Kleinunternehmerregelung: Das Wichtigste im Überblick

Du möchtest dich selbstständig machen, ein Gewerbe anmelden oder planst eine berufliche Zukunft als Freiberufler:in? Dann musst du deine Tätigkeit in jedem Fall bei der richtigen Behörde ausweisen. Das kann das Gewerbeamt oder direkt das Finanzamt sein, je nachdem für welche Unternehmensform du dich entschieden hast. Ist das geklärt und der Gründungsprozess eingeleitet, kannst du dir überlegen, ob du auf dem Erfassungsbogen des Finanzamts die Kleinunternehmerregelung beantragen möchtest. Maßgeblich dafür ist nur die Höhe deines umsatzsteuerpflichtigen Umsatzes. Er legt fest, ob du die Voraussetzung zur Kleinunternehmerregelung erfüllst.

Definition: Wann genau ist man Kleinunternehmer:in?

Im Gewerbe und unter selbstständigen Unternehmer:innenn gibt es viele Gründer:innen, die in ihrer Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung anmelden. Die Voraussetzungen dafür legt das Umsatzsteuergesetz (UStG) in §19 mit genau definierten Umsatzgrenzen fest.

Wer darf die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Beispiele, wann die Kleinunternehmerregelung für z.B. Gründer:innen greift, erklären dir dein:e Steuerberater:in sowie Mitarbeiter:innen der Finanzverwaltungen. Online findest du kostenlose Rechner für Kleinunternehmer:innen nach §19 UStG. Damit kannst du selbst überprüfen, ob du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst. Grundsätzlich musst du nur verstehen, dass die Kleinunternehmerregelung eine Vereinfachung des Umsatzsteuergesetzes darstellt. Diese gilt für jede:n Selbstständige:n und Freiberufler:in, wenn Umsätze generiert werden. Wirst du nach der Kleinunternehmerregelung besteuert, sparst du dir z.B. die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen bei der Finanzbehörde.

Das besagt die Kleinunternehmerregelung

Wenn du z. B. Handwerker bist und deine Leistungen für Privatkund:innen gemäß der Kleinunternehmerregelung in Rechnung stellst, darfst du darin keine Umsatzsteuer ausweisen.

Ein zweiter einfacher Grundsatz der Kleinunternehmerregelung ist es, dass du im Gegenzug bei deinen gezahlten Rechnungen für Dienstleistungen Dritter auf den Vorsteuerabzug verzichtest. Wenn du deinen Anspruch auf Kleinunternehmerregelung nachweisen kannst, sparst du dir folglich viel Aufwand. Gerade im Gründungsjahr weißt du das bestimmt zu schätzen, weil für dich Themen wie Steuertipps für Existenzgründer:innen oder die richtige Form der Buchführung, z. B. als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), noch eine größere Herausforderung darstellen.

Gut zu wissen: Für das Finanzamt ist die Kleinunternehmerregelung von Vorteil. Angesichts des vergleichsweise niedrigen Steueraufkommens bleibt so deren Prüfaufwand verhältnismäßig und spart dem Verwaltungspersonal dort ebenfalls Zeit.

Generelle Umsatzgrenzen nach §19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung soll dir als Gründer:in oder als Freiberufler:in das Leben erleichtern, vor allem dann, wenn deine Jahresumsätze noch eher niedrig ausfallen. Bist du Gewerbetreibende:r, Selbstständige:r oder Freiberufler:in darf dein Umsatz laut §19im Umsatzsteuergesetz (UStG) für erbrachte umsatzsteuerpflichtige Leistungen bzw. Lieferungen folgendermaßen aussehen:

• Er darf im Vorjahr bzw. Gründungsjahr nicht höher sein als 22.000 Euro (bis 2019 waren das 17.500 Euro) UND
• Er darf im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen

Hat das Finanzamt deinen Antrag auf Kleinunternehmerregelung bewilligt, ist das zudem für deine Kundenakquise von Vorteil. Denn Privatkunden müssen bei dir als Kleinunternehmer:in keine Mehrwertsteuer zahlen und sparen dadurch oft sehr viel Geld, wenn sie dir als Kleinunternehmer:in einen Auftrag erteilen. Ein Hinweis darauf in deinem Kundengespräch kann sich positiv auf deine Geschäfte auswirken!

