Ganz einfach korrekte Rechnungen erstellen

Wer muss Rechnungen schreiben?

Wenn du Produkte oder Leistungen verkaufst, bist du gesetzlich verpflichtet, Rechnungen zu schreiben und auszustellen. Es kommt ein Kaufvertrag mit deinem Kunden zustande, wenn du Waren oder Leistungen gegen Geld tauschst. Und für diesen Tausch ist ein offizielles Dokument notwendig, die Rechnung. Denn mit diesem Dokument ist die Transaktion von Ware oder Dienstleistung und Geld zwischen dir und deinem Kunden nachvollziehbar und beweisfähig. Die Pflicht, Rechnungen zu schreiben, ist im Umsatzsteuergesetz §14 festgelegt. Weiterhin sind Rechnungen aber auch hilfreich für dich, deine Selbstständigkeit und deine Unterlagen. Du weißt so genau, was du verkaufst und eingenommen hast – wichtige Informationen für deinen späteren Jahresabschluss, den du als Freiberufler machen musst.

Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Bestandteile deine Rechnung, die du für dein Produkt oder deine Dienstleistung schreibst und ausstellst, enthalten muss, ist ebenfalls durch §14 des UStG definiert. „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ (§ 14 Umsatzsteuergesetz) sind so per Gesetz genau festgelegt. Mit der Echtheit der Herkunft ist die Identität des Rechnungsausstellers garantiert. Die Unversehrtheit des Inhalts sagt aus, dass die notwendigen Angaben auf der Rechnung nicht verändert werden dürfen. Damit du eine ordnungsgemäße Rechnung erstellst, musst du Regeln wie z.B. bestimmte Pflichtangaben berücksichtigen.

Diese Pflichtangaben sind:

1. Vollständiger Firmenname und Adresse des Rechnungsstellers: Diese Angabe betrifft dich bzw. dein Unternehmen. Du kannst sie im Briefkopf oder in der Fußzeile angeben.
2. Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID deines Unternehmens
3. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers: Diese Hinweise betreffen deinen Kunden, der deine Ware kauft oder der deine Leistung erhält und müssen ebenfalls Inhalte einer Rechnung sein.
4. Titel „Rechnung“: Auf dem Dokument muss klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Rechnung handelt. Dies kannst du z. B. in Form einer Überschrift deutlich machen.‍
5. Das Ausstellungsdatum: Hier trägst du den Tag ein, an dem du die Rechnung erstellst. ‍
6. Die Rechnungsnummer: Es handelt es sich um eine Nummernkombination aus mehreren Ziffern. Diese Zahlenverknüpfung ist für jede Rechnung individuell und darf nur einmal benutzt werden. Sie dient zur Identifizierung deiner Rechnung. ‍
7. Die Menge und die Art der Ware oder Dienstleistung: An dieser Stelle gibst du an, viele Produkte du an einen Kunden verkaufst oder im Falle einer Dienstleistung, wie häufig und wie lange diese stattgefunden hat.‍
8. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Wann die Lieferung deines Produkts oder die Ausführung deiner Dienstleistung stattgefunden hat, muss hier vermerkt sein.
9. ‍Rechnungsbetrag: Mit dem Nettobetrag zeigst du, was dein Produkt/deine Dienstleistung ohne Mehrwertsteuer kostet.‍
10. Steuersatz: Hier weist du aus, welchen Steuersatz du auf dein Produkt/deine Dienstleistung verrechnest (7 % oder 19 %).‍
11. Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag: Hier gibst du den Betrag an, der durch die Berechnung der Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) entsteht. Dieser wird zum Nettobetrag addiert und ergibt den Bruttobetrag.‍
12. Zahlungsziel: Bei deiner Rechnungsstellung musst du eine Frist angeben, bis zu dieser der Kunde oder die Kundin das Geld überweisen soll. Somit dieser, bis wann er die Rechnung begleichen muss und du kannst ihm gegebenenfalls eine Mahnung schreiben, sollte er in Verzug kommen. Das Zahlungsziel ist daher eine wichtige Angabe, um deine Liquidität zu sichern.

Gibt es eine Vorlage zum Rechnung schreiben?

Um es dir zu erleichtern, deine Rechnungen richtig zu schreiben, kannst du auf verschiedene Hilfsmittel zurückgreifen. Du kannst eine Rechnung zum Beispiel mit Excel erstellen oder du dokumentierst die Transaktion mit Hilfe einer Rechnungsvorlage über Word.

Du kannst aber auch eine Softwarelösung für die Buchhaltung verwenden. Mit solch einer Rechnungssoftware läuft die Rechnungsstellung automatisiert ab. Die meisten Lösungen haben eine Maske, in der du die erforderlichen Angaben einträgst. Die Rechnungssoftware generiert daraus dann die fertige Rechnung. Auch für Kleinunternehmer gibt es Vorlagen für Rechnungen.

Wann muss die Rechnungsstellung erfolgen?

Gesetzlich ist vorgegeben, dass du in einem Zeitraum von sechs Monaten nach erbrachter Leistung eine Rechnung schreiben bzw. erstellen musst. Diese Frist für die Rechnungserstellung beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem du deine Leistung vollständig ausgeführt hast. Stellst du die Rechnung nicht fristgerecht aus, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die dich ein Bußgeld von 5.000 Euro kosten kann.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Das Finanzamt gibt vor, dass du, im Falle einer Betriebsprüfung, deine Rechnungen in der Regel für 10 Jahre aufbewahren musst. Es ist dir bzw. deiner Buchführung überlassen, ob du deine Dokumente bzw. die erstellten Rechnungen in gewöhnlichen Ordnern abheftest oder in elektronischer Form sicherstellst. Die gesetzlich angeordnete Aufbewahrungsfrist der Rechnungen beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Damit deine Rechnungen auch noch in 10 Jahren nachvollziehbar sind, musst du darauf achten, dass die Lesbarkeit deiner Dokumente gewährleistet ist. Mehr zum Thema GoBD erfährst du auch in diesem Artikel.

Wann enthält eine Rechnung keine Umsatzsteuer

In bestimmten Fällen ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer:

• Handelt es sich um eine Privatrechnung, darf diese keine Umsatzsteuer enthalten. In diesem Fall muss jedoch deutlich auf der Rechnung vermerkt sein, dass es sich um eine Privatrechnung handelt.
• Kleinunternehmer-Rechnung: Fällt dein Start-Up unter die Kleinunternehmerregelung, musst du grundsätzlich keine Umsatzsteuer an das Finanzamt übermitteln und diese in deinen Rechnungen nicht aufführen.
• Inländische Steuerbefreiungen: Laut § 4 UstG gibt es bestimmte Lieferungen und Leistungen, die ausdrücklich von der Umsatzsteuer befreit sind. Darunter fallen zum Beispiel Leistungen von Heilberufen, Versicherungsumsätze, Nahverkehrsbetriebe oder Postumsätze.

• Grenzüberschreitende Warenlieferungen: Viele Waren, die ins Ausland versendet werden, sind umsatzsteuerfrei. Es wird unterschieden zwischen umsatzsteuerfreien Warenlieferungen an Geschäftskunden innerhalb der EU, umsatzsteuerfreien Warenlieferungen an Geschäftskunden in Drittländer (keine EU-Staaten) und umsatzsteuerfreien Warenlieferungen bei Versand an Verbraucher in Länder, die nicht Teil der EU sind.
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• Grenzüberschreitende Dienstleistungen: Die Regelungen für Dienstleistungen ins Ausland sind besonders kompliziert. In diesem Fall wird zwischen Geschäftskunden und Endverbraucher unterschieden. Für EU-Geschäftskunden, die in ihrem eigenen Land als Auftraggeber Umsatzsteuer zahlen, gilt das „Reverse-Charge-Verfahren“. Damit ist die Umkehr der Steuerschuld gemeint. Bei Auslandsgeschäften trägt nämlich nicht das leistende Unternehmen die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger.

Wie du siehst, ist die korrekte Rechnungserstellung gar nicht so schwer. Du musst dich nur an ein paar Anforderungen bei der Erstellung deiner Rechnungen halten und vor allem die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben und Regeln berücksichtigen. Mit einer Vorlage in Excel oder Word, in der du nach dem immer gleichen Muster vorgehen kannst, oder mit einer Buchhaltungssoftware ist es besonders einfach, Rechnungen richtig zu schreiben.