Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: So klappt’s

Einer der ersten Schritte in die Selbstständigkeit ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Was darunter zu verstehen ist, wozu man ihn braucht und worauf du achten musst, kannst du hier lesen.

Die Antwort auf die Frage, wer einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben muss, ist recht einfach: Alle Personen, die ein Unternehmen neu gründen und beim Gewerbeamt anmelden oder sich als Freiberufler:in selbstständig machen, müssen den Fragebogen ausfüllen. Denn das Finanzamt braucht diesen, um die Steuerlast abzuschätzen.

Diese Pflicht besteht für alle Gründer und Start-ups unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Mit anderen Worten: Einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen folgende Unternehmer:innen ausfüllen:

  • Einzelunternehmen: Freiberufler:innen, Kleingewerbetreibende, Kaufmann e. K.
  • Personengesellschaften: GbR, OHG, KG
  • Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG

Denn ohne diesen gibt es keine Steuernummer und die Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) gehört zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Bis wann du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt abgegeben haben solltest, ist damit klar: Idealerweise schon bevor du deine erste Rechnung stellst. Außerdem geht das auch aus einer Vorschrift hervor: Laut Paragraf § 138 der Abgabenordnung (AO) musst du dich innerhalb von vier Wochen beim Finanzamt melden, nachdem du dein Unternehmen beim Gewerbeamt angemeldet hast.

Wozu dient der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragst du aber nicht nur eine Steuernummer, du triffst in den Angaben auf dem Fragebogen auch weitere Entscheidungen, die für dein Unternehmen wichtig sind:

  • Kleinunternehmerregelung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibst du an, ob du als Kleinunternehmer:in behandelt werden möchtest. Tust du das, weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
  • Steuervorauszahlungen: Auch die Höhe der Vorauszahlungen an das Finanzamt werden anhand des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung festgelegt. Da es dabei teilweise um viel Geld geht, solltest du diesen Schritt nicht unterschätzen.
  • Soll- oder Ist-Versteuerung: Möchtest du nicht gemäß der Kleinunternehmer-Definition steuerlich behandelt werden, musst du die Umsatzsteuer, die du einnimmst, an das Finanzamt abführen. Dabei kannst du zwischen Soll- und Ist-Versteuerung unterscheiden – was ebenfalls einen Einfluss auf die Finanzen in deinem Unternehmen hat.

Wie erhalte ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Wenn du ein Gewerbe anmeldest oder dein Unternehmen im Handelsregister eintragen lässt, schickt dir das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Anders bei Freiberuflern. Wenn du zu dieser Berufsgruppe gehörst, bist du selbst dafür verantwortlich, dir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu besorgen. Denn in diesem Fall gibt es weder eine Gewerbeanmeldung noch einen Eintrag ins Handelsregister.

In diesem Fall kannst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung folgendermaßen erhalten:

  • Ruf beim Finanzamt an und bitte darum, dir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zuzuschicken.
  • Auf der Seite des Bundesministeriums der Finanzen gibt es die entsprechenden Formulare ebenfalls. Der Vorteil: Du kannst sie direkt downloaden oder online ausfüllen.
  • Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du auch direkt über das Online-Finanzamt ELSTERonline ausfüllen.

Wo bekomme ich Hilfe beim Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens?

Falls du Probleme haben solltest, den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen, kannst du dich direkt an das Finanzamt wenden. Bei kleineren Problemen und Rückfragen helfen die Mitarbeiter:innen der Behörde sicherlich gerne weiter.

Solltest du jedoch tiefergehende Fragen haben, die über allgemeine Tipps und Tricks hinausgehen, solltest du dich vermutlich eher bei einem oder einer Steuerberater:in informieren. Ein von dir beauftragter Steuerberater vertritt eben deine Interessen – das muss bei Mitarbeiter:innen der Finanzbehörde nicht zwingend der Fall sein. Auf der anderen Seite musst du den Steuerberater oder die Steuerberaterin für seine Leistungen aber bezahlen. Das kann unter Umständen ins Geld gehen.

Kann ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung selbst ausfüllen und an das Finanzamt senden?

Im Gesetz oder anderen Vorschriften ist nicht festgehalten, dass du den Fragebogen nicht selbst ausfüllen dürftest. Es spricht also nichts dagegen, es selbst zu versuchen. Auf der anderen Seite kann sich die Beratung durch einen Experten, wie beispielsweise einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin, auszahlen. Denn im Fragebogen machst du Angaben, die sich unter anderem auf die Höhe deiner Steuervorauszahlung auswirken. Unter Umständen können dich falsche oder zu gering bzw. zu hoch eingeschätzte Vorauszahlungen in Schwierigkeiten bringen. Denn – wir erinnern uns – die Festsetzung des Finanzamts orientiert sich an deinen Angaben.

Das gibt es beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung zu beachten

Zunächst einmal ist darauf zu achten, dass du den richtigen Fragebogen ausfüllst. Denn je nach Rechtsform musst du einen anderen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wählen. Es gibt diese Varianten:

  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (Freiberufler:innen, Kleingewerbetreibende, Kaufmann e. K.)
  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer Personengesellschaft (GbR, KG, GmbH, GmbH &Co. KG, OHG, Grundstücks- oder Erbengemeinschaft)
  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer Kapitalgesellschaft (UG, AG, SE, Genossenschaft…)

Diese sind unterschiedlich umfangreich, abhängig von der Rechtsform.

Diese Angaben musst du auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung machen

Wenn du dir nicht sicher bist, wie du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen kannst, findest du im Netz zahlreiche Muster oder PDF, an denen du dich orientieren kannst. Auch mit unserer kleinen Ausfüllhilfe wollen wir dir eine Anleitung geben, worauf du achten solltest, um den Fragebogen als Einzelunternehmer:in richtig auszufüllen.