Kleinunternehmerregelung: Wo liegt die aktuelle Umsatzgrenze?

Seit 1. Januar 2020 gilt bezüglich des Umsatzes gemäß der Kleinunternehmerregelung eine neue Vorjahresgrenze von jährlich 22.000 Euro. Die gute Nachricht ist: Sie gilt auch rückwirkend. Wenn du als Kleinunternehmer:in in 2019 die alte Umsatzgrenze von 17.500 Euro überschritten, aber noch unter der neuen Grenzmarke von 22.000 Euro gelegen hast, bist du in 2020 folglich weiterhin Kleinunternehmer:in. Allerdings darf dann dein Umsatz die Summe von 50.000 Euro nicht übersteigen. Gelingt dir das nachweislich nicht, musst du deine Steuerschuld nach dem Regelsteuersatz an das Finanzamt abführen. Rechne also genau nach, wie sich die Grenze der Kleinunternehmerregelung für dich auswirkt!

Steuern zahlen als Kleinunternehmer:in: Wie hoch ist der Steuersatz?

Als Kleinunternehmer:in bist du vom größten Teil der Verwaltungsaufgaben einer ordnungsgemäßen Umsatzsteuererklärung befreit. Du musst dich folglich nicht mit den komplexen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes beschäftigen. Stattdessen profitierst du von folgenden Punkten:

• die diversen Umsatzsteuersätze spielen für dich keine Rolle.
• die Unterscheidung zwischen Netto-Rechnungsbetrag und Umsatzsteuerbetrag entfällt für dich.
• die Kleinunternehmerregelung erlaubt, die Vorsteuer nicht auszuweisen.
• Umsatzsteuervoranmeldungen betreffen dich nicht.

Alles, was von dir erledigt werden muss, ist die jährliche Steuererklärung als Kleinunternehmer:in. Dazu genügt es in der Regel, wenn du die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten zwei Jahre einträgst. Allerdings musst du für Steuererklärungen ab dem Kalenderjahr 2017 die erforderliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) elektronisch übermitteln. Das hat das Bundesfinanzministerium zur Auflage gemacht.

Tipp: Die Kleinunternehmerregelung sieht übrigens keine Steuernummer vor, diese wird Unternehmern erst ab einer bestimmten Größenordnung vom Finanzamt zugewiesen. Bis es soweit ist, identifizieren sie dich als Kleinunternehmer:in mithilfe deiner privaten Steuer-ID.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Ob du dich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest, bleibt dir überlassen. Damit du dich sicher fühlst, sprich am besten zusätzlich mit dem oder der Steuerberater:in deines Vertrauens. Eine einfach Steuerberatersuche ist auch online möglich! Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig und lohnt sich nicht für jeden. Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung solltest du deshalb stets gegeneinander abwägen. Wichtig: Du kannst allerdings nicht jedes Jahr aufs Neue entscheiden, ob du deine Umsatzsteuer nach den Vorschriften der Kleinunternehmerregelung abführen möchtest. Regel ist, wer die Kleinunternehmerregelung beendet, muss fünf Jahre warten, bis er erneut einen Antrag gemäß §19 stellen kann. Nach dem Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung gilt für dich folglich die Regelbesteuerung.

Steuerliche Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Wie du schon gelesen hast, kannst du dich als Kleinunternehmer:in mit deiner Preiskalkulation oft besser darstellen als umsatzstärkere Mitbewerber:innen. Denn du musst keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen. Wenn du zum Beispiel eine Dienstleistung als Kleinunternehmer:in anbietest und die Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschreitest, dann bist du mit der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG gut bedient. Auch bei Geschäften mit anderen Kleinunternehmer:innen erzielst du einen soliden Gewinn, weil sie ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen. Das betrifft z. B. Vereine oder Bildungsinstitutionen wie die Volkshochschule.

Kleinunternehmerregelung und ihre Nachteile

Schwierig wird es, wenn du vor allem umsatzsteuerpflichtige Geschäftskund:innen hast. Denn sie stellen dir Mehrwertsteuerbeträge in Rechnung, die sie vom Finanzamt erstattet bekommen. In so einem Fall ist die Entscheidung pro Kleinunternehmerregelung wegen der Mehrwertsteuer für dich möglicherweise von Nachteil.

Beispiel-Rechnung mit Kleinunternehmerregelung (KUR) vs. umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen (Beispielrechnung in Höhe von 300,00 €):

• Mit KUR: Endpreis = Nettopreis für Geschäftskunden = 300,00 €
• Ohne KUR: Endpreis - 19 % Mehrwertsteuer = Nettopreis für Geschäftskunden = 243,00 €

Kann man freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung solltest du in Erwägung ziehen, wenn du hohe Investitionen z. B. für deine Büroausstattung oder gar deine Gewerbeimmobilie tätigst. Oder wenn du regelmäßige hohe Ausgaben hast, auf die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) erhoben wird. In beiden Fällen ist die Kleinunternehmerregelung von Nachteil. Grund: Kleinunternehmer:innen können in solchen Fällen die gezahlte Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) nicht vom Finanzamt zurückerhalten.

Wielange gilt dann der Regelsteuersatz?

Der Regelsteuersatz und dessen Höhe sind wiederkehrend Thema in der Finanzpolitik. Er ist in den vergangenen 50 Jahren von den jeweiligen Regierungsverantwortlichen immer weiter angehoben worden. Die Höhe des Regelsteuersatzes ist im §12 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgeschrieben. Seit 2007 liegt er bei 19 Prozent. Selbstständige wie du müssen unterscheiden, wann sie auf ihren Rechnungen für Dienstleistungen oder Lieferungen eine Umsatzsteuer von 19 oder 7 Prozent ausweisen.

Ein ermäßigter Steuersatz mit 7 Prozent kommt für dich nur dann in Frage, wenn du, z. B. Gastwirt bist und deinen Gästen nur Stehtische oder gar keine Sitzgelegenheiten anbietest. Auch auf viele Lebensmittel oder bestimmte Produkte des Grundbedarfs musst du nur mit 7 Prozent Umsatzsteuer kalkulieren.

Gelten für dich als Unternehmer:in die Vorschriften des Regelsteuersatzes, musst du die Regelwerke des UStG genau im Auge behalten und beispielsweise monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen leisten. Was bedeutet, dass du Vorauszahlungen zu leisten hast und zur genauen Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge verpflichtet bist. Wichtig: Der Regelsteuersatz gilt immer, es sein denn du bist als Kleinunternehmer:in umsatzsteuerbefreit!

Diese Angaben gehören auf die Kleinunternehmer-Rechnung

Wie du mit Blick auf die Kleinunternehmerregelung richtig Rechnungen schreibst, erklärt dir §14 Abs. 4 UStG. Darin findest du sogenannte Pflichtangaben, die auch du als Kleinunternehmer:in auf deiner Rechnung unbedingt berücksichtigen musst. Der einzige Unterschied für dich liegt im Regelwerk des §19 UStG: Denn für dich als Kleinunternehmer gilt die Umsatzsteuerbefreiung. Deshalb musst du auf deinen Rechnungen auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings solltest du deine Kund:innen im Rechnungsdokument grundsätzlich darauf hinweisen, dass du nach Kleinunternehmerregelung OHNE Umsatzsteuer abrechnest. Damit sorgst du bei ihnen für Klarheit und stellst sicher, dass sie deinen Rechnungsbetrag pünktlich überweisen.