenn du dich selbstständig machen willst, dann findet ein Großteil der Arbeit im Vorfeld statt. Bei der Nachbearbeitung darfst du jetzt nur nicht schwächeln. Aus diesem Grund haben wir dir die ersten Schritte als Unternehmer nach der Gründung detailliert aufgelistet. In diesem Leitfaden für die Nachgründungsphase erklären wir dir, welche Stolpersteine es gibt und wie du diese überwindest.

Schritt 1: Kontoeröffnung

Sobald die Gründungsphase beendet ist, gehört zu den ersten Schritten für Unternehmer die Eröffnung eines Firmenkontos. In der Regel bieten Banken verschiedene Modelle für Geschäftskonten an. Du solltest dir daher im Vorfeld überlegen ,welche Dienstleistungen du erwartest und welche Anforderungen die Bank erfüllen muss. Wir empfehlen immer, sich vor der Entscheidung Infomaterialien zuschicken zu lassen und die einzelnen Vorteile zu prüfen. Am besten suchst du dir dafür einen erfahrenen Berater, der dich professionell unterstützen kann.

Als Freiberufler, Personengesellschaft oder Einzelunternehmen ist es dir selbst überlassen, ob du deine Einnahmen über dein Privatkonto laufen lassen möchtest oder nicht. Es ist jedoch ratsam, zwei separate Konten einzurichten, damit du sowohl Einnahmen als auch Ausgaben klar voneinander trennen kannst. Für Freelancer gibt es das kostenlose Geschäftskonto von Kontist, dass du ganz einfach mit dein Buchhaltungssoftware verbinden kannst und so immer den Überblick behältst. Die Einrichtung eines Geschäftskontos sollte einer deiner ersten Schritte nach der Gründung sein. Spätestens in der Steuererklärung oder im Jahresabschluss ist dieses Vorgehen die Voraussetzung für eine leichtere Buchhaltung. Wenn du ein Konto für alles hast, musst du bezüglich Transparenz und Offenheit deiner Finanzen auch deine privaten Transaktionen offenlegen. Sonst könnte dich das Finanzamt beschuldigen, dass du bestimmte Zahlungsein- oder -ausgänge verschleiern möchtest. 

Welche Unterlagen benötigst du für die Eröffnung eines Kontos?

Auch dieser Punkt ist abhängig von der von dir gewählten Rechtsform. Deine ersten Schritte als Unternehmer sind also auch nach der Gründung noch enorm wichtig.

Einzelunternehmen
  • Identitätsnachweis
  • Evtl. Gewerbeschein
Freiberufler
  • Identitätsnachweis
Eingetragener Kaufmann (e. K.)
  • Identitätsnachweis
  • Gründungsurkunde
  • Handelregisterauszug
  • Gewerbeschein
Personengesellschaften
  • Gesellschaftsvertrag
  • Gesellschafterliste
  • Identitätsnachweis (alle Gesellschafter)
  • Handelsregisterauszug (falls vorhanden)
  • Gewerbeschein
Kapitalgesellschaften
  • Identitätsnachweis
  • Gesellschafterliste
  • Gesellschaftervertrag
  • Gründungsurkunden
  • Gewerbeschein
  • Handelsregisterauszug
  • Kontovollmachten (aller berechtigten Gesellschafter)

Es kann jedoch sein, dass Banken zusätzliche Unterlagen benötigen, die wir in unserem Gründer-Leitfaden nicht aufgenommen haben. Das können dir die Mitarbeiter deiner zukünftigen Hausbank aber am besten erklären. Zögere daher nicht, dich darüber zu informieren.

Welche Kriterien musst du bei einem Geschäftskonto beachten?

Ein wesentlicher Faktor sind die anfallenden Kosten. Diese findest du oftmals versteckt im Kleingedruckten des Vertrags. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich für dich, folgende Punkte im Blick zu behalten bzw. dich rechtzeitig darüber zu informieren und gegebenenfalls nachzufragen:

  • Gebühren für die Kontoeröffnung
  • Kontoführungsgebühren
  • Kreditrahmen und dazugehörige Kosten
  • Guthabenverzinsung
  • Einzelbuchungskosten

Zu deinen ersten Schritten als Unternehmer sollte es bei der Auswahl der Hausbank daher immer gehören, versteckte Kosten aufzudecken. Diese finden sich oftmals bei Gebühren an Geldautomaten oder bei den Kosten für eine Kreditkarte. Ein Geschäftskonto-Vergleich ist daher stets sinnvoll. Weitere Faktoren sind:

  • Filialbank oder Direktbank: Der Vorteil von Direktbanken ist, dass eine Kontoeröffnung schneller vonstatten geht und du durchaus Kosten sparen kannst. Willst du allerdings eine persönliche Betreuung, schneiden Filialbanken auch weiterhin besser ab. Die Auswahl ist demnach auch eine Sache des Vertrauens.
  • Geschwindigkeit & Flexibilität: Wie schnell erhältst du Termine? Wenn du Probleme hast, wann gibt es eine Reaktion auf deine Anfrage? Gerade dann, wenn die Zeit knapp wird, ist eine flexible Bank essentiell.

