So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung

Existenzgründer und Unternehmer müssen unter bestimmten Voraussetzungen mehrfach im Jahr Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) erstellen. Diese Regel gilt branchenübergreifend. Ihre Ausführung ist entweder monatlich oder vierteljährlich zu leisten bzw. beim Finanzamt elektronisch abzugeben. Auf diese Weise wird die bereits generierte Umsatzsteuer an die Behörde überwiesen oder im Gegenzug eine berechtigte Vorsteuer zugunsten des Unternehmers als Rückerstattung beantragt. Doch wer ist eigentlich von dieser Regelung betroffen? Und welche Konsequenzen hat es, wenn Fristen zur Übermittlung von Umsätzen verpasst werden? Hier erfährst du, was du als Unternehmer tun kannst, um dich mit Blick auf die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung regelkonform zu verhalten.

Definition: Was ist eigentlich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Bist du Gründer:in oder Unternehmer:in, verrechnest du deinen Kund:innen zusätzlich zu Produkten bzw. Dienstleistungen eine Umsatzsteuer. Dabei ist es unerheblich, ob du haupt- oder nebenberuflich selbstständig bist. Die Höhe dieser Steuer schreibt das Umsatzsteuergesetz (UStG) eindeutig vor: Das können entweder 19 Prozent oder 7 Prozent der Nettosumme sein, die du deinen Kund:innen per Rechnung ausstellst. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird diese Steuerart häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet.

Unser Tipp

Steuereintreiber für das Finanzamt

Firmenchefs oder Gründer wie du dürfen diese Steuersummen jedoch nicht einbehalten, sondern sind sozusagen nur der verantwortliche „Steuereintreiber“ für das Finanzamt. Mithilfe der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du monatlich oder im Quartal die Höhe der steuerlichen Einnahmen bekannt, die das Finanzamt durch deine Umsätze erwarten kann.

Als Unternehmer:in errechnest du somit die Umsatzsteuerschuld zunächst selbst und leistest die Vorauszahlungen entsprechend festgelegter Fristen an das Finanzamt – die sogenannte Selbstveranlagung. Mithilfe moderner Software-Lösungen kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt und übrigens auch ganz bequem digital einreichen.

Umsatzsteuervoranmeldung: Wer ist dazu verpflichtet?

In Deutschland sind Freiberufler:innen, Selbstständige und Unternehmer:innen jeder Rechtsform zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, einfach deshalb, weil sie Umsätze generieren. Das ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Lediglich bestimmte Berufsgruppen und auch sogenannte Kleinunternehmer:innen sind davon ausgenommen.

Letztere können aufgrund ihres eher überschaubaren Umsatzes von höchstens 22.000 Euro im Antragsjahr und nicht mehr als 50.000 Euro geschätzten Umsatzes für das Folgejahr die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt für sich geltend machen. Was bedeutet, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind und dementsprechend als Kleinunternehmer:in auch keine Umsatzsteuervoranmeldung leisten müssen. Mit jener Sonderregelung möchte das Finanzamt umsatzschwächere Firmen, gerade bei Gründung, unterstützen - nicht im pekunären Sinn, sondern in organisatorischer Hinsicht. Falls du unsicher bist, findest du online kostenlose Rechner für Kleinunternehmer, damit kannst du ganz leicht überprüfen, ob diese Vereinfachung des UStG für dich relevant ist.

Unser Tipp

Steuerliche Nachteile als Kleinunternehmer

Falls du überlegst, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, musst du die steuerlichen Nachteile bedenken, die sich daraus ergeben. Als Kleinunternehmer bist du nämlich nicht berechtigt, einen Vorsteuerabzug beim Finanzamt für deine Firma geltend zu machen. Erwartest du beispielsweise für deine Unternehmensgründung relativ hohe Vorsteuerüberschüsse, weil du größere Investitionen tätigst, solltest du vielleicht besser auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. In diesem Fall gilt für dich zwar die Regelbesteuerung nach dem UStG, doch im Gegenzug darfst du deine eigenen Vorsteueraufwendungen von der Umsatzsteuerschuld abziehen.

Fristen für Unternehmer:innen und Gründer:innen

Unternehmer:innen und Existenzgründer:innen müssen sich Tag für Tag zahlreichen Herausforderungen stellen. Eine davon ist der richtige Umgang mit dem Umsatzsteuergesetz. Regelwerke und Definitionen zur Umsatzsteuervoranmeldung gehören ebenso dazu, wie die Einhaltung von Fristen, die von der Finanzbehörde angemahnt werden können. Mit folgenden Fragen solltest du dich für alle Fälle auseinandersetzen:

Zeitpunkt: Wann ist eine UStVA abzugeben?

Deine Umsatzsteuerzahllast – wie es im Fachjargon der Finanzgesetzgebung heißt – bildet die Voraussetzung für eine USt-Voranmeldung beim Finanzamt. Die Höhe der Umsatzsteuersummen aus dem vorangegangenen Kalenderjahr legen bestimmte Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für dich und dein Unternehmen fest. Folgende Regeln musst du beachten:  

  • Es besteht eine monatliche Abgabepflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, wenn du im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer nachweisen kannst.
  • Es besteht eine vierteljährliche Abgabepflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, wenn du im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro Umsatzsteuer generiert hast.
  • Du kannst einen Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuervoranmeldung stellen, wenn die Umsatzsteuersumme im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug.

Um keinen Verspätungszuschlag zu riskieren, müssen Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung grundsätzlich ernst genommen werden. Die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung bindet dich an feste Termine: So muss bis spätestens zum 10. eines Monats, der auf den Abrechnungszeitraum folgt, deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt angekommen sein.

Beispiel: Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich leistest, meldest du stets zum

  • 10. April
  • 10. Juli
  • 10. Oktober und
  • 10. Januar

als Stichtag.

Auch die Steuersummen sollten bis zu diesen Terminen beim Finanzamt sein. Am besten ist es, du räumst der Behörde eine Abbuchungserlaubnis ein. Dann musst du dich zumindest nicht mehr um die pünktliche Überweisung der Steuergelder kümmern.

Unser Tipp

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung bei Neugründung

Im Jahr der Neugründung ihrer Firma müssen Freiberufler die Umsatzsteuervoranmeldung immer monatlich abgeben. Das gilt auch für das Folgejahr.

Was bedeutet ein Aufschub durch Dauerfristverlängerung?

Ist es dir aus terminlichen Gründen nicht möglich, deine Umsatzsteuervoranmeldungen zu den festgelegten Fristen abzugeben, gibt es einen Ausweg. Auf Antrag kann dir das Finanzamt die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen sowie für die Überweisung der Steuervorauszahlungen um einen Monat verlängern. In diesem Zusammenhang spricht die Finanzgesetzgebung von einer Dauerfristverlängerung. Wenn du zur Abgabe monatlicher UStVA verpflichtet bist, musst du bei Antragstellung allerdings eine Sondervorauszahlung leisten. Diese beträgt ein Elftel deiner Umsatzsteuerzahllast.

Unser Tipp

Kein Nachteil dank Verrechnung

Jene Sondervorauszahlung ist kein verlorenes Geld für dich. Finanzielle Leistungen dieser Art werden stets mit deiner Umsatzsteuerzahllast verrechnet, so dass dir kein Nachteil entsteht!

Frist für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Als Firmenchef:in oder Gründer:in musst du nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dafür wird dir in der Regel eine Frist bis zum 31. Juli des darauffolgenden Jahres eingeräumt. Diese Umsatzsteuer-Jahreserklärung muss dem Finanzamt immer in elektronischer Form übermittelt werden. Alternativ können Unternehmer:innen einen Härteantrag stellen und nach dessen Genehmigung, die Jahreserklärung weiter in schriftlicher Form bei der Finanzbehörde einreichen. Das gilt auch für die Übermittlung von jährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Das beinhaltet eine Umsatzsteuerklärung

Wer alle UStVA pünktlich und fehlerfrei beim Finanzamt abgegeben hat, muss dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung leisten. Idealerweise kommt es dabei zu keinen Nachzahlungen oder Rückzahlungen, weil du bereits monatlich oder vierteljährlich per Umsatzsteuervoranmeldung deine Steuerschuld beim Finanzamt beglichen hast.

Am Ende eines Geschäftsjahres ermitteln Unternehmer:innen wie du sozusagen abschließend ihre gesamte Umsatzsteuerzahllast – entweder selbst oder mithilfe eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin. Jene Steuerlast beschreibt alle Umsatzsteuerbeträge, die nachweislich per Rechnungen eingenommen wurden, minus der geleisteten Vorsteuerzahlungen zu deinen Gunsten durch das Finanzamt. Am Ende eines Jahres zeigt sich folglich, ob du bereits bei den Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt abgerechnet hast. Falls es am Ende eines Geschäftsjahres dennoch zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist, z.B. durch verspätete oder vergessene Rechnungen, kannst du beider jährlichen Umsatzsteuererklärung diese Defizite nachtragen.

Unser Tipp

Vorsteuerrückerstattung

Auch du als Unternehmer zahlst Rechnungen für Anschaffungen bzw. Dienstleistungen an Dritte. Die darin enthaltene Umsatzsteuer kannst du auf Antrag vom Finanzamt zurückerstattet bekommen. In diesem Fall spricht das Steuerrecht von Vorsteuerrückerstattung. Es lohnt sich also, wenn du deine Ausgaben durch Rechnungsbelege sorgfältig dokumentierst. Durch die Rückerstattung der Vorsteuer sparst du gutes Geld!

Umsatzsteuervoranmeldung selber machen

Prinzipiell darfst du deine Umsatzsteuervoranmeldung eigenhändig ausfüllen. Das geschieht entweder auf einem Formular oder online mithilfe der ELSTER-Software zur Umsatzsteuervoranmeldung des Finanzamts. Wenn du unsicher bist, solltest du die Hilfe eines Steuerberaters oder deiner Steuerberaterin in Anspruch nehmen. Die amtlichen Formulare für deine Umsatzsteuervoranmeldung kannst du dir übrigens von der offiziellen Formular-Serviceseite des Bundesfinanzministeriums herunterladen. Dort kannst du sogar kostenlose Ausfüllhilfen nachlesen. Das Finanzamt schickt dir jene Formulare jedoch nicht mehr postalisch zu!

Umsatzsteuervoranmeldung in Papierform

Digitale Tools wie Buchhaltungssoftware für Gründer unterstützen dich als Unternehmer:in in vielerlei Hinsicht: Zahlen werden transparent und aktuell verarbeitet und auch der Kontakt zum Finanzamt gelingt digital. Programme dieser Art bilden zudem eine Schnittstelle zum ELSTER-System der Finanzbehörde, so kannst du z.B. deine Umsatzsteuervoranmeldungen sowie jährlichen Umsatzsteuererklärungen ganz bequem übertragen.

Wie sieht es jedoch mit der Papierform von Mustern bzw. Vordrucken zur Umsatzsteuervoranmeldung aus? Darfst du als Gründer deine Umsatzsteueranmeldung überhaupt noch ohne ELSTER, also in Papierform erstellen? Die Antwort lautet „Ja“. Allerdings musst du vorab einen Antrag beim Finanzamt stellen und eine Begründung formulieren, weshalb du von der digitalen Übertragung entbunden werden möchtest. Stimmt die Behörde zu, erstellst du die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. deine Vorsteueranmeldung auf einem amtlichen Vordruck in Papierform. Anschließend darfst du diese dem Finanzamt auf dem Postweg oder sogar per Fax zukommen lassen.

Berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen

Wie du weißt, handelt es sich bei den Umsatzsteuererklärungen eigentlich um Steueranmeldungen. Denn du errechnest deine Umsatzsteuerlast selbst (Selbstveranlagung) und überweist im Rahmen der monatlichen bzw. vierteljährlichen UStVA die Steuersummen fristgerecht. Deshalb erlässt das Finanzamt in diesem Kontext keinen Bescheid. Was aber tust du, wenn dir ein Fehler unterläuft, weil du dich z. B. verrechnet hast? In diesem Fall beantragst du beim Finanzamt eine Berichtigung deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Dazu gibt es keine formalen Vorgaben oder Fristen zu berücksichtigen. Du kannst also jederzeit einen Antrag auf Berichtigung stellen, sobald dir ein Fehler auffällt.

Übrigens: Ein Antrag auf Berichtigung kann auch für die jährliche Umsatzsteuererklärung gestellt werden. Solange noch kein Bescheid vom Finanzamt eingetroffen ist, kannst du z.B. fehlende oder berichtigte Belege und Nachweisesammeln und in einer Übersicht alle Korrekturen kommentieren. Ideal ist es, wenn du vorab bei der Finanzbehörde Bescheid gibst.

Unser Tipp

Korrektur der Steueranmeldung

Um die Berichtigung zu beantragen, füllst du das Online-Formular zur UStVA einfach noch einmal neu aus. Darin musst du in Feld 10 die Ziffer 1 für „ja“ eintragen. So erