Handelsregistereintrag: So geht's

Wenn du ein Unternehmen gründen möchtest, stellt sich die Frage nach der Handelsregistereintragung. Sie ist für viele Unternehmen bei der Unternehmensgründung Pflicht. Insbesondere für Unternehmensformen wie OHG, KG, GmbH und AG besteht die Pflicht eines Handelsregistereintrags. Wenn du keine der genannten Rechtsformen für dein Startup gewählt hast, kann trotzdem ein Pflichteintrag bestehen. Nämlich dann, wenn die Kaufmannseigenschaft erfüllt ist.

Kaufmannseigenschaft und Pflichteintragung ins Handelsregister

Als Kaufmann oder Kauffrau wird eingestuft, wer i.S.d. § 1 HGB ein Handelsgewerbebetreibt. Die Feststellung der Kaufmannseigenschaft deines Startups wird individuell z.B. an folgenden Kriterien beurteilt:

  • Art und Umfang der Geschäftstätigkeit
  • Umsatz
  • Beschäftigtenanzahl
  • Betriebsvermögen
  • Kredithöhe sowie
  • Anzahl der Standorte.

Wenn dein Startup noch so überschaubar ist, dass du kein kaufmännisch geschultes Personal beschäftigten musst, um es zu führen, spricht das eher gegen die Kaufmannseigenschaft. Wenn allerdings ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb besteht, dann hast du nicht die Wahl, sondern musst eine HR-Eintragung vornehmen lassen. Verstößt du gegen den Pflichteintrag, musst du mit einer Zwangsstrafe durch das Registergericht rechnen. Wenn du unsicher bist, kannst du dich bei der IHK erkundigen und beraten lassen. Sollte die Beratung ergeben, dass dein Einzelunternehmen keiner Eintragung im Handelsregister bedarf, so kannst du es dennoch freiwillig eintragen lassen.

Wann kann eine freiwillige Handelsregistereintragung sinnvoll sein?

Wenn du für dein Startup einen freiwilligen Handelsregistereintrag wählst, erlangst du damit die Kaufmannseigenschaft. Das bedeutet, dass du ab der Eintragung den Kaufmannsregeln des Handelsgesetzbuches unterliegst. Mit einer freiwilligen Handelsregistereintragung kannst du deinem Startup Ansehen und Seriosität verleihen. Denn durch den HR-Eintrag ist dein Startup glaubwürdiger. Das kann sich beispielsweise positiv auf die Kreditgewährung auswirken, da vor einer Kreditvergabe oftmals die Handelsregistereintragung geprüft wird. Außerdem gewähren Finanzierer höhere Kreditsummen an Firmen mit Eintragung im Handelsregister.

Vorteile eines Handelsregistereintrags

Mit seiner Publikations-, Beweis-, Kontroll- und Schutzfunktion ist das Handelsregister  – ähnlich wie das Grundbuch bei Immobilien – eine Vertrauensquelle. Jedes Startup, das sich dort registrieren lässt, vermittelt nach außen einen seriösen sowie professionellen Eindruck und kann über einen einfachen Registerauszug die Existenz seines Unternehmens beweisen.

Dies kann z.B. dann wichtig werden, wenn ein anderes Unternehmen denselben Namen wie dein Startup verwenden will: Der im Handelsregister eingetragene Firmenname ist nämlich geschützt, sodass jedes andere Unternehmen im Registerbezirk einen Namen wählen muss, der sich deutlich von dem deines Startups unterscheidet und mit diesem nicht verwechslungsgefährlich ist. Durch die Eintragung des Firmennamens im Handelsregister wird also der Schutz der Geschäftsbezeichnung wettbewerbsrechtlich verfestigt.

Durch den Eintrag hast du zudem den Vorteil, Vereinfachungen in Anspruch nehmen zu können, die nur Kaufleuten vorbehalten sind und Unternehmen ohne Handelsregistereintragung nicht gewährt werden, z.B.:

  • Fantasiename als Firmenname: Da nicht mehr zwingend Vor- und Nachname anzugeben sind, kann dein Startup auch einen sog. Fantasienamen haben, z.B. „Sisyphos“ + [Rechtsform], z.B. Sisyphos UG (haftungsbeschränkt). Der Fantasiename darf allerdings nicht irreführend sein. Das hilft dir aber sicher dabei, einen Firmennamen zu finden.
  • Handlungsvollmachten: Erteilung von Prokura (§ 48 HGB).
  • Formfreiheit bei Bürgschaften, Schuldversprechen und -anerkenntnissen (§ 350HGB), da die BGB-Vorschriften nicht anwendbar sind.
  • Gerichtsstand: Freie Vereinbarung des Gerichtsstandes (§ 38 ZPO).

Nachteile eines Handelsregistereintrags

Ein Nachteil eines Handelsregistereintrags ist die Pflicht, Buch zu führen. Wenn du im HR eingetragen bist, musst du bei Gründung eine Eröffnungsbilanz und dann jährlich eine Bilanz sowie eine Gewinn-und Verlustrechnung erstellen. Hiervon gibt es zwar in Abhängigkeit von Umsatz und Gewinn Ausnahmen, aber wenn du nicht beabsichtigst, langfristig Gewinn unterhalb der Bagatellgrenze des § 241a HGB zu erzielen, kommst du um diese Pflichten nicht herum.

Ist dein Startup einmal im Handelsregister eingetragen, kannst du dich nicht mehr auf bestimmte Formvorschriften berufen. Dies betrifft z. B. mündlich übernommene Bürgschaften und auch die Schutzregelungen des BGB zu Verbraucherkrediten und Haustürgeschäften.

Eine Handelsregistereintragung wirkt sich auch nachteilig auf die Beitragshöhe der Pflichtmitgliedschaft in der IHK aus, die alle gewerblichen Unternehmen in Deutschland trifft, mit Ausnahme der Freiberufler, Handwerker und landwirtschaftlichen Betriebe. Diese Pflichtmitgliedschaft verursacht Kosten, nämlich die IHK-Beiträge, die sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage zusammensetzen. Der Grundbeitrag bei Unternehmen mit HR-Eintrag ist höher als bei Unternehmen ohne Registrierung im Handelsregister.

Ein weiterer Nachteil der Handelsregistereintragung ist, dass diese Kosten verursacht. Und zwar einmalige Kosten, die bei der erstmaligen Registrierung im Handelsregister anfallen, aber auch Kosten in der Zukunft. Nämlich dann, wenn du z.B. Prokura (Handlungsvollmacht) erteilst oder den Sitz deines Startups verlegst. Denn jede Adressänderung ist dem Registergericht anzuzeigen und du musst die Änderung im Handelsregister beantragen. Du solltest also insgesamt gut prüfen, ob die möglichen Nachteile eines Handelsregistereintrags die Vorteile überwiegen.

Wie lässt man ein Unternehmen in das Handelsregister eintragen?

Die Handelsregister-Anmeldung kannst du nicht selbst vornehmen, sie wird von einem Notar herbeigeführt, der deine Unterschrift beglaubigt und den Handelsregistereintrag beim Registergericht für dich bewirkt. Hierfür fallen Kosten an, deren Höhe sich danach richtet, welche Unternehmensform zur Anmeldung gebracht werden soll.

Was kostet die Eintragung ins Handelsregister?

Die Kosten für die Handelsregistereintragung sind für die verschiedenen Rechtsformen unterschiedlich: Während für einen eingetragenen Kaufmann (e. K.) nur die Gebühren des Registergerichts und die Notarkosten für die Anmeldung entstehen, fallen bei einer GmbH außerdem Notarkosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags sowie für die Beurkundung der Geschäftsführerbestellung weitere Kosten an. Folglich variieren die Gesamtkosten je nach Rechtsform von ca. 200 Euro beim e. K. oder der Offenen Handelsgesellschaft (OHG) bis über 1.000 Euro bei Kapitalgesellschaften wie der Aktiengesellschaft (AG). Dies betrifft die einmaligen Kosten bei erstmaliger Registrierung. Hinzu kommen zu späteren Zeitpunkten Kosten bei Adressänderungen oder anderen eintragungspflichtigen Tatsachen im Handelsregister.

Die Eintragung im Handelsregister: Was wird eingetragen?

Das Handelsregister hat zwei Abteilungen, das Handelsregister A (HRA) und das Handelsregister B (HRB).

In der Abteilung A (HRA)werden eingetragen:

  • der Einzelkaufmann (abgekürzt e. K., e. Kfm, bei Kauffrauen e. Kfr. o.ä.) und Betriebe der öffentlichen Hand, soweit sie gewerblich tätig sind  
  • die offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • die Kommanditgesellschaft (KG); hierzu zählt auch die GmbH & Co. KG
  • die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
  • juristische Personen nach § 33 HGB

In der Abteilung B (HRB) werden eingetragen:

  • die Aktiengesellschaft (AG)
  • die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
  • die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
  • der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG)
  • die Europäische Aktiengesellschaft (SE)

Wie lange dauert die Eintragung im Handelsregister?

Wenn keine Eintragungsmängel vorliegen, kann eine Handelsregistereintragung schon binnen weniger Arbeitstage erfolgen, nachdem der Notar die Anmeldung übermittelt und sie eingegangen ist. Wie lange die Dauer im konkreten Einzelfall ist, hängt jedoch von der Auslastung des Registergerichts ab. Du kannst allerdings dazu beitragen, dass es zu keinen Verzögerungen kommt. Sorge beispielsweise dafür, dass an der Adresse deines Startups ein Briefkasten mit dem Firmennamen rechtzeitig vorhanden ist. Denn wenn das Anschreiben des Registergerichts nicht zugestellt werden kann, weil der Empfänger unbekannt war, führt das zu Nachforschungsaufwänden und vermeidbaren Verzögerungen.

Was ist nach der Eintragung ins Handelsregister öffentlich einsehbar?

Diese wesentlichen Eintragungen kannst du im Handelsregister einsehen:

  • Name der Firma
  • Firmensitz und Zweigniederlassungen mit Anschriften
  • Gegenstand des Unternehmens
  • vertretungsberechtigte Personen (Vorstand, Leitungsorgan, geschäftsführende Direktoren, Geschäftsführer, Prokuristen, Inhaber, persönlich haftende Gesellschafter) sowie besondere Vertretungsbefugnisse von Personen
  • Rechtsform des Unternehmens
  • Grund- oder Stammkapital
  • Kommanditisten, Mitglieder
  • Sonstige Rechtsverhältnisse, z. B. Umwandlungen, Eröffnung der Insolvenz, Löschung der Firma

Wenn der Eintrag deines Startups im Handelsregister vollzogen ist, kannst du also die Handelsregistereintragung prüfen. Jeder kann im Handelsregister online recherchieren, wobei Kosten entstehen, die derzeit 4,50 Euro betragen.

Wie kann man nach einem Handelsregistereintrag suchen?

Da jedes Unternehmen, also auch Kleingewerbetreibende, in ihren Webseiten ein Impressum haben müssen, kannst du dort die Handelsregisternummer nachsehen. Denn die HR-Nummer muss von eintragungspflichtigen Unternehmen im Impressum angegeben werden. Du kannst dann eine Anfrage beim Registergericht mit der HR-Nummer stellen. Aber auch ohne HR-Nummer ist eine Handelsregisterrecherche möglich, nämlich mit Schlagworten wie beispielsweise dem Unternehmensgegenstand. So kannst du herausfinden, ob es bereits andere Unternehmen, für die eine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, denselben oder einen ähnlichen Unternehmensgegenstand verfolgen wie dein Startup. Welche weiteren Eintragungspflichten ggf. noch bestehen können, hängt von der Art der Tätigkeit ab.

Welche weiteren Eintragungspflichten bei Unternehmensgründung gibt es?

Wenn du z. B. als BWL-Absolvent das Steuerberaterexamen bestanden hast und mit deinem Startup eine App anbieten willst, die Unternehmen hilft, ihre Steuerlast zu senken, betreibst du gestaltende Steuerberatung. Dann musst du dich im Berufsregister der Steuerberater eintragen lassen. Es ist also mit einem Eintrag im Handelsregister nicht getan – zusätzlich ist einer im Berufsregister der örtlichen Steuerberaterkammer nötig. Dies gilt für geschützte Berufe, zu denen beispielsweise die rechts- und steuerberatenden Berufe zählen. Wie du siehst, gibt es eine Vielzahl von Anträgen, Verpflichtungen, Regeln und Angaben für unterschiedliche Verzeichnisse, die du bei der Existenzgründung beachten musst.

Fazit: Handelsregistereintrag ja oder nein?

Beim Handelsregistereintrag denken viele an die GmbH-Eintragung im Handelsregister oder dem Eintragen von Personengesellschaften im Handelsregister. Dass nicht nur GmbHs, sondern viele andere Rechtsformen eintragungspflichtig sind, weißt du jetzt und auch, wie eine Handelsregistereintragung zustande kommt sowie welche Vorteile und auch Nachteile damit verbunden sein können. Bei der Entscheidung für oder gegeneinen Handelsregistereintrag kannst du dir professionelle Hilfe holen – nicht nur kostenpflichtig bei Rechtsanwälten und Steuerberatern, die nach ihren Gebührenordnungen abrechnen, sondern auch sehr kosteneffizient bei der Industrie-und Handelskammer (IHK).

     

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