Mahnung schreiben: Unangenehmes höflich verpackt

Du bist Gründer:in und konntest bereits einen kleinen Kundenstamm aufbauen? Dann ist deine Geschäftsidee offensichtlich auf eine positive Nachfrage gestoßen. Was aber tust du, wenn deine Kund:innen ihre Rechnungen nicht pünktlich begleichen? Welche Optionen gibt es, damit du an dein Geld kommst? Wusstest du, dass einer Zahlungserinnerung bzw. einem Mahnungsschreiben an die Kund:innenadresse immer eine formal korrekte Rechnung vorausgegangen sein muss?

Erst wenn deine Rechnungsvorlage den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist dein Kunde oder deine Kundin verpflichtet zu zahlen. Erste Aufgabe für Gründer:innen ist es deshalb, sich mit dem kleinen 1x1 zur Rechnungserstellung auseinanderzusetzen. Im zweiten Schritt solltest du dich mit der Frage beschäftigen, wie eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung auszusehen hat. Im Wissensportal von LEXROCKET kannst du nachlesen, weshalb es ratsam sein kann, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung an säumige Kund:innen zu schreiben. Schließlich vergessen wir alle mal etwas! Mach dich schlau, wie du mit deinen Zahlungssäumigen optimal umgehst!

Die formalen Inhalte einer Rechnung

Jede:r Unternehmer:in muss eine formal korrekte Rechnung für erbrachte Leistungen erstellen. Im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist klar geregelt, dass Rechnungen erstens offizielle Dokumente sind und zweitens bestimmte Pflichtangaben vorweisen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Rechnungen ihren Empfänger:innn auf dem Postweg oder online zugestellt werden. Folgende Angaben gelten für eine korrekte Rechnung, anderenfalls ist es sinnlos, eine Mahnung zu schreiben:

  • Adresse deiner Firma sowie Adresse des Rechnungsempfängers
  • Deine Steuernummer bzw. ID-Nummer
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umfang und Beschreibung der bestellten Ware oder Leistungen
  • Leistungs- oder Lieferdatum
  • Rechnungsbetrag mit Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag
  • Angabe des Steuersatzes
  • Zahlungsziel

Die Bankverbindung deines Unternehmens kann beispielsweise ganz unten auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden. Es handelt sich dabei jedoch nicht um eine formale Pflichtangabe. Eine Rechnung kannst du in Word entweder selbst entwickeln und als Vorlage weiterverwenden. Alternativ kannst du mit einer Gründer:innen-Software arbeiten, was dir die Rechnungsstellung erheblich erleichtert. Online gibt es sowohl für eine Rechnung als auch für eine Mahnung zahlreiche kostenlose Muster. Im Internet findest du für eine Zahlungserinnerung ebenfalls Vorlagen und Muster.

Mahnung: Warnschuss bevor der Gerichtsvollzieher kommt

Bist du Gründer:in, dann ist es anfangs noch unangenehm, einen Text als Zahlungserinnerung oder gar eine Mahnung wegen Zahlungsverzug zu schreiben und an Kunden zu schicken. Vor allem dann, wenn du diese gerade erst gewonnen hast. Beim Schreiben einer Mahnung möchtest du in deinen Formulierungen nicht unhöflich sein, andererseits bist du auf ausstehende Einnahmen für erbrachte Leistungen und gelieferte Produkte angewiesen. Es ist verständlich, dass es dir als Jungunternehmer:in noch schwer fällt, eine Mahnung richtig zu schreiben. Möglicherweise ist dir nicht klar, wie dein Text für Mahnungen aufgebaut sein soll. Denn dass Kund:innen nicht pünktlich überweisen, kann unterschiedliche Gründe haben:

  • Vielleicht liegt ein Buchungsfehler vor und deine Rechnung war nicht korrekt?
  • Hat der Kunde unter Umständen reklamiert, weil er mit deiner Leistung nicht zufrieden war?
  • Ging die Rechnung eventuell verloren?
  • Möglicherweise ist der Kunde krank, im Urlaub oder hat die Rechnung schlichtweg vergessen?
  • Zahlungsschwierigkeiten wegen fehlender Liquidität des Kunden können durchaus ein Grund sein.
  • Betrügerische Absichten, sich vor den Kosten zu drücken, können ebenfalls dahinter stecken.

Egal, welche Gründe du einem Zahlungssäumigen zugutehalten könntest, es ist ratsam, dich im Rahmen zumutbarer Fristen bei jenen „schwarzen Schafen“ bemerkbar zu machen und ihnen eine höfliche Zahlungserinnerung zu schicken. Schließlich geht es auch um deinen Ruf als Unternehmer:in. Sicherlich willst du als Anbieter:in von Produkten oder Dienstleistungen ernst genommen werden.

Mahnung: Am Anfang steht die Unschuldsvermutung

Bis das Gegenteil bewiesen ist, gilt in rechtlichen Zusammenhängen häufig die Unschuldsvermutung. So kann ein fehlender Zahlungseingang beispielsweise bedeuten, dass dein Kunde die Rechnung schlichtweg vergessen hat. Im Alltag passiert das schon einmal. Deshalb hat sich im Forderungsmanagement von Unternehmen ein dreistufiges Verfahren bewährt. Folgender Ablauf stellt eine Empfehlung dar und zeigt, wieviele Mahnungen man schreiben muss:

  • Zunächst sendest du eine Zahlungserinnerung,
  • erst dann folgt die erste Mahnung,
  • danach die zweite Mahnung.
Unser Tipp

Regelung im BGB

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist im § 286 Absatz 3 genau geregelt, wann ein Schuldner bzw. Verbraucher mit Blick auf ausstehende Forderungen in Verzug kommt. Demnach tritt der Zahlungsverzug erst ein, wenn ein Schuldner – trotz angebenem Zahlungsziel und Mahnung – für eine Leistung nicht bezahlt.

Ausnahmen bestätigen die Regel: Wenn ein Kunde z. B. eine Lieferung in Rechnung gestellt bekommt, die nicht bei ihm eingegangen ist oder deren Annahme er, wegen eines offensichtlich unverschuldeten Schadens verweigert, kommt der Kunde nicht in Verzug. In diesem Fall kannst du ihm auch keine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung schreiben.

Unangenehm wird es für dich als Unternehmer:in, wenn sich Firmenkund:innen auf eine angeblich nicht zugestellte Rechnung berufen. Aus der Praxis der Unternehmensführung ist hinlänglich bekannt, dass dieses Verhalten mitunter Methode hat und darauf abzielt, die Liquidität des Rechnungsempfängers kurzfristig zu erhöhen. Deshalb ist es immer ratsam, dass du eine schriftliche Mahnung per Einschreiben versendest.

Verzugszinsen geltend machen

Deine Rechnung war formal korrekt und wurde nach erbrachter Leistung deinem Kunden überstellt. Kommt dein Kunde dann in Verzug, erleidest du bzw. deine Firma, juristisch betrachtet, einen sogenannten „Verzögerungs- oder Verzugsschaden“. Deshalb darfst du beim Schreiben einer Mahnung sowohl Mahngebühren als auch Verzugszinsen zusätzlich zum noch ausstehenden Rechnungsbetrag verlangen.

Die Höhe der Verzugszinsen richten sich danach, ob du Privatleute oder Firmen als Kund:innen hast. Im § 288 Abschnitt 1 und 2 BGB heißt es, dass der Verzugszinssatz für private Kund:innen fünf Prozentpunkte über dem jährlichen Basiszinssatz beträgt. Bei Rechtsgeschäften, die keine Endverbraucher betreffen, liegt der Zinssatz für Entgeltforderungen bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Gegenwärtig liegt der Basiszinssatz, den die Bundesbank jährlich zum 1. Januar neu festlegt, unverändert bei minus 0,88 % (Stand 1. Januar 2021). Das bedeutet, dass du – bezogen auf den geschuldeten Betrag - einem privaten Zahlungssäumigen 4,12 Prozentpunkte und einem Geschäftskund:innen 8,12 Prozentpunkte Verzugszinsen, berechnen darfst.

Hinweis: Gründer:innen, die zum ersten Mal selbstständig eine Mahnung schreiben, müssen wissen, dass sie von Geschäftskund:innen oder öffentlichen Auftraggebern eine Mahngebühr in Höhe von 40 Euro verlangen dürfen. Bei privaten Verbrauchern kannst du bei Zahlungsverzug die Mahngebühren selbst festlegen. Folgende Richtwerte finden häufig Anwendung:

  • Mahnpauschale bei Zahlungserinnerungen: 2,50 bis 5 Euro
  • Pauschale bei 1. Mahnung: 5 bis 7,50 Euro
  • Pauschale bei 2. Mahnung: 7,50 bis 10 Euro

Starten solltest du dein Mahnwesen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, die im reinen Wortsinn deinen Kunden zunächst nur an die offenen Rechnungsbeträge erinnert. Später, beim Schreiben der ersten Mahnung kannst du neben neuen Fristen zur Zahlung auch jene Verzugszinsen samt Mahnpauschale geltend machen. Möchtest du jedoch deine Kundenbeziehungen noch nicht gefährden, ist es empfehlenswert, mit dem Schreiben einer Mahnung noch einige Tage zu warten.

Die Mahnung: Form und Inhalte

Wie die erste Mahnung, kann auch dieser zweite Versuch eines außergerichtlichen Mahnverfahrens wie eine Rechnung gegliedert sein, denn für Mahnschreiben gibt es kein Pflichtformat. Am besten ist es, du übernimmst für Mahnschreiben alle relevanten Rechnungsangaben sowie deine Bankverbindung und erfasst als zusätzliche Position die Verzugszinsen und Mahngebühren. Außerdem ist in der Mahnung eine Frist von z. B. 10 Tagen zu setzen, bis dahin sollte die ausstehende Gesamtsumme auf deinem Konto eingegangen sein. Folgende Übersicht fasst nochmals alle wichtigen Angaben zusammen, die du beim Mahnung schreiben im Auge behalten musst:

  • Die Inhalte der Originalrechnung müssen nachvollziehbar und übersichtlich aus der Mahnung hervorgehen.
  • Erwähne den Zahlungsverzug deines Kunden konkret.
  • Lege eine neue Zahlungsfrist fest; in der zweiten Mahnung kannst du auch eine sofortige Bezahlung fordern.
  • Mache Rechnungsnummer, ursprüngliches Datum zur Fälligkeit und die offene Gesamtsumme deutlich.
Unser Tipp

Kundenbindung schützen

Letztendlich ist es eine Frage von Fingerspitzengefühl, wie du dich deinen Kunden gegenüber verhältst. Schließlich möchstest du es dir ja nicht mit guten Kunden verderben. Wenn du unsicher bist, kannst du eine freundliche Mahnung schreiben oder durchaus vorher bei dem Schuldner anrufen und dich in einem persönlichen Gespräch vergewissern, was der Grund für die Zahlungsverzögerung ist.

Klartext reden und gerichtliche Schritte ankündigen

Haben deine pfiffige Zahlungserinnerung sowie die erste Mahnung deinen Kunden nicht zur Einsicht gebracht, wird es Zeit, dass du ernst machst. Nun musst du in den sauren Apfel beißen und mithilfe deiner zweiten Mahnung gerichtliche Schritte androhen. In diesem Mahnschreiben müssen nun außer der ausstehenden Rechnungssumme, die Verzugszinsen sowie Mahngebühren aufgeführt sein. Du solltest deinen säumigen Kunden explizit darauf hinweisen, dass diese entstandenen Zusatzkosten ebenfalls von ihm getragen werden müssen.

Wie erwähnt, liegt es in deinem Ermessen, ob du bereits nach der Zahlungserinnerung mit rechtlichen Schritten drohst oder ob du das erst in der zweiten und somit letzten Mahnung deutlich machst. Ein Schreiben mithilfe einer Vorlage gelingt leicht, wenn du alle relevanten Rechnungsdaten berücksichtigst und z. B. eine Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher wählst.

Letztes Mittel: Das gerichtliche Mahnverfahren

Erst wenn ein:e Schuldner:in alle deine Mahnschreiben ignoriert hat und seine Schulden bei dir noch immer nicht beglichen sind, solltest du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Konkret heißt das: Du stellst beim zuständigen Amtsgericht einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Das machst du entweder mithilfe eines offiziellen Vordrucks oder direkt online.

Das ist für alle Beteiligten günstiger als eine Klage, weil in der Regel kein Gerichtsprozess folgt. Nur wenn der Schuldner oder die Schuldnerin dem offiziellen Mahnbescheid widerspricht, solltest du dir einen Anwalt oder einer Anwältin nehmen und eine Klage in Erwägung ziehen. Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, wo Zahlungssäumige meistens die offene Rechnung begleichen. In Konsequenz ist die Beziehung zwischen dir und deinem Kund:innen für die Zukunft belastet, das heißt, eure Geschäftsbeziehung wird sicher nicht fortgesetzt werden.

So bedauernswert das auch sein mag: Es ist wichtig, dass du als verantwortliche:r Unternehmer:in säumigen Kund:innen die richtigen Signale sendest. Schließlich ist es für den Erfolg deines Startups nicht zielführend, wenn Schuldner:innen gar nicht, zu spät oder zu soft auf ihre Zahlungsverpflichtung aufmerksam gemacht werden. Höre deshalb auf dein Bauchgefühl, was die Qualität des Kund:innen angeht, und mache klare Ansagen mithilfe des beschriebenen außergerichtlichen Mahnverfahrens, um zu deinem Geld zu kommen. Wenn du eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung schreibst, kann manchmal das Beilegen eines bereits ausgefüllten Überweisungsträgers den Zahlungssäumigen zu einer schnellen Bezahlung motivieren. Nicht jeder nutzt digitales Online-Banking.

Fazit: Freundlichkeit und die richtige Software helfen

Es ist für jeden Unternehmer und jede Unternehmerin ärgerlich, seinem Geld hinterher laufen zu müssen. Doch oft kannst du mithilfe eines freundlichen Telefonats oder einer schriftlichen Zahlungserinnerung deine säumigen Kund:innen problemlos motivieren. Damit vermeidest du häufig ein lästiges Mahnverfahren, die Beauftragung eines Inkasso-Büros oder gar eine Klage. Wenn du es dir besonders leicht machen möchtest, dann nutze eine professionelle Buchhaltungssoftware für Gründer. ERP-Systeme dieser Art integrieren in der Regel ein Forderungsmanagement, das automatisch abläuft und auch eine Vorlage für Mahnungen integriert hat. So gelingt es dir, ohne großen Zeitaufwand zu mahnen und juristisch einwandfreie Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu schreiben.

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