Mehrwertsteuer – eine Steuerart, die es in sich hat

Das Thema Mehrwertsteuer hat es in sich und du als Gründer:in fühlst dich vielleicht im Umgang mit dieser Steuerart noch etwas unsicher. Kein Wunder: Oft genug gibt es Änderungen und Ausnahmeregelungen. Verwirrung entsteht nicht zuletzt wegen der unterschiedlichen Bezeichnungen in Deutschland. Denn wer als Gründer:in von Mehrwertsteuer spricht – die Abkürzung lautet MwSt. – meint eigentlich die Umsatzsteuer, eine der wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Im Wissensportal von LEXROCKET erfährst du die Basics zum Prinzip der Mehrwertsteuer. So wird dir klar, weshalb du als Gründer:in und Unternehmer:in sozusagen Erfüllungsgehilfe des Finanzamts bist. Mach dich schlau und vermeide Fallstricke im Umgang mit der Finanzbehörde.

Definition: Was ist die Mehrwertsteuer?

Das Wichtigste vorab: Um das Prinzip der Mehrwertsteuer zu verstehen, musst du zunächst wissen, dass du als Gründer:in sozusagen „Im Auftrag Ihrer Majestät“, also dem Finanzamt, die Mehrwertsteuer auf jede deiner Rechnungssummen aufschlagen musst. Diese errechnete Steuersumme, die deine Kunden zusätzlich zur Nettosumme zahlen, musst du innerhalb eines bestimmten Zeitfensters an das Finanzamt abführen. Die Einnahmen aus der Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer gehören dir folglich zu keinem Zeitpunkt. In deiner Buchführung bilden sie lediglich einen Durchlaufposten, den du am besten mithilfe einer Buchhaltungssoftware für Gründer:in korrekt berechnest und verwaltest. Alternativ kannst du online auch kostenlose Brutto-Netto-Rechner nutzen, um die MwSt. für deine Kundenrechnungen zu kalkulieren.

Eine Umsatzsteuerpflicht setzt also immer voraus, dass du Unternehmer bist, der als Gewerbetreibender oder Selbstständiger durch folgende Tätigkeiten Umsatz generiert:

  • Verkauf von Waren und Produkten
  • Verkauf von Dienstleistungen
  • Import von Produkten
  • Bezug von Waren und Dienstleistungen aus der EU
Unser Tipp

Definition Umsatz- und Mehrwertsteuer

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer? Beide Begriffe werden synonym eingesetzt. Steuerrechtlich korrekt heißt es „Umsatzsteuer“, umgangssprachlich hat sich „Mehrwertsteuer“ als Begriff durchgesetzt.

Die Höhe der Umsatzsteuersätze in Deutschland

Du bist selbstständige:r Unternehmer:in und verkaufst an die Endverbraucher:innen entweder Waren oder Dienstleistungen. Dann verpflichtet dich das Umsatzsteuergesetz auf jeden getätigten Umsatz den allgemeinen Steuersatz von derzeit 19 Prozent Mehrwertsteuer zu erheben. Im Unterschied dazu gibt es einen ermäßigten Satz von 7 Prozent Mehrwertsteuer, er greift z. B. bei Lebensmitteln, in der Gastronomie und bei Büchern.

Auch künstlerische Leistungen werden mit sieben Prozent Mehrwertsteuer verrechnet, wenn sie der Künstler als Urheber selbst verkauft. Wenn du wissen möchtest, für welche Umsatzarten der ermäßigte Steuersatz gilt, dann lies im Umsatzsteuergesetz den § 12 UStG nach. Denke auch daran, auf allen Rechnungen den relevanten Betrag zur gesetzlichen Mehrwertsteuer gesondert auszuweisen. Beachte hierfür unbedingt die gesetzlichen Vorschriften für eine formal korrekte Rechnung.

Unser Tipp

Versandkosten als Sonderfall

Einen weiteren Sonderfall stellt die Umsatzsteuer-Erhebung für Versandkosten dar. Dabei stehen die versendeten Waren im Fokus. Verschickst du ausschließlich Waren, die dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent unterliegen, dann gilt das auch für den zu verrechnenden Steuersatz der Versandkosten. Entsprechend rechnest du den Versand bei Waren mit einem siebenprozentigen Mehrwertsteuersatz ab.

Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt auch für Gründer:innen

Jede:r Unternehmer:in ist verpflichtet seinen bzw. ihren Kund:innen Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen. Im Rahmen regelmäßiger Umsatzsteuer-Voranmeldungen informierst du das Finanzamt über die Höhe der eingenommenen Steuern und überweist die ermittelte Zahllast zu bestimmten Fälligkeitsterminen an die Behörde. Prinzipiell solltest du stets für ausreichende Liquidität sorgen und jene Steuersummen am besten unangetastet lassen.

Ermittelst du deinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), musst du deine Daten in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln. Nur in Härtefällen kann auf Antrag darauf verzichtet werden, dann erhältst du von der Behörde Papiervordrucke der Anlage EÜR. Informiere dich am besten auf der Internetseite des Finanzamtes, dort steht das Internetportal „ELSTER“ für dich bereit, so kannst du ganz leicht alle Formulare rund um den Themenkreis Steuern aufrufen, online ausfüllen und sogar übermitteln.

Unser Tipp

Diese Berufsgruppen sind befreit von der Umsatzsteuerpflicht

Ausgenommen von der Umsatzsteuerpflicht sind bestimmte Berufsgruppen wie z. B. Ärzte, Physiotherapeuten oder Versicherungsmakler. Sie müssen auf ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen, weil es sich hier z. B. um Heilbehandlungen handelt, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Informiere dich im § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), darin sind alle Leistungen aufgelistet, für die jene Befreiung gilt. Alternativ kannst du bei Unsicherheiten auch einen Steuerberater deines Vertrauens fragen.

Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt darfst du nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die Überweisungen müssen grundsätzlich pünktlich erfolgen und von Gründern immer bis zum 10. des Folgemonats ausgeführt werden. Als Existenzgründer:in musst du in den ersten beiden Jahren nach Firmengründung deine Umsatzsteuer-Voranmeldung stets monatlich abgeben. Die Höhe des Umsatzes spielt hierbei keine Rolle. Später hängt es jedoch davon ab, ob du großen oder eher geringen Umsatz fährst. Die Fristen liegen demnach zwischen einem Monat bei hohem Umsatzvolumen und drei Monaten bei schwachem.

Unser Tipp

Achtung vor dem Finanzamt

Vorschriften zu Mehrwertsteueränderungen sind für dich als Gründer immer im Auge zu behalten. Aktuell gibt es neue Bestimmungen für Unternehmer im Gründungsjahr bzw. dem Folgejahr. Für den Veranlagungszeitraum vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2026 setzt die Finanzbehörde die Pflicht zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Gründer aus. Stattdessen musst du deine Voranmeldungen nur vierteljährlich abgeben.

Die Vorsteuer: Eigene Umsatzsteuerzahlungen abziehen

Es kommt noch ein weiterer Begriff hinzu, den du im Zusammenhang mit der aktuellen Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer verstehen musst: die sogenannte Vorsteuer. Als Selbstständiger schreibst du schließlich nicht nur Rechnungen, sondern musst in bestimmten Zusammenhängen auch selbst Rechnungen bezahlen. Das geschieht zum Beispiel, wenn du für deine Büroausstattung neue Möbel und IT-Hardware einkaufst. Auf den Rechnungen, die du als Firmeninhaber:in dafür erhältst, ist zusätzlich zum Nettobetrag die Mehrwertsteuer herausgerechnet. Die gute Nachricht ist nun, dass du als Selbstständiger diese Steuersummen von deinen Zahlungsverpflichtungen gegenüber der Finanzbehörde abziehen darfst. Das ist die Vorsteuer.

Unser Tipp

Als Gründer Steuern sparen

Diese Steuerersparnis in Form des Vorsteuerabzugs tut auch deinem neu gegründeten Unternehmen gut und steigert deine Liquidität. Denn gerade bei Gründung eines Unternehmens fallen zahlreiche Investitionen an, so dass häufig ein größerer Vorsteuerbetrag zustande kommen kann. Das ist Geld, mit dem zu wieder arbeiten kannst!

Befreiung von der Umsatzsteuer

Regeln wären nichts, ohne ihre Ausnahmen. Das gilt auch bei der Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer. Denn bist du Kleinunternehmer:in und hast einen eher überschaubaren Jahresumsatz, der im Gründungsjahr 22.000 Euro und im Folgejahr 50.000 Euro nicht übersteigt, bist du von der Erhebung der Umsatzsteuern befreit. Das heißt, dass du auf sämtlichen Kundenrechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen musst.

Nachteilig an dieser Entscheidung ist, dass du im Gegenzug aber keine Vorsteuer für getätigte Investitionen deiner Firma geltend machen darfst. Prüfe folglich genau, ob es für dich und deine Geschäfte sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung zu beantragen. Wenn du keine hohen Ausgaben hast, mag das ein Vorteil sein, weil du weniger Verwaltungsaufwand für Mehrwertsteuerberechnungen hast – Umsatzsteuer-Voranmeldungen entfallen dann nämlich.

Unser Tipp

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die Option, eine Kleinunternehmerregelung zu wählen, lohnt sich mit Blick auf das Thema Mehrwertsteuer nur, wenn du Dienstleistungen für Privatkunden anbietest. So kannst du deine Preiskultur vergleichsweise günstiger halten als deine Mitbewerber, die Mehrwertsteuer verrechnen müssen.

Kann man Umsatzsteuer-Voranmeldungen verschieben?

Wie du erfahren hast, musstest du als Gründer bisher in den ersten beiden Jahren deiner Selbstständigkeit Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich erledigen. Du kannst jedoch beim Finanzamt einen Antrag auf Verlängerung der Abgabefrist stellen. Wird dieser genehmigt, hast du einen Monat Zeit gewonnen, um deine Zahlen zu melden bzw. die erhobenen Mehrwertsteuersummen an das Finanzamt zu überweisen.

Besonders als Gründer:in wirst du jene Fristverlängerung nutzen wollen. Denn die monatliche Frist kann häufig nur knapp eingehalten werden. Wenn du dich dafür entscheidest, deine Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat hinauszuzögern, verlangt das Finanzamt ein Elftel der zu erwartenden Jahressteuer bei Antragstellung. Das nennt die Behörde eine Sondervorauszahlung.

Unser Tipp

Fristen einhalten

Immer dann, wenn du die Umsatzsteuerbeträge nicht oder nur teilweise entrichtest und somit die Frist nicht einhältst, kann dir das als Steuerhinterziehung ausgelegt werden. Auf jeden Fall kostet dich eine Fristversäumnis bares Geld, denn die Finanzämter dürfen in solchen Fällen einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser Zuschlag darf zehn Prozent der steuerlichen Zahllast oder 25.000 Euro nicht übersteigen. Außerdem straft dich das Finanzamt zusätzlich mit einem Säumniszuschlag ab. Sei also ein Erbsenzähler und verhalte dich stets regelkonform, was Fristen und Zahllast der Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer angeht.

Fazit: Werde zum Profi in eigener Steuersache

Hast du gewusst, dass die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer fast ein Drittel des gesamten Steueraufkommens in Deutschland ausmacht? Allein in 2019 waren das laut Expert:innen der Wirtschaft circa 243 Milliarden Euro von insgesamt 800 Milliarden Euro. Das verdeutlicht, weshalb Unternehmer wie du bezüglich der Umsatzsteuerpflicht immer im Fokus der Finanzbehörden stehen. Auch wenn du als Gründer zunächst von der Begriffsvielfalt – Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer – verwirrt bist, musst du versuchen, dir schnell einen Überblick zu verschaffen. Nur wenn du dich mit den Bestimmungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes in den maßgeblichen Paragraphen auskennst, kannst du dir und deinem Start-up Fehler ersparen und somit Ärger mit dem Finanzamt vermeiden.

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