Schritt 2: Bürokratie

Deine ersten Schritte als Unternehmer nach der Gründung beinhalten im Grunde das Feld, mit dem du deine Selbstständigkeit auch schon begonnen hast: Wir reden von der bürokratischen Organisation. Denn diese ist noch nicht abgeschlossen. Es gibt noch einzelne Punkte, um die du dich kümmern musst, bevor du erfolgreich durchstarten kannst. Sofern du einen hast, um dein Unternehmen zugründen, wirst du sicherlich bereits alle Schritte in Richtung Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt, Steuernummer und Handelsregister getätigt haben. Auch die Eintragung und Anmeldung bei der Handelskammer oder der IHK hast du sicherlich bereits hinter dir. Was fehlt also noch

  • Betriebsnummer: Spätestens dann, wenn du nicht nur selbstständig bist, sondern auch Mitarbeiter einstellen willst, gehört zu den ersten Schritten als Unternehme reine Betriebsnummer. Diese ist notwendig, damit die Sozialversicherung deine Firma (und somit auch dich als Arbeitgeber) identifizieren kann. Für die Vergabe der achtstelligen Nummer ist die Agentur für Arbeit zuständig. Mittlerweile kannst du den Antrag auch online stellen.
  • EORI-Nummer: Dein Unternehmen ist weltweit tätig und verschickt Produkte somit international? Dann benötigst du als Unternehmer eine EORI-Nummer (ehemals Zollnummer).Diese erhältst du auf Anfrage mittels Internetbeteiligtenantrag direkt beim Zoll.

Schritt 3: Sichere dich und dein Unternehmen ab!

Versicherungen sind ein Feld, welches leider allzu oft zu wenig Beachtung findet. Dabei ist essentiell, dass du sowohl dich als auch deine Firma vernünftig absicherst – ebenso wie später deine Mitarbeiter. Schließlich kann deine gesamte Existenz davon abhängen, dass du die richtigen Versicherungen abschließt.

Versicherungen für Selbstständige

Zunächst gilt es zu differenzieren zwischen den Versicherungen, die du als Privatperson benötigst, und denen, zu denen du als Unternehmer oder Arbeitgeber verpflichtet bist. Viele Versicherungen gehen allerdings Hand in der Hand.

  • Risikolebensversicherung: Diese gibt es explizit für Unternehmer und dient vor allem der Absicherung deiner Firma bei deinem Ableben.
  • Krankenversicherung & Pflegeversicherung: Zu diesen bist du gesetzlich verpflichtet. In der Regel hast du die Wahl zwischen der gesetzlichen und der privaten Krankenkasse.
  • Kranken(tage)geldversicherung: Wenn Arbeitnehmer krank werden, springt die Krankenversicherung finanziell ein. Bist du aber selbstständig, ist dies nicht der Fall. Aus diesem Grund ist eine entsprechende Versicherung zwingend notwendig.
  • Rentenversicherung: Es gibt die gesetzliche und private Rentenversicherung. Bist du hingegen Freiberufler, ist die Künstlersozialkasse für dich zuständig.
  • Berufsunfähigkeitsversicherung: Hierbei handelt es sich um eine Versicherung, die für jeden arbeitenden Menschen sinnvoll ist und daher nicht nur zu den ersten Schritte als Unternehmer nach der Gründung zählt. Denn sie springt ein, wenn du nicht mehr in der Lage bist, deinen Beruf auszuüben.

Versicherungen für dein Unternehmen

Beider Versicherungswahl gilt es zu beachten, dass Versicherungen oftmals abhängig von der Branche und auch von der Größe deiner Firma sind. Als erster Schrittnach der Gründung als Unternehmer zählt daher auch: Wäge bei der Entscheidung die Risikohöhe zwingend ab und in der Reihenfolge wählst du die einzelnen Versicherungen aus.

  • Berufshaftpflichtversicherung / Betriebshaftpflichtversicherung: Hierunter fallen zum Beispiel Schäden, die dein Betrieb im Rahmen seiner Ausübung der Tätigkeit verursacht. Darunter zählen auch Personenschäden und Sachschäden.
  • Betriebunterbrechungsversicherung: Besonders für Betriebe interessant, die mit (schweren)Maschinen arbeiten. Sollten diese Schaden nehmen und es dadurch zu Umsatzeinbußen kommen, tritt die Versicherung in Kraft.
  • Rechtsschutzversicherung für Firmen: Egal, ob du rechtlichen Rat oder Beistand suchst, mit einer Firmenrechtsschutzversicherung bist du immer auf der sicheren Seite.
  • Sachversicherungen für Einbruch, Diebstahl, Glas oder auch deinen Firmenwagen: Damit erhältst du einen Rundum-Schutz für alles im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit.

Beitritt in eine Berufsgenossenschaft nicht vergessen!

In Sachen Versicherungen ist einer der ersten Schritte nach der Gründung der Abschluss einer gesetzlichen Unfallversicherung. Zu dieser bist du verpflichtet. Abschließen kannst du sie über die für dich zuständige Berufsgenossenschaft.

Info

Nicht immer ist klar, welche Berufsgenossenschaft zuständig ist

Entscheidend ist meistens die Branche. Doch oft kommt es vor, dass sich in deinem Berufszweig verschiedene Branchen überschneiden. Eine entsprechende Auskunft kann dir der Dachverband Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. geben.

Die Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft hilft dir und deinen Mitarbeitern – bei Arbeitsunfällen ebenso wie bei Präventionsmaßnahmen.

Info

Schließe die Unfallversicherung schnell ab!

Innerhalb einer Woche nach Existenzgründung musst du sie abschließen. Aus diesem Grund zählt sie zu den ersten Schritte als Unternehmer, die du nach der Gründung in Angriff nehmen solltest.

Schritt 4: Buchhaltung

Sind wir ehrlich: Die Buchführung zählt nicht gerade zu den Aufgaben, die sonderlich beliebt sind bei (Jung-)Unternehmern. Nichtsdestotrotz nimmt sie einen hohen Stellenwert in deinem Firmenalltag ein. Aus diesem Grund ist Vorbereitung alles, um die besten Voraussetzungen für ein problemloses Arbeitsleben zu schaffen. Zu den ersten Schritten als Unternehmer nach der Gründung zählt also die Beschäftigung mit der Buchführung. In unserem Ratgeber im Bereich Unternehmensgründung über haben wir für dich das 1x1 der Buchführung zusammengefasst. Aus diesem Grund gehen wir an dieser Stelle nicht ganz ins Detail.

Erste Schritte in der Nachgründungsphase in Sachen Buchhaltung: Vorlagen erstellen

Als Gründer brauchst du einheitliche Vorlagen, die dir den Alltag in deiner Firma erleichtern. Dazu zählen unter anderem:

  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Investitionsrechnungen
  • Kostenrechnungen
  • Liquiditätsplanung
  • Angebote

Mit diesen ersten Schritten als Unternehmer nach der Gründung bist du schon sehr gut aufgestellt. Bei der Erstellung der Vorlagen solltest du dir aber einen Experten an die Seite holen, wenn du dich mit Buchhaltung per se noch nicht gut auskennst. Ein fachkundiger Berater kann dir dabei helfen, konforme und vor allem fehlerfreie Dokumente zu erstellen.

Eigenregie, Steuerberater oder Buchhaltungssoftware?

Gerade dann, wenn es dir an fachlichem Know-how fehlt, ist die Buchhaltung in Eigenregie ohne eine Software problematisch. Denn du kannst nie sicher sein, dass du nicht vielleicht doch relevante Fakten vergisst und nachträglich Probleme mit dem Finanzamt bekommst. Wenn du die Buchführung selber machen willst, aber keine Erfahrung darin hast, lohnt sich der Griff zu einer Online-Buchhaltung. Entsprechende Tools sind immer auf dem neuesten Stand, beinhalten Vorlagen und geben wichtige Hinweise bei der Erstellung. Du brauchst dich auch nicht dafür zu schämen, dass du einen Unternehmensbereich nicht beherrschst. Eine Firma zu gründen bedeutet schließlich nicht, dass du sofort das gesamte Wissen hast. Die ersten Schritte als Unternehmer nach der Gründung bestehen auch darin, sich in solchen Bereichen Unterstützung zu holen. Das kann auch die Beratung bei einem Steuerberater sein. Diese Hilfe beinhaltet allerdings Kosten, die gerade Gründer in der Anfangsphase vielleicht noch nicht haben. Daher musst du gut abwägen, ob du die Ausgaben stemmen kannst. Eine Alternative sind die bereits erwähnten Buchhaltungsprogramme. In unserem Artikel über erläutern wir dir detailliert, welche Vorteile ein solches Tool für dich haben kann.

Schritt 5: Personalmanagement & Räumlichkeiten

Die ersten Schritte als Unternehmer nach der Existenzgründung hast du erfolgreich erledigt. Die nächsten Punkte auf unserer Checkliste beschäftigen sich nun mit deinen Mitarbeitern und den Büroräumlichkeiten. Wahrscheinlich hast du in der Anfangsphase nur ein begrenztes Budget. Aus diesem Grund solltest du nicht zu viel zu schnell wollen. Es ist beispielsweise nicht zielführend, sofort Personal einzustellen, obwohl dies die aktuelle Auftragslage noch nicht ermöglicht. Es ist demnach besser, langsam anzufangen.

Dies betrifft auch die Räumlichkeiten. Eine ganze Büro-Etage ist nicht sinnvoll und vor allem meist nicht notwendig.. Besser ist es, wenn du zunächst Desk-Sharing betreibst. Das bedeutet, dass du dir mit anderen Selbstständigen eine Etage teilst und jeder von euch ein Büro mietet. Dadurch ist die anteilige Miete nicht so hoch und du kannst je nach Unternehmenserfolg langsam wachsen. Auch bei der Ausstattung sollten die erste Schritte als Unternehmer nach der Gründung nicht die sein, alle Geräte zu kaufen, von denen du denkst, dass du sie benötigst. Erstelle lieber im Rahmen deiner Firmengründung eine Checkliste, auf welche Ausstattung du nicht verzichten kannst und kaufe das restliche Equipment nach und nach dazu.

Schritt 6: Online-Auftritt

Deine Kunden werden nicht auf dich aufmerksam, wenn du keinen Außenauftritt hast. Auch hier lautet unsere Empfehlung: Weniger ist mehr. Bau dir zunächst eine fundierte Grundlage auf, auf der du später weiter aufbauen kannst.

  • Website: Die meisten Menschen suchen Produkte und Dienstleistungen online. Eine professionelle Unternehmensseite ist daher der erste Schritt als Unternehmer. Auf deiner Website sollten Kunden die relevanten Fakten finden wie Name, Adresse, Angebot, Preise und Kontaktdaten. Versuche, deinen Außenauftritt ansprechend zu gestalten.
  • Corporate Design: Idealerweise entwickelst du für deine Firma ein Corporate Design, welches du anschließend für alle Werbemaßnahmen nutzen kannst. So erhältst du eine einheitliche Optik, die Kunden besser in Erinnerung bleibt.
  • Visitenkarten: Unterschätzt, aber sehr aussagekräftig. Gerade im Rahmen eines Unternehmertreffens, auf Messen, Events, Konferenzen oder wenn du potenzielle Geschäftspartner von dir überzeugen möchtest, sind Visitenkarten die Voraussetzung dafür, dass man sich an dich erinnert.
  • Impressum: Dieses ist zwingend notwendig –nicht nur online auf deiner Website, sondern ebenfalls offline auf deinen Geschäftsbriefen. Seitdem die neue Datenschutzgrundverordnung in kraft getreten ist, verfolgen Ämter Unternehmen, die über kein Impressum verfügen.
  • Datenschutzerklärung: Wie bereits erwähnt, gibt es mittlerweile eine einheitliche DSGVO für ganz Europa. Es ist wichtig, dass du dieses Thema ernst nimmst und eine konforme Datenschutzerklärung erstellst, um dich und dein Unternehmen zu schützen.
  • AGB: Ähnlich verhält es sich mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese regeln alle Inhalte eines Vertrages zwischen dir und deinen Kunden. 

Alle anderen Marketing-Maßnahmen fußen im Grunde genommen auf diesen ersten Schritten als Unternehmer nach der Gründung. Egal, ob du Social Media-Profile erstellen möchtest oder Flyer drucken willst – als Basis dienen die Informationen auf deiner Website sowie die Produkte in deinem Online-Shop.

Der Weg in die Selbstständigkeit: Ein Leitfaden für Unternehmensgründer

Jeder wächst mit seinen Aufgaben. Nicht anders wird es dir ergehen. Auch wenn es am Anfang nach sehr viel Arbeit klingt, sobald du die ersten Schritte nach der Gründung einer GmbH etc. als Gründer hinter dir hast, kannst du damit anfangen, Geld zu verdienen. Das Schlimmste hast du hinter dir. Ein Unternehmen zu gründen, ist sprichwörtlich kein Zuckerschlecken. Doch unsere Checkliste hilft dir dabei, jeden Meilenstein erfolgreich zu erreichen und den Anspruch an dich langfristig zu erhöhen. Nun heißt es, Kunden gewinnen und sie von deinen Produkten oder Dienstleistungen zu überzeugen.

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