Mahnungen schreiben

Erst wenn deine Rechnungsvorlage den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist dein Kunde verpflichtet zu zahlen. Erste Aufgabe für Gründer ist es deshalb, sich mit dem kleinen 1x1 zur Rechnungserstellung auseinanderzusetzen. Im zweiten Schritt solltest du dich mit der Frage beschäftigen, wie eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung auszusehen hat. Im Wissensportal von LEXROCKET kannst du nachlesen, weshalb es ratsam sein kann, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung an säumige Kunden zu schreiben. Schließlich vergessen wir alle mal etwas! Mach dich schlau, wie du mit deinen Zahlungssäumigen optimal umgehst und wie du am besten Mahnungen verfasst!

Die formalen Inhalte einer Rechnung

Jeder Unternehmer muss eine formal korrekte Rechnung für erbrachte Leistungen erstellen. Im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist klar geregelt, dass Rechnungen erstens offizielle Dokumente sind und zweitens bestimmte Pflichtangaben vorweisen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Rechnungen ihren Empfänger auf dem Postweg oder online zugestellt werden. Folgende Angaben gelten für eine korrekte Rechnung, anderenfalls ist es sinnlos, eine Mahnung zu schreiben:

• Adresse deiner Firma sowie Adresse des Rechnungsempfängers bzw. Gläubiger
• Deine Steuernummer bzw. ID-Nummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Umfang und Beschreibung der bestellten Ware oder Leistungen
• Leistungs- oder Lieferdatum
• Rechnungsbetrag mit Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag
• Angabe des Steuersatzes
• Zahlungsziel

Die Bankverbindung deines Unternehmens kann beispielsweise ganz unten auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden. Es handelt sich dabei jedoch nicht um eine formale Pflichtangabe. Eine Rechnung kannst du in Word entweder selbst entwickeln und als Vorlage weiterverwenden. Solche Vorlagen kannst du dann auch für Zahlungserinnerungen und Mahnungen anlegen. Alternativ kannst du mit einer Gründer-Software arbeiten, was dir die Rechnungsstellung erheblich erleichtert. Online gibt es sowohl für eine Rechnung als auch für eine Mahnung zahlreiche kostenlose Muster, die du als Vorlage verwenden kannst. Im Internet findest du für eine Zahlungserinnerung ebenfalls Vorlagen und Muster.

Mahnung: Warnschuss bevor der Gerichtsvollzieher kommt

Bist du Gründer, dann ist es anfangs noch unangenehm, einen Text als Zahlungserinnerung oder gar eine Mahnung wegen Zahlungsverzug zu schreiben und an Kunden zu schicken. Vor allem dann, wenn du diese gerade erst gewonnen hast. Beim Schreiben einer Mahnung möchtest du in deinen Formulierungen nicht unhöflich sein, andererseits bist du auf ausstehende Einnahmen für erbrachte Leistungen und gelieferte Produkte angewiesen. Es ist verständlich, dass es dir als Jungunternehmer noch schwerfällt, eine Mahnung richtig zu schreiben. Möglicherweise ist dir nicht klar, wie dein Text für Mahnungen aufgebaut sein soll und wie du die Mahnung bzw. die Zahlungserinnerung formulieren sollst. Denn dass Kundschaft nicht pünktlich überweisen, kann unterschiedliche Gründe haben:

• Vielleicht liegt ein Buchungsfehler vor und deine Rechnung war nicht korrekt?
• Hat der Kunde unter Umständen reklamiert, weil er mit deiner Leistung nicht zufrieden war?
• Ging die Rechnung eventuell verloren?
• Möglicherweise ist der Kunde krank, im Urlaub oder hat die Rechnung schlichtweg vergessen?
• Zahlungsschwierigkeiten wegen fehlender Liquidität des Kunden können durchaus ein Grund sein.
• Betrügerische Absichten, sich vor den Kosten zu drücken, können ebenfalls dahinter stecken.

Egal, welche Gründe du einem Zahlungssäumigen bzw. Gläubiger zugutehalten könntest, es ist ratsam, dich im Rahmen zumutbarer Fristen bei jenen „schwarzen Schafen“ bemerkbar zu machen und ihnen eine höfliche Zahlungserinnerung zu schicken. Schließlich geht es auch um deinen Ruf als Unternehmer. Sicherlich willst du als Anbieter von Produkten oder Dienstleistungen ernst genommen werden.

Mahnung: Am Anfang steht die Unschuldsvermutung

Bis das Gegenteil bewiesen ist, gilt in rechtlichen Zusammenhängen häufig die Unschuldsvermutung. So kann ein fehlender Zahlungseingang beispielsweise bedeuten, dass dein Kunde bzw. Gläubiger die Rechnung schlichtweg vergessen hat. Im Alltag passiert das schon einmal. Deshalb hat sich im Forderungsmanagement von Unternehmen ein dreistufiges Verfahren bewährt. Folgender Ablauf stellt eine Empfehlung dar und zeigt, wie viele Mahnungen man schreiben muss:

• Zunächst sendest du eine Zahlungserinnerung,
• erst dann folgt die erste Mahnung,
• danach die zweite Mahnung.

Ausnahmen bestätigen die Regel: Wenn ein Kunde z. B. eine Lieferung in Rechnung gestellt bekommt, die nicht bei ihm eingegangen ist oder deren Annahme er, wegen eines offensichtlich unverschuldeten Schadens verweigert, kommt der Kunde nicht in Verzug. In diesem Fall kannst du ihm auch keine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung schreiben.

Unangenehm wird es für dich als Unternehmer, wenn sich Firmenkunden auf eine angeblich nicht zugestellte Rechnung berufen. Aus der Praxis der Unternehmensführung ist hinlänglich bekannt, dass dieses Verhalten mitunter Methode hat und darauf abzielt, die Liquidität des Rechnungsempfängers kurzfristig zu erhöhen. Deshalb ist es immer ratsam, dass du eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung per Einschreiben versendest.

Verzugszinsen geltend machen

Deine Rechnung war formal korrekt und wurde nach erbrachter Leistung deinem Kunden überstellt. Kommt dein Kunde dann in Verzug, erleidest du bzw. deine Firma, juristisch betrachtet, einen sogenannten „Verzögerungs- oder Verzugsschaden“. Deshalb darfst du beim Schreiben einer Mahnung sowohl Mahngebühren als auch Verzugszinsen zusätzlich zum noch ausstehenden Rechnungsbetrag verlangen.

Die Höhe der Verzugszinsen richten sich danach, ob du Privatleute oder Firmen als Kunden hast. Im § 288 Abschnitt 1 und 2 BGB heißt es, dass der Verzugszinssatz für private Kunden fünf Prozentpunkte über dem jährlichen Basiszinssatz beträgt. Bei Rechtsgeschäften, die keine Endverbraucher betreffen, liegt der Zinssatz für Entgeltforderungen bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Gegenwärtig liegt der Basiszinssatz, den die Bundesbank jährlich zum 1. Januar neu festlegt, unverändert bei minus 0,88 % (Stand 1. Januar 2021). Das bedeutet, dass du – bezogen auf den geschuldeten Betrag - einem privaten Zahlungssäumigen 4,12 Prozentpunkte und einem Geschäftskunden 8,12 Prozentpunkte Verzugszinsen, bei der schriftlichen Mahnung berechnen darfst.

Hinweis: Gründer, die zum ersten Mal selbstständig eine Mahnung schreiben, müssen wissen, dass sie von Geschäftskunden oder öffentlichen Auftraggebern eine Mahngebühr in Höhe von 40 Euro verlangen dürfen. Bei privaten Verbrauchern kannst du bei Zahlungsverzug die Mahngebühren selbst festlegen und diese bei der Mahnung mit aufnehmen. Folgende Richtwerte finden häufig Anwendung:

• Mahnpauschale bei Zahlungserinnerungen: 2,50 bis 5 Euro
• Pauschale bei 1. Mahnung: 5 bis 7,50 Euro
• Pauschale bei 2. Mahnung: 7,50 bis 10 Euro

Starten solltest du dein Mahnwesen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, die im reinen Wortsinn deinen Kunden zunächst nur an die offenen Rechnungsbeträge erinnert. Später, beim Schreiben der ersten Mahnung kannst du neben neuen Fristen zur Zahlung auch jene Verzugszinsen samt Mahnpauschale geltend machen. Möchtest du jedoch deine Kundenbeziehungen noch nicht gefährden, ist es empfehlenswert, mit dem Schreiben einer Mahnung noch einige Tage zu warten und gegebenenfalls eine zweite Zahlungserinnerung senden.

Die Mahnung: Form und Inhalte

Wie die erste Mahnung, kann auch dieser zweite Versuch eines außergerichtlichen Mahnverfahrens wie eine Rechnung gegliedert sein, denn für Mahnschreiben gibt es kein Pflichtformat. Am besten ist es, du übernimmst für Mahnschreiben alle relevanten Rechnungsangaben sowie deine Bankverbindung und erfasst als zusätzliche Position die Verzugszinsen und Mahngebühren. Außerdem ist in der Mahnung eine Frist von z. B. 10 Tagen zu setzen, bis dahin sollte die ausstehende Gesamtsumme auf deinem Konto eingegangen sein. Folgende Übersicht fasst nochmals alle wichtigen Angaben zusammen, die du beim Mahnung schreiben im Auge behalten musst:

• Die Inhalte der Originalrechnung müssen nachvollziehbar und übersichtlich aus der Mahnung hervorgehen.
• Erwähne den Zahlungsverzug deines Kunden konkret in deiner Mahnung.
• Lege bei deiner Mahnung eine neue Zahlungsfrist fest; in der zweiten Mahnung kannst du auch eine sofortige Bezahlung fordern.
• Mache Rechnungsnummer, ursprüngliches Datum zur Fälligkeit und die offene Gesamtsumme bei der Mahnung deutlich.

Klartext reden und gerichtliche Schritte ankündigen

Haben deine pfiffige Zahlungserinnerung sowie die erste Mahnung deine Kunden nicht zur Einsicht gebracht, wird es Zeit, dass du ernst machst. Nun musst du in den sauren Apfel beißen und mithilfe deiner zweiten Mahnung gerichtliche Schritte androhen. In diesem Mahnschreiben müssen nun außer der ausstehenden Rechnungssumme, die Verzugszinsen sowie Mahngebühren aufgeführt sein. Du solltest deinen säumigen Kunden explizit darauf hinweisen, dass diese entstandenen Zusatzkosten ebenfalls von ihm getragen werden müssen. Auch für solche Mahnungen findest du online geeignete Mahnungsvorlagen.

Wie erwähnt, liegt es in deinem Ermessen, ob du bereits nach der Zahlungserinnerung mit rechtlichen Schritten drohst oder ob du das erst in der zweiten und somit letzten Mahnung deutlich machst. Ein Schreiben, eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung mithilfe einer Vorlage gelingt leicht, wenn du alle relevanten Rechnungsdaten berücksichtigst und z. B. eine Zustellung der Mahnung durch einen Gerichtsvollzieher wählst.

Letztes Mittel: Das gerichtliche Mahnverfahren

Erst wenn ein Schuldner bzw. Gläubiger alle deine Mahnschreiben ignoriert hat und seine Schulden bei dir noch immer nicht beglichen sind, solltest du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Konkret heißt das: Du stellst beim zuständigen Amtsgericht einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Das machst du entweder mithilfe eines offiziellen Vordrucks oder direkt online.

Das ist für alle Beteiligten günstiger als eine Klage, weil in der Regel kein Gerichtsprozess folgt. Nur wenn der Schuldner oder die Schuldnerin dem offiziellen Mahnbescheid widerspricht, solltest du dir einen Anwalt oder einer Anwältin nehmen und eine Klage in Erwägung ziehen. Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, wo Zahlungssäumige bzw. Gläubiger meistens die offene Rechnung begleichen und die Mahnung wahrnehmen. In Konsequenz ist die Beziehung zwischen dir und deinem Kunden für die Zukunft belastet, das heißt, eure Geschäftsbeziehung wird sicher nicht fortgesetzt werden.

So bedauernswert das auch sein mag: Es ist wichtig, dass du als verantwortlicher Unternehmer säumigen Kunden die richtigen Signale sendest. Schließlich ist es für den Erfolg deines Startups nicht zielführend, wenn Schuldner gar nicht, zu spät oder zu soft auf ihre Zahlungsverpflichtung, Zahlungserinnerungen und Mahnungen aufmerksam gemacht werden. Höre deshalb auf dein Bauchgefühl, was die Qualität des Kunden angeht, und mache klare Ansagen mithilfe des beschriebenen außergerichtlichen Mahnverfahrens, um zu deinem Geld zu kommen. Wenn du eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung schreibst, kann manchmal das Beilegen eines bereits ausgefüllten Überweisungsträgers den Zahlungssäumigen zu einer schnellen Bezahlung motivieren. Nicht jeder nutzt digitales Online-Banking. So könntest du durch das Beifügen eines Überweisungsträgers den Gläubiger zu einer schnelleren Zahlung überzeugen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Mahnungen