Kassensystem: Arten und Funktionen

Du planst deine Unternehmensgründung oder bist dabei, einen kleinen Dienstleistungsbetrieb zu eröffnen? Dann musst du dich zeitnah auch mit der Frage nach einem geeigneten Kassensystem beschäftigen. Welche Funktionen deine künftige Kasse mitbringen soll, hängt von deiner Geschäftsidee bzw. deiner Branche ab. Auch rechtliche Aspekte spielen bei der Wahl der richtigen Kassenart für dich als Gründer:in eine Rolle. Nutze deshalb das Wissensportal von LEXROCKET und erfahre, welche Kassensysteme es gibt und wie du mit deren Hilfe deine Betriebsabläufe optimieren kannst. Lerne darüber hinaus, welche gesetzeskonformen Auflagen für eine Kasse heute gelten und mit welchen Kosten du für Soft- und Hardware eines modernen Kassensystems zu rechnen hast.

Kassensysteme: Definition und Anforderungen

Wenn deine Gründungsidee täglich zahlreiche Bargeschäfte zur Folge hat, wirst du in Zeiten der Digitalisierung um ein modernes Registrier-Kassensystem nicht herum kommen. Das ist zwar anfangs mit Investitionen für Hard- und Software verbunden, erleichtert dir aber eindeutig deine Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt. Wenn du dich gerade mit den Angeboten unterschiedlicher Anbieter von Kassensystemen und deren IT-Lösungen beschäftigst, ist es essenziell, darauf zu achten, dass dein Favorit dir die Integration einer sogenannten „zertifizierten TSE“ garantieren kann. Dann bist du auf jeden Fall auf der rechtssicheren Seite. Folgendes solltest du dazu wissen, wenn du der Frage nachgehst, welche Kassensysteme es gibt:

Kassensicherungsverordnung

Wichtige Infos kannst du dir in der sogenannten „Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) nachlesen, die das Finanzministerium erlassen hat. Dieses Regelwerk schreibt für alle Registrierkassen bzw. Kassensysteme in Deutschland neue Sicherheitsstandards vor. Damit soll Manipulationen der erfassten Daten und somit Steuerhinterziehung entgegengewirkt werden. Wesentlich sind vor allem zwei Neuerungen:

  • Belegausgabepflicht: Für jede Kassentransaktion muss du als Gründer einen Beleg erstellen und dem Kunden aushändigen.
  • TSE-Zertifikat: Alle Betriebe, die mit Registrierkassen arbeiten, müssen belegen, dass diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind.

Nachrüstungspflicht per Gesetz

Wenn du deine Kasse vor dem 1. Januar 2020 angeschafft hast und sie sich mit Blick auf die neue Verordnung nicht nachrüsten lässt, musst du dir eine neue, regelkonforme Registrierkasse oder Kassensystem kaufen. Dazu hast du noch bis Dezember 2022 Zeit, danach bekommst du Probleme.

Falls dein Gründungsprozess noch voll im Gange ist, solltest du also von vornherein darauf Wert legen, in TSE-zertifiziertes Kassensysteme zu investieren, die – im besten Fall - mit deiner Buchhaltungssoftware für Gründer kompatibel sind. Seriöse Kassenhersteller erklären dir, welche Software-Updates und erweiterte Funktionen für ein Online-Kassensystem zur Verfügung stehen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen genügen, als auch deine individuellen Betriebsabläufe verbessern. Sprich am besten zusätzlich mit anderen Unternehmer:innen deiner Branche und lass dir von Ihren Erfahrungen mit modernen Registrierkassen und Kassensystem-Arten berichten. So gelingt dir ein Überblick und du kannst du vielleicht noch schneller die richtige Entscheidung treffen.

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Definition Kassensystem und POS

Kassensysteme sind die nächste Generation von Registrierkassen. Häufig triffst du auch auf die Abkürzung POS, was aus dem Englischen kommt und im Zusammenhang mit einem Kassensystem „Point of Sale“ bedeutet. Gemeint ist der Ort, wo der Zahlungsvorgang stattfindet. POS-Kassensysteme eint der Vorteil, eine Fülle von Berichten, Protokollen und Analysen liefern zu können.

