GoBD: Das Wichtigste im Überblick

Für wen gelten die Richtlinien der GoBD?

Bist du Unternehmer trägst du als Steuerpflichtiger stets die Verantwortung für die Einhaltung aller Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Geschäftsaufzeichnungen. Deshalb ist es wichtig, dass du bei der Auswahl deiner Hardware, z. B. einer Registrierkasse, elektronischer Waagen, aber auch der Software für Archiv- und Kassensysteme sowie der Finanzbuchführung achtsam vorgehst.

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung gelten für jeden Unternehmer und jede Unternehmerin, unabhängig von der Rechtsform und Größe des Betriebes. Egal, ob du Freiberufler, Kleinunternehmer, Gastronom oder Handwerker bist, eine professionelle Unternehmensführung verpflichtet dich, GoBD-konform zu arbeiten. Das heißt, dass du alle steuerrelevanten Geschäftsaktivitäten wie Verkäufe, Kasseneinlagen oder -entnahmen, Eingang und Ausgang von Handelswaren etc. GoBD-konform digital erfasst und ordnungsgemäß aufbewahrst.

Seit wann gibt es die GoBD und wer prüft deren Einhaltung?

Seit 1. Januar 2015 bestehen die Abrechnungspflichten, die in der GoBD formuliert sind. Sie lösen die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) ab. Beide Regelwerke wurden in der GoBD zusammengeführt und an die aktuellen digitalen Standards angepasst. Die Bestimmungen der GoBD wurden 2019 letztmalig geringfügig modifiziert. Das Bundesfinanzministerium zielte mit jenen Änderungen vor allem darauf ab, die Verwaltungsaufgaben auch für Gründerinnen und Gründer so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Deshalb ist es dir z. B. gestattet,

• Papierbelege ins Ausland zu verbringen und dort zu digitalisieren
• Cloud-Systeme für Archivierungszwecke zu nutzen
• Belege mit mobilen Endgeräten zu scannen (auch im Ausland)
• Buchführungsbelege ausschließlich in konvertierter Form – z. B. als PDF-Dateien - aufzubewahren

Die neue Fassung der GoBD gilt nun seit 1. Januar 2020 für alle Unternehmer sowie Gründer. Die originalen Grundsätze des GoBD sind online beim BMF (Bundesfinanzministerium) nachzulesen.

Die GoBD-Anforderungen verlangen nicht nur Datensicherheit sowie Datenunveränderbarkeit, sondern stets auch die elektronische Erfassbarkeit und Auswertbarkeit deiner Daten. Darüber hinaus hast du auch Bestimmungen zur Nachprüfbarkeit der Daten in die Praxis umzusetzen. In diesem Kontext muss auch der Datenzugriff durch die Finanzbehörde gewährleistet sein. Schlussendlich verlangen die GoBD-Grundsätze per Definition eine rechtssichere Archivierung durch GoBD-konforme Systeme. Sorge deshalb dafür, dass deine Buchhaltungssoftware für Gründerinnen und Gründer, dein Warenwirtschaftssystem und z. B. deine Registrierkasse GoBD-konform funktionieren. Lass dir das von Anbietern schriftlich bestätigen.

GoBD-Neufassung: Änderungen auf einen Blick

Das GoBD-Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Aufzeichnungen greift seit 1. Januar 2020 und will elektronische Aufzeichnungen noch besser vor Eingriffen schützen. Darum geht es:

• Der Einsatz von digitalen Datenverarbeitungssystemen ist für alle Unternehmer verpflichtend. Diese müssen nachweislich eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung besitzen.
• Nach § 146a der Abgabenordung (AO)zur Buchführung besteht für alle Selbstständigen eine Belegausgabepflicht, es sei denn, du bist nach § 148 davon befreit. Das entscheidet das Finanzamt.
• Du bist verpflichtet, deine Sicherheitseinrichtung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) zertifizieren zu lassen.
• Digitale Datenverarbeitungssysteme unterliegen zudem der Meldepflicht bei deinem zuständigen Finanzamt. Folgende Angaben musst du machen: Name und Steuernummer, Anzahl der verwendeten Systeme, Seriennummern der Systeme, Datum der Anschaffung sowie Datum der Außerbetriebnahme.

Welche Daten und Dokumente betrifft die GoBD?

Lerne hier bei LEXROCKET die Voraussetzungen für GoBD-Konformität kennen und verstehe, dass diese tatsächlich alle Systeme betrifft, die Daten für deine Buchführung erfassen. Die GoBD-Grundsätze definieren, welche Bedingungen du bei der Verwaltung von steuerrelevanten Daten auf jeden Fall erfüllen musst. Solche Daten sind:

• Aufzeichnungen und Bücher,
• Lageberichte,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Eröffnungsbilanzen,
• Organisationspapiere sowie Arbeitsanweisungen,
• Geschäftliche Briefe und  Mails,
• Bestellungen,
• Rechnungen,
• Reklamationen,
• Zahlungseingänge,
• Kaufverträge.

Die GoBD: Eine Checkliste für Gründer

Alle Unterlagen und Dokumente deines Startups oder Unternehmens akzeptiert das Finanzamt jedoch nur, wenn du diese rechtskonform archivierst. Folgende Grundsätze musst du stets erfüllen, um Fragen durch die Behörde beantworten zu können:

Nachvollziehbarkeit

• Die Erfassung deiner Geschäftsaktivitäten müssen nachvollziehbar sein.
• Jede Verbuchung braucht einen Beleg.
• Ein Prüfer muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle deines Unternehmens verschaffen können.
• Um die Buchführung verstehen zu können, ist eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation nötig; sie erklärt wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Vollständigkeit

• Geschäftsvorfälle müssen wahr und korrekt sein.
• Du musst sie lückenlos und vollständig aufzeichnen.
• Einen Geschäftsvorfall darfst du nicht mehrfachverbuchen.
• Technische und organisatorische Kontrollen müssen die Vollständigkeit aller Daten belegen, z. B. durch das Überprüfen von Belegnummern.

Zeitgerechte Aufzeichnungen

• Jede Geschäftsaktivität musst du möglichst schnellnach ihrer Entstehung in den Büchern erfassen. Dabei gilt: Zeitgerechte Erfassung von Bargeldbewegungen (täglich) bzw.  bargeldlosen Transaktionen (nach maximal zehn Tagen).

Ordnung und Struktur

• Die GoBD verpflichtet dich, deine geschäftlichen Transaktionen systematisch zu erfassen und z. B. bare und unbare Geschäfte voneinander zu trennen.
• Buchungen müssen dabei einzeln und übersichtlich nach Konten geordnet dargestellt werden.

Unveränderbarkeit

• Aufzeichnungen darfst du nicht verändern. Der ursprüngliche Inhalt muss stets feststellbar sein.
• Änderungen, z. B. von Stammdaten, müssen stets protokolliert werden.
• Du musst deine Daten vor Verlust, unbefugter Nutzung und Manipulation schützen, beispielsweise durch Zugangs- und Zugriffsberechtigungen.

Aufbewahrung

• Laut GoBD betragen die Aufbewahrungsfristen aller relevanter digitaler Daten zehn Jahre.

Was bedeutet GoBD für Kassensysteme?

Arbeitest du in deinem Startup mit digitalen Kassensystemen, dann muss deine Version einer Registrierkasse ebenfalls GoBD-konform ausgelegt sein und folgendes sicherstellen:

• Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen systematisch erfasst werden (bar und unbar getrennt).
• Geschäftsvorfälle müssen geordnet darstellbar sein ( z. B. nach Konten getrennt).
• Erfasste Daten müssen unveränderbar bleiben bzw. Änderungen protokolliert werden.
• Daten müssen vor unbefugter Nutzung, Verlust sowie Manipulation geschützt werden.
• Ein Handbuch mit der Beschreibung der kompletten Software muss vorliegen.

Eine elektronische Kassenführung bietet dir zahlreiche Vorteile. Mit einem digitalen System dieser Art bist du bestens ausgerüstet und auf jeden Fall GoBD-konform aktiv. So bist du abgesichert und kannst den Finanzbehörden auch im Prüfungsfall ein ordnungsgemäßes GoBD-Konzept nachweisen. Denn die gesetzlichen Anforderungen zur Kassenführung eines Unternehmens werden regelmäßig verschärft bzw. streng kontrolliert.

Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware wie lexoffice bleibst du bei der Kassenführung immer auf der sicheren Seite. Alle Daten, die du z. B. in dein digitales Kassenbuch eingepflegt, können direkt archiviert werden bzw. in die Finanzbuchführung integriert werden. So vermeidest du negative Auswirkungen, z. B. Hinzuschätzungen durch das Finanzamt und gehst Haftungsrisiken aus dem Weg.

GoBD einfach erklärt: Relevantes Detailwissen

Wie du mittlerweile erfahren hast, geht es bei den Regeln der GoBD um Grundsätze ordnungsgemäßer Führung von Büchern in elektronischer Form innerhalb deines Unternehmens. Die generellen Grundsätze der Buchführung waren vor 2015 in der GoB geregelt. Sie sind die Basis der GoBD. Demnach muss deine Buchführung stets formell und materiell ordnungsgemäß und korrekt sein. Im Folgenden erklärt dir LEXROCKET vertiefend einige Details mit Blick auf die GoBD bzw. HGB, deren korrekte Umsetzung für dich als Gründer besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Bedeutung der Verfahrensdokumentation

Zunächst musst du dir klar machen, dass du für jedes System, das in deinem Unternehmen Geschäftsaktivitäten elektronisch verarbeitet, eine strukturierte, das heißt übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation nachweisen musst. Das gilt für dein verwendetes Warenwirtschaftssystem genauso wie für deine Buchführungssoftware oder deine Registrierkasse. Aufgabe einer Verfahrensdokumentation ist es, den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Resultate deiner Datenerfassung nachvollziehbar, vollständig und logisch zu erklären. Jene Dokumentation muss also folgendes beschreiben:

• Auf welche Weise werden die Vorschriften zur Ordnung und Anforderung nach GoBD eingehalten?
• Wie entstehen die Daten?
• Wie werden sie verarbeitet und gespeichert?
• Wie kann man sie zur Auswertung wiederfinden?
• Wie sind sie gegen Fälschung gesichert?

Jede Abkürzung und jedes Symbol, das in der Dokumentation verwendet wird, muss erläutert und beschrieben werden. Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation ist meist wie folgt:

• Allgemeine Beschreibung
• Programmier- bzw. Bedienungsanleitung
• Technische Systemdokumentation
• Anwenderdokumentation

Umfang und Komplexität jener Dokumentation steht im direkten Zusammenhang mit der Art des von dir gewählten Datenverarbeitungssystems und hängt von der Größe sowie Struktur deines Betriebes ab. Prinzipiell erörterst du als verantwortlicher Unternehmer in einer Verfahrensdokumentation, welchen Weg deine Belege im Betrieb nehmen. Somit ist einer der wichtigsten Punkte der Dokumentation die Erfassung der Belege und ihre Verarbeitung. Dafür müssen alle eingesetzten IT-Systeme benannt werden. Auch die firmeninternen Kontrollmechanismen sind von dir anzugeben.

Internes Kontrollsystem

Es kann nicht oft genug hervorgehoben werden, dass du als Firmeninhaber und Steuerpflichtiger dem Finanzamt gegenüber für die Einhaltung der Vorschriften der GoBD gerade stehen musst. Deshalb sind Kontrollen nötig, die zudem protokolliert werden müssen. Wie detailliert dein Kontrollsystem ausgelegt ist, hängt von der Art deiner Firma ab. Je umfangreicher deine Aktivitäten als Selbstständiger bzw. dein Betriebsaufbau ist, desto mehr Kontrollen müssen eingeführt werden. Solche Kontrollen sind beispielsweise:

• Schutzmaßnahmen gegen beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Daten, Dokumenten oder Programmen
• Verarbeitungskontrollen
• Funktionstrennungen
• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
• Erfassungskontrollen - Fehlerhinweise oder Plausibilitätsprüfungen
• Zugangskontrollen
• Zugriffsberechtigungschecks

Deine Verfahrensdokumentation muss eine Beschreibung der angewandten Kontrollsysteme beinhalten. Der § 146a AO erläutert alle Pflichten, die du mit Blick auf deine Aufzeichnungssysteme per Gesetz zu erfüllen hast. Entspricht dein verwendetes Datenverarbeitungssystem nicht diesen gesetzlichen Anforderungen, ist seine Anwendung im Unternehmen verboten.

Belege, Belege, Belege

Die Botschaft zu diesem Thema ist eindeutig: Was Belege angeht, musst du zum „Erbsenzähler“ mutieren. Denn für jeden gebuchten Geschäftsvorgang MUSS es einen Beleg geben. Hast du keinen Fremdbeleg, dann musst du einen sogenannten „Eigenbeleg“ erstellen, dabei geht es nicht um den Begriff „Beleg“. Belege, das kann vieles sein, zum Beispiel:

• Kontoauszüge
• Gutschriften
• Auftragsbestätigungen
• Aufträge
• Lieferscheine
• Steuerbescheide
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Barquittungen
• Zahlungsbelege
• Rechnungen
• Verträge

Ein Beleg muss inhaltlich bestimmte Informationen bieten:

• Belegnummer mit Datum
• Name des Belegausstellers
• Name des Belegempfängers, falls das deine Branche erforderlich macht
• Betrag sowie Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der Gesamtbetrag zusammensetzt
• Währungsangabe (inklusive Wechselkurs bei Fremdwährung)
• Erläuterung der Geschäftstransaktion
• Fälligkeit
• Angaben zur Zahlungsart, Rabatt und Skonti
• Angaben zur Steuerbefreiung – falls das der Fall ist

Werden Belege digital erstellt, als PDF oder Email, müssen auch diese Belege gespeichert werden. Diese Pflicht entfällt dann, wenn du alle Daten protokollierst bzw. eine Historie dafür pflegst, auf deren Basis die PDFs bzw. Emails erstellt wurden. Beispiel: Stammdaten der Kunden und Warenwirtschaft, AGBs sowie Layout des Firmenbriefkopfs. In diesem Fall kann jeder erstellte Beleg mit den Originalinhalten wiederhergestellt werden.

Datenzugriff der Finanzbehörde

Ein Satz noch zum Prüfrecht der Finanzbehörde: Sie darf deine Unterlagen jederzeit und vollumfänglich prüfen. Neben den Daten der Finanzbuchhaltung musst du auch die Verfahrensdokumentation auf Anfragevorlegen, damit sich der Prüfer einen schnellen Überblick verschaffen kann. Als Steuerpflichtiger musst du die Finanzbeamten in Ihrer Arbeit bzw. beim Datenzugriff unterstützen und z. B. Hilfsmittel wie einen USB-Stick zur Verfügung stellen. Das Finanzamt unterscheidet drei Arten des Zugriffs:

• Unmittelbarer Zugriff auf Daten: Der Prüfer liest selbst deine Daten und analysiert sie.
• Mittelbarer Zugriff auf Daten: Die Behörde kann von dir verlangen, die gewünschten Daten zusammenzustellen und auszuwerten.
• Überlassung der Daten mithilfe eines Datenträgers: Darauf müssen auf Wunsch alle Daten, inklusive Stamm-, Bewegungs- und Metadatenkopiert sein. Den Datenträger musst du aber vom Finanzamt wieder zurückerhalten.