Ausfüllhilfe Abschnitt 1: Allgemeine Angaben

In diesen Abschnitt der steuerlichen Anmeldung gehören allgemeine Angaben zu dir und zu deinem Unternehmen. Ganz wichtig dabei: Die Bankverbindung. Im Fragebogen hast du die Option, zwischen „Personenerstattungen“ und „Betriebserstattungen“ zu unterscheiden (Punkt 1.5 Bankverbindung(en). Das solltest du tun, denn so kannst du Betriebserstattungen direkt auf dein Geschäftskonto verbuchen lassen – das ist übersichtlicher.

Unser Tipp

SEPA-Lastschrift

Melde dich am besten jetzt schon für das SEPA-Lastschriftverfahren an (Zeile 36). Denn hat das Finanzamt eine Einzugsermächtigung, kannst du keine Steuervorauszahlung verpassen.

Übrigens: Das Feld „Steuernummer“ lässt du zunächst noch frei. Denn die bekommst du erst im nächsten Schritt vom Finanzamt.

Ausfüllhilfe Abschnitt 2: Angaben zur Tätigkeit

In diesem Punkt geht es nun um das neu gegründete Unternehmen. Wenn du Freiberufler:in bist und aus dem Homeoffice arbeitest, brauchst du den Punkt zu "unternehmerischen Betriebsstätten“ nicht auszufüllen. Denn der stimmt mit deiner Privatadresse überein.

Den Beginn deiner selbstständigen Tätigkeit musst du ebenfalls in diesem Abschnitt eintragen.

Als Freiberufler wirst du den Punkt „2.4. Handelsregistereintragung“ nicht ausfüllen müssen, denn eine Eintragung im Handelsregister brauchst du nicht. Vollziehst du die Neugründung des Unternehmens dagegen als Kaufmann, musst du diesen Punkt ankreuzen.

Ausfüllhilfe Abschnitt 3: Vorauszahlungen festsetzen

Der nun folgende Abschnitt ist nicht mehr ganz so einfach wie die beiden vorausgegangenen. Denn nun geht es hauptsächlich darum, deine Einnahmen und Gewinne und damit auch deine Umsätze im ersten sowie im Folgejahr realistisch abzuschätzen. Aufgrund deiner Schätzung wird das Finanzamt nämlich die Höhe der Vorauszahlungen festlegen.

Und das kann beachtliche Auswirkungen auf deine Liquidität haben:

  • Setzt du deine Schätzung zu gering ein, fallen deine Vorauszahlungen niedriger aus. Das bedeutet, dass du am Ende des Jahres mit einer saftigen Nachzahlung rechnen musst.
  • Liegst du mit deiner Schätzung dagegen weit über deinen tatsächlichen Einkünften, kann auch das zu finanziellen Problemen führen. Dann ist die Vorauszahlung unter Umständen nämlich höher, als du es finanziell stemmen kannst.

Ausfüllhilfe Abschnitt 4: Angaben zur Gewinnermittlung

Dieser Abschnitt im Formular zur steuerlichen Erfassung ist zwar recht kurz, sollte deshalb aber nicht leichtfertig beantwortet werden. Denn hier geht es um die Art der Gewinnermittlung – und auch die kann weitreichende Auswirkungen auf deine Selbstständigkeit haben.

Für Freiberufler bietet sich dabei in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an. Denn diese Form der Gewinnermittlung ist schneller und einfacher durchzuführen als die Bilanzierung. Firmierst du jedoch als Kaufmann nach HGB, musst du bilanzieren.

Ausfüllhilfe Abschnitt 5: Freistellung vom Steuerabzug

Auch dieser Punkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist recht kurz und gilt darüber hinaus nur für eine kleine Gruppe unter den Selbstständigen: Nämlich denen im Baugewerbe. Diese können unter diesem Punkt beantragen, sich von Steuerabzügen freistellen zu lassen.

Ausfüllhilfe Abschnitt 6: Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Dieser Abschnitt betrifft dich nur dann, wenn du Mitarbeiter beschäftigst. In diesem Fall kannst du dich in diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung für den passenden Anmeldezeitraum für die voraussichtlich zu zahlende Lohnsteuer entscheiden.

Ausfüllhilfe Abschnitt 7: Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Bei diesem Punkt hast du die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung für dein Unternehmen zu beantragen. Das kannst du tun, wenn du im vorangegangen Kalenderjahr weniger als 22.000 Euro erwirtschaftet hast und im laufenden Kalenderjahr vermutlich weniger als 50.000 Euro einnehmen wirst.

Solltest du dagegen Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, kannst du dich in diesem Abschnitt außerdem zwischen Soll- und Ist-Versteuerung entscheiden. Wenn du gerade dabei bist, lohnt es sich außerdem, sich über die verschiedenen Steuersätze zu informieren. Diese liegen entweder bei 19 oder 7 Prozent.

Wenn du Geschäftskontakte im Ausland hast, solltest du ebenfalls daran denken, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Denn diese brauchst du, wenn du Rechnungen ins Ausland stellst. Da die Beantragung der Umsatzsteuer-ID weder Nachteile hat, noch etwas kostet, kannst du hier ein Häkchen setzen, wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllst. Denn so hast du die Nummer zur Hand, falls du in Zukunft ins Ausland expandierst.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt: Und dann?

Wenn du alle Angaben ausgefüllt und auch an die Anlagen gedacht hast, die du vielleicht noch brauchst, kannst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt abgeben. Das kannst du persönlich, per Post oder per E-Mail machen. Dann heißt es Geduld haben, denn bis du deine Steuernummer bekommst, können einige Wochen vergehen. Danach kann es aber sofort losgehen und du kannst deine Rechnungen mit allen Pflichtangaben versehen.

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