Nutzerbranchen: Was müssen Gründer wissen?

Wer mit elektronischen Kassensystemen und Registrierkassen arbeitet, ist stets von der Kassensicherheitsverordung (KassenSichV) betroffen. Folgende Branchen sind z. B. gemeint:

  • Handwerk
  • Reisegewerbe
  • Gesundheitswesen
  • Dienstleistungsgewerbe
  • Gastronomie
  • Handel, z. B. Einzelhandel
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Kassenbuchpflicht

Wenn du mit einer offenen oder analogen Kasse arbeitest, die ohne jegliche Elektronik auskommt, betreffen dich die gesetzlichen Neuerungen nicht. Jene Kassenarten sind zwar „old-school“, aber auch dennoch in Deutschland erlaubt. In Konsequenz müssen Gründer:in bzw. Firmeninhaber:in dann ein lückenloses Kassenbuch führen, in welchem alle Geschäftsvorgänge und Beträge eingepflegt sind.

TSE und was dahinter steckt

Die technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE genannt – sichert, laut Anforderungen der KassenSichV, alle Transaktionen von modernen Registrierkassen oder Kassensystem-Arten. Dazu protokolliert und speichert das TSE-System alle deine Eingaben und verhindert gleichzeitig, dass du diese unbemerkt löschst oder willentlich änderst. So können auch manipulative Absichten ihrer Besitzer:innen durchkreuzt werden. Beispielsweise gelingt es diesen nicht mehr, Umsätze am Ende des Tages zu fälschen, um beispielsweise weniger Steuern zu zahlen. Besser ist es stattdessen, Steuertipps für Existenzgründer zu beachten, um auf legalem Weg Steuern zu sparen.

Ein TSE-System arbeitet mit einem internen Speicher, der für jeden Verkauf einen bestimmten Code generiert und diesen wieder an das Kassensystem zurückliefert. Diese Codes sind auf jedem Kassenbon aufgedruckt und in einem TSE-Protokoll zu sehen. Weil das Protokoll gleichzeitig exportierbar ist - und zwar an die Adresse des Finanzamts - kann die Behörde fast in Echtzeit überprüfen, ob in deinem Betrieb alle Umsätze korrekt erfasst wurden. Dazu muss nur der Kassenbon mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware verglichen werden.

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Kassennachschau durch das Finanzamt

Das Finanzamt darf jene „digitale Kassennachschau“ ohne Ankündigung durchführen. Falls trotz vorhandenem TSE-Systems Unregelmäßigkeiten auffallen, darf die Behörde entweder eine Steuerschätzung für dein Unternehmen vornehmen oder sogar eine Betriebsprüfung anberaumen - für Betriebseigner oft eine unangenehme und zeitraubende Erfahrung!

Es besteht zum Thema „Rechtskonformität“ noch eine weitere Anforderung an Gründer:innen wie dich. Wenn du zum Beispiel mit einem digitalen Kassensystem für Einzelhändler:innen arbeitest, muss die von dir verwendete Software stets GoBD-konform funktionieren. Das heißt, es muss sichergestellt sein, dass die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie der Datenzugriff (GoBD)“ beachtet und umgesetzt werden. Informiere dich deshalb beim Hersteller deiner Wahl, ob Hard- und Softwarefunktionen deines favorisierten Kassensystems jene rechtlichen Vorgaben erfüllen.

Registrierkasse und Kassensystem: Ein Vergleich

Die Hauptaufgabe einer Registierkasse ist es, Kassenvorgänge, z. B. Verkäufe, Ausgaben, Entnahmen oder Stornos chronologisch aufzuzeichnen. Klassische Registrierkassen hatten deshalb in der Vergangenheit außer diesen Basics kaum weitere Funktionen zu bieten. Im Gegensatz zu modernen Kassensystemen ist diese Art dann nicht vernetzt und kann betriebliche Abläufe somit nicht unterstützen.

Die Hauptaufgabe einer Registrierkasse ist es, Kassenvorgänge, z. B. Verkäufe, Ausgaben, Entnahmen oder Stornos chronologisch aufzuzeichnen. Klassische Registrierkassen hatten deshalb in der Vergangenheit außer diesen Basics kaum weitere Funktionen zu bieten. Im Gegensatz zu modernen Kassensystemen ist diese Art dann nicht vernetzt und kann betriebliche Abläufe somit nicht unterstützen.

Wenn du dich aktuell noch nicht entscheiden kannst, ob du beispielsweise eine Registrierkasse oder ein Kassensystem für Kleinunternehmer anschaffen sollst, prüfe folgende Vorteile und Stärken des jeweiligen Modells. Diese Gründe sprechen für eine Registrierkasse:

  • Du führst z. B. ein Einzelhandelsgeschäft mit weniger als 2000 Produkten.
  • Du generierst mehr Bargeld- als Kartenzahlungen.
  • Du bevorzugst nur ein Gerät, das geschäftliche Transaktionen dokumentiert und Geld sowie kleine Dokumente aufbewahrt.
  • Es macht dir nichts aus, Geschäftsvorgänge wie Bestandsverwaltung manuell zu leisten.
  • Anschaffungskosten sind niedrig, es gibt keine weiteren monatlichen Gebühren.
  • Dein Internet ist nicht zuverlässig, deshalb willst du offline arbeiten.

Folgende Gründe legen den Kauf eines Kassensystems nahe:

  • Du führst ein komplexes Geschäft, z. B. ein Restaurant mit Service oder suchst ein Kassensystem für den Einzelhandel mit großem Lagerbestand.
  • Du möchtest Unternehmensprozesse automatisieren und Zeit sparen.
  • Du möchtest Fehler in der Buchhaltung und im Lagerverwaltung vermeiden.
  • Du weißt ein internetbasiertes Cloudsystem zu schätzen.
  • Du möchtest ein rechtskonformes Kassensystem, das flexibel und anpassungsfähig ist.

Moderne Kassensysteme: Arten und Funktionen

Moderne Registrierkassen bzw. ganze Kassensysteme sind aus dem Handel nicht mehr wegzudenken. Sie sind IT-gestützt und weisen in der Regel mindestens vier Hardware-Komponenten vor:

  • Eingabeeinheit: Tastatur und Scanner
  • Recheneinheit
  • Geldlade
  • Ausgabe-Einheit = Bondrucker

Der Herstellermarkt zeigt mit seinem breiten Angebot, welche Kassensysteme es gibt. Folgende Kassenarten bieten sich für Gründer:innen an:

Elektronische Registrierkasse:

Die Daten werden über die Tastatur oder den Handscanner eingegeben. Moderne Modelle verfügen im Gegensatz zu älteren über eine Schnittstelle zur Datenauslese. Damit lassen sich tägliche Analysen aufrufen, was z. B. die Buchführung ungemein erleichtert.

PC-Kassensysteme:

Sie zählen zu den offenen Systemen, die z. B. auf gängigen Windows-Betriebssystemen basieren und als Einzelplatz- sowie Mehrplatzversion zu haben sind. Sie speichern und archivieren Daten auf der internen Festplatte oder auf externen Medien. Daten werden ebenfalls über Tastatur oder Scanner bzw. Touchscreen eingepflegt. Kassensysteme dieser Art ermöglichen die Vernetzung gleich mit mehreren Abteilungen wie Warenwirtschaft sowie Buchhaltung und Lagerverwaltung. Auch die Zeiterfassung des Personals ist hiermit kein Problem.

Geschlossene Kassensysteme:

Hier liegen Hard- und Software-Lösungen spezieller Hersteller vor. Nutzer sind deshalb eng an den jeweiligen Hersteller gebunden und müssen bei der Datenauswertung auf seine Hardware-Features zurückgreifen.

Branchenabhängige Kassensysteme:

Es gibt zahlreiche Kassensystem-Arten, angefangen von der Wiegekasse beim Metzger oder Obsthändler, dem Taxameter oder einem Parkschein-Automaten. Sie alle basieren auf Kassensystemen, die spezielle Branchenanforderungen berücksichtigen. Auch sie speichern, exportieren und weisen Daten rechtskonform aus.

Flexible App-Systeme:

Klassischer Anwender dieses Kassensystems ist auch die Gastronomie. Mithilfe eines „Handheld“ oder „iPads“ werden Bestellungen von Gästen flexibel und schnell am Tisch erfasst und per App an die Getränketheke oder in die Küche weitergeleitet. Elektronische Bezahlform ist mobil ebenfalls möglich, denn alle üblichen Zusatzgeräte wie Barcode-Scanner, Bondrucker und Kassenlade können via Bluetooth und WLAN integriert werden.

POS-Kassensysteme:

Hier handelt es sich um ein Komplettsystem, für das es keine festen Ausstattungsfeatures gibt. Es ist ein ideales Kassensystem für Dienstleister, z. B. für Gewerbetreibende mit einem kleinen Laden. Sie brauchen POS z. B. nur zum Verwalten von Transaktionen. Größere Unternehmen benötigen zusätzlich Kartenlesegeräte und Belegdrucker. Deshalb solltest du dich als Gründer nachhaltig beraten lassen, bevor du dein POS-System individuell zusammenstellst.

Preise für ein Kassensystem?

Wenn du die Kosten diverser Kassensystem-Arten einschätzen möchtest, musst du erst einmal festlegen, für welche Art von Unternehmen du sie einsetzen möchtest. Denn je nachdem, ob du ein Geschäft, ein Restaurant oder einen Handwerksbetrieb führst, weichen die Preise für eine Registrierkasse bzw. ein modernes Kassensystem stark voneinander ab. Folgende Faktoren beeinflussen den Preis:

  • Komplexität des Unternehmens bestimmt Funktionsvielfalt des Kassensystems z. B. kundenseitige Displayanzeige, Barcode-Scanner, Kartenleser-Ständer oder Restaurantküchen-Drucker.
  • Manchmal braucht es zusätzlich zu vorgefertigten Geräten speziell angefertigte Teile.
  • Oft ist eine Offline-Funktionalität wünschenswert.
  • Karten und mobile Wallets sind Preistreiber.

Die Kosten hängen also von der jeweiligen Hardware, der System-Software bzw. von Karten und mobilen Wallets ab, die vom System akzeptiert werden sollen. Einige Kassensysteme leisten sogar Rechnungsstellung mithilfe von Smartphones an bzw. bieten Zusatztools, die je nach Serviceanbieter integriert werden können. Oftmals entstehen dadurch zusätzliche laufende Kosten.

Unser Tipp

Kosten für Startups

Hast du ein eher kleines Start-up, musst du für ein Hardware-Kassensystem bis zu 1.000 Euro rechnen, plus eine Software-Lizenz für circa 20 bis 100 Euro monatlich. Neben zentralen Kassensystem-Ausstattungen gibt es weitere optionale Ausstattungen und Zubehör. Doch In den wenigsten Fällen brauchen Gründer:innen wie du zu Beginn gleich alles, was möglich ist. Übrigens: Leasen ist auch eine Option. Informiere dich beim Hersteller!

Fazit:  Multitalent Kassensystem

Bei der Wahl deines geeigneten Kassensystems ist vordergründig aber nicht der Preis, sondern dessen Funktionalität ausschlaggebend. Denn alle Arten moderner Kassensysteme sind mit Blick auf Datenspeicherung und Dokumentation rechtskonform ausgelegt und bieten Schnittstellen zu anderen Abteilungen wie Marketing, Buchhaltung und Lagerverwaltung. Mithilfe solcher Funktionen gelingt es dir problemlos, z. B. Warennachschub zu organisieren, dich um deine Kundenbindung zu kümmern und die Daten deiner Mitarbeiter zu verwalten.

Erschwingliche Kassensysteme gibt es tatsächlich für jede Unternehmensgröße und Branche. Mit sogenannten POS-Systemen kannst du sogar individuelle Hardware-Lösungen 1zu1 für dein Start-up zusammenstellen. Überlege dir also unbedingt, welche Kriterien dein Kassensystem erfüllen sollte, hole Vergleichsangebote ein und mach dich schlau in deiner Branche. Fehler kommen dich vergleichsweise teuer zu stehen: Denn hast du bis zum Ende von 2022 unter diversen Arten kein Kassensystem mit zertifizierter TSE gewählt, stellst du also keine Belege aus oder hast Fehler in der Dokumentation deiner Daten, dann droht dir ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

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