Firma online gründen: Digitalisierung machts möglich

Für die Gründung eines Unternehmens musst Du normalerweise viel Zeit und Aufwand einplanen. Denn eine Firmengründung macht sowohl zu Beginn als auch während des Gründungsprozesses viele Entscheidungen erforderlich: Du wählst einen Notar, unter Umständen sogar eine:n Rechts- oder Steuerberater:in und natürlich eine Geschäftsbank. Dazu kommen Termine bei der Finanzbehörde und beim Gewerbeamt am Ort deines Firmensitzes. Vieles davon kannst du bei Firmengründung heute schon online erledigen. Informiere dich im Wissensportal von LEXROCKET, wie dir digitale Tools und Softwarelösungen Zeit und Mühe auf dem Weg zur Unternehmensgründung ersparen und was sich in absehbarer Zeit für Gründer nach dem Willen der EU ändern soll. Vieles, was noch vor wenigen Jahren unmöglich erschien, wird dank Digitalisierungsprozesse schon bald Realtität!

Gründung
Entwicklungsphase

EU-Gesetz will Gründer unterstützen

Bis eine Gesellschaft, egal welcher Rechtsform, im Handelsregister eingetragen ist, müssen Gründer:innen wie du eine Menge praktischer Hausaufgaben erledigen. Bei all dem Papierkram spielen in der Regel ein Notar und diverse Ämter eine Rolle. Bereits seit 2018 beschäftigt sich deshalb die Europäische Kommission unter dem Stichwort „EU Company Law Package“ mit der Möglichkeit, die Digitalisierung europaweit voranzutreiben, um Firmengründungen online zu ermöglichen. Das Rahmengesetz aus 2019 stellt für Gründer wie dich einen immensen Fortschritt dar. Demnach sollen künftig Kapitalgesellschaften in allen EU-Mitgliedsstaaten online gegründet werden können. Das bedeutet beispielsweise:

  • Du wirst alle erforderlichen Gesellschaftsunterlagen zur Gründung über das Internet einreichen,
  • Zweigniederlassungen sogar von unterwegs registrieren lassen,
  • Musterformulare für die Gründung downloaden können.

Jene anvisierten Optionen für eine Online-Gründung bedeuten zudem, dass du deine Firma in nur 10 bis 14 Tagen am Start haben wirst. Für einen Geschäftsführerwechsel in einer GmbH mussten Gründer bislang immer zum Notar. Künftig soll all das ebenfalls online möglich sein. Was für eine Zeitersparnis!

Unser Tipp

Nicht alle Rechtsformen betroffen

Betreffende Erleichterungen werden in den EU-Staaten zunächst einmal nur für bestimmte Kapitalgesellschaften gelten. In Deutschland betrifft das die Rechtsformen der GmbH und der UG. Für die Rechtsform einer AG bzw. Kommanditgessellschaft könnte in Deutschland eine Firmengründung ebenfalls online eingeführt werden. Experten halten das jedoch aktuell nicht für realistisch.

EU-Richtlinie entlastet Behörden

Freu dich jedoch nicht zu früh, denn die digitale Vernetzung zwischen Behörden, wie zum Beispiel dem Gewerbeaufsichtsamt, den Finanzbehörden oder den Registergerichten, ist in Deutschland derzeit unterschiedlich weit fortgeschritten. Grund: Innerhalb der europäischen Mitgliedsstaaten ist die Umsetzung jener theoretischen Gründungserleichterungen von den Richtlinien nationaler Gesetze abhängig. Experten gehen davon aus, dass es zu einem einheitlichen Standard noch ein weiter Weg ist. Der Startschuss ist jedoch gefallen.

In Deutschland können somit – dank der neuen Richtlinie EU 2019/1151 für den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht – Kosten, Zeit und Verwaltungsaufwand bei Existenzgründungen von GmbH sowie UG beträchtlich reduziert werden. Gleichzeitig wird mit diesem Schritt der Austausch von Unternehmensdaten grenzüberschreitend verbessert.

Digitale GmbH-Gründung bereits ab Sommer 2021?

Als künftiger Vertreter der Start-up-Szene dürftest du angesichts dieser Aussichten auf Veränderung begeistert sein. Denn die neue EU-Gesetzgebung wird auf jeden Fall die behördlichen Services im Bereich des Unternehmensrechts optimieren. Für Gründer wie dich wird die Digitalisierung in diesem Kontext zahlreiche Vorteile eröffnen. Gemäß der neuen Richtlinie hat Deutschland dafür zwei Jahre Zeit. Das deutsche GmbH-Recht wird voraussichtlich ab Sommer 2021 so gestaltet werden, dass eine vollständige Online-Gründung möglich ist. Das heißt:

  • Gesellschafter:innen und Geschäftsführer:innen dürfen ohne einen physischen Besuch beim Notar ihre Firma online gründen. Zur Identifizierung der Beteiligten soll der Personalausweis mit eID-Funktion oder eine Videokonferenz über spezielle digitale Endgeräte erfolgen.
  • Gründer:innen können demnach sogar aus dem Ausland heraus eine deutsche GmbH gründen.
  • Identität, Geschäftsfähigkeit und mögliche Vertretungsverhältnisse von Gründer:innen wird von Notar:innen künftig ebenfalls auf elektronischem Weg und durch Videokonferenzen sichergestellt.
  • Für GmbH-Gründungen ist kein:e Notar:in mehr nötig. Als Gründer:in könntest du alles Notwendige von zu Hause aus vor dem Computer vornehmen.
  • Gründer:innen dürfen Dokumente zur Eintragung in das Unternehmensregister online einreichen.
  • Künftig sollen deshalb mehr Informationen über Firmen in den Handels- und Unternehmensregistern mithilfe einer EUID-Nummer kostenlos einsehbar sein.

Erklärtes Ziel ist es, die Arbeitsabläufe in den Notariaten und bei Handelsregistergerichten zu verschlanken. Maßgeblich für ein erfolgreiches Online-Gründungsverfahren ist es jedoch, dass auch die beteiligten Banken kooperieren und die Eröffnung eines Geschäftskontos für Gründer:innen passgenau organisieren.

Unser Tipp

Voraussetzungen für die Eintragung ins Handelsregister

Insbesondere bei GmbH-Gründung ist ohne ein Konto bzw. die nachgewiesene Einzahlung des Stammkapitals, kein Eintrag ins Handelsregister möglich.

Firma online gründen: Eine Option für die Zukunft

Die EU-Richtlinie zum Online-Gründungsverfahren von Unternehmen kann derzeit nicht alle Anforderungen auf einmal lösen. Wenn zum Beispiel Geldgeber aus dem Ausland bei einer Gründung mitmischen, sind nach wie vor aufwändige Legalisierungsverfahren notwendig sowie die Beglaubigung durch eine:n Notar:in. Trotz des geplanten Fortschritts, die Unternehmensgründung digital zu transformieren, wird wohl die gewohnte physische Gründung eines Betriebs weiterhin möglich sein. Wenn du unsicher bist, solltest du dir überlegen, dich von einer spezialisierten Anwaltskanzlei beraten zu lassen. Sie wird dich auf Wunsch bei der digitalen Anmeldung zum Zweck einer GmbH-Gründung unterstützen.

Unser Tipp

Estland hat die Nase vorn

Was die Digitalisierung öffentlicher Verfahren zur Unternehmensgründung angeht, hat Estland als einziges Land in der EU die Nase vorn. Dort können Start-ups ihre GmbH bereits online gründen. Das gesamte Verfahren nimmt sogar nur wenige Stunden in Anspruch.

GmbH-Gründung online: IHK erklärt die Schritte

Gerade für kleinere Unternehmen und Start-ups sind digitale Werkzeuge und Verfahren ideal, um eine Unternehmensgründung online durchzuführen. Vordergründig geht es stets darum, das gesetzlich verankerte Gesellschaftsrecht zu vereinfachen. Das persönliche Erscheinen bei Behörden und anderen Stellen soll, wie beschrieben, dabei entfallen. Die digitale Gründung ist zunächst nur als Option neben dem gewohnten analogen Gründungsverfahren gedacht. In Deutschland sollen auf diese Weise sogenannte Bargründungen, aber keine Gründungen mit Sacheinlagen durchgeführt werden. Folgende Schritte kennzeichnen – laut Industrie- und Handelskammer (IHK) - den Ablauf einer künftigen Online-Gründung:

  • Beurkundung und Beglaubigung für die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt über ein Videokommunikationssystem, das von der Bundesnotarkammer betrieben wird.
  • So kann sich der Antragsteller mithilfe der Online-Funktion seines Personalausweises identifizieren.
  • Dazu ist ein Kartenlesegerät oder ein NFX-fähiges Mobiltelefon erforderlich. Unterschriften leisten Gründer über eine elektronische Signatur.
  • Trotzdem müssen dem Notar Abschriften oder Urschriften zu rechtsgeschäftlichen Vollmachten vorgelegt werden.
  • Änderungen, wie zum Beispiel eine Satzungsänderung, müssen weiterhin analog umgesetzt werden.
  • Im Zweifelsfall kann der Notar auf einer Präsenz-Beurkundung anstelle der Firmengründung online bestehen.
Unser Tipp

Dauer des digitalen Gründungsverfahren

Das digitale Gründungsverfahren wird in Deutschland mindestens fünf Arbeitstage bei natürlichen Personen beanspruchen. Voraussetzung: Gründer nutzen Mustersatzungen. Zehn Arbeitstage werden für digitale Gründungen juristischer Personen angesetzt, und zwar ab Zahlung der Einlage bzw. Vorlage aller Unterlagen beim Notar. Wichtig: Die notwendige Eröffnung eines Geschäftskontos bei einer Bank, auf den Namen der Kapitalgesellschaft, muss stattgefunden haben.

Mit Amazons FBA ein Unternehmen gründen

FBA, das ist die Abkürzung für „Fulfillment by Amazon“ und bedeutet, dass Händler, die bei Amazon gelistet sind, ihre Waren und Dienstleistungen anbieten und hierfür den Amazon Lager- und Versanddienst nutzen können. Der Konzernriese hat für Gründer hierfür ein digitales Programm geschaffen. Amazons FBA ist bei Gründer:innen auch deshalb populär, weil sie damit ihr Business sogar nebenberuflich starten und sich beispielsweise intensiv um das Online-Marketing kümmern können.

Das digitale FBA-Modell ist für Gründer:innen geeignet, die Unternehmensführung völlig neu interpretieren. Ein Vorteil ist es beispielsweise, dass du flexibel und völlig ortsunabhängig arbeiten kannst. Du bist in der Lage, sozusagen vom Küchentisch aus, unternehmerisch zu agieren und deine Produkte weltweit zu verkaufen. Folglich brauchst du kein Firmengebäude, keine Mitarbeiter:innen oder Lagerhallen mit komplexer digitaler Logistik. All das bietet dir Amazons FBA-Konzept. Doch auch eine Online-Gründung dieser Art will gut vorbereitet sein:

  • Halte alle Kosten für den privaten und geschäftlichen Bedarf in einem Finanzplan fest.
  • Fokussiere die Marktfähigkeit und Relevanz deiner Geschäftsidee.
  • Entwickle zeitgemäße Marketingstrategien.
  • Erarbeite einen professionellen Businessplan, den du ständig aktualisierst.
Unser Tipp

Gewerbe anmelden nicht vergessen

Vergiss nicht, dass er Verkauf von Produkten über das Internet eine gewerbliche Tätigkeit ist. Melde dein Gewerbe an und zahle ordnungsgemäß Steuern für deine Gewinne, egal, ob du hauptberuflich oder nebenberuflich agierst. Als Verkaufspartner:in von Amazon trittst du übrigens als Hersteller:in auf. Deshalb liegt die Haftung für Produkte bei dir. Checke also Qualität und Sicherheitsstandards deines Produktangebots. Lege Wert auf Zertifikate und schütze dich so vor rechtlichen Fallen.

Wie digitale Tools bei der Gründung helfen

Machst du dich als Gewerbetreibender oder Gewerbetreibende oder als Freiberufler:in mit einer Idee selbstständig, dann gründest du automatisch ein Einzelunternehmen. Das ist häufig der ideale Einstieg in die Selbstständigkeit. Aus organisatorischer Sicht ist es schon heute einfach, online ein Unternehmen zu gründen. Folgende Übersicht zeigt dir, was digitale Tools für dich erledigen können, wenn du eine Firma online gründest:

  • Deine Geschäftsidee als Gewerbe kannst du online beim Gewerbeamt anmelden.
  • Auch besondere Lizenzen oder Nachweise zur geplanten Selbstständigkeit darfst du als Gründer:in zusammen mit deiner Gewerbeanmeldung online übermitteln.
  • Dasselbe gilt für die Beantragung einer Steuernummer beim Finanzamt. Deren Online-Portal ELSTER erlaubt deine Registrierung und ermöglicht den Zugang zum sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen kannst du sogar online ausfüllen.
  • Gründer:innen sind außerdem in der Lage, ganz bequem ihre Vorsteueranmeldungen bzw. ihre jährliche Steuererklärung digital beim Finanzamt einzureichen.
  • Moderne Gründersoftware hilft dir, beispielsweise einen Businessplan zu erstellen.
  • Selbst Förderprogramme von der KfW-Förderbanken kannst du online beantragen.

Bald Realität: Im Internet ein Unternehmen gründen

Die Option, online eine Firma zu gründen, steht tatsächlich in den Startlöchern. Die Idee, in Deutschland papierlos eine GmbH oder UG gründen zu können, spart Gründer:innen viel Zeit. Gewerbetreibende sind derzeit bereits in der Lage sein, ihr Einzelunternehmen zu gründen, in dem sie es online von zuhause aus im Gewerbeamt anmelden und alle damit verbundenen Organisationsanforderungen leisten. Die künftige elektronische Form der Existenzgründung einer GmbH bzw. UG wird hoffentlich bald Realität. Allerdings wird die sichere Verifikation stets eine Herausforderung bleiben, so dass im Verdachtsfall die Vorlage der Originaldokumente sicherlich ein Muss bleibt und du dich dann persönlich beim Notar einfinden musst. Wie es aussieht, werden sich auch die Kosten einer Online-Gründung von denen der analogen Form kaum unterscheiden. Digitalisierung im Gesellschaftsrecht bleibt noch eine Herausforderung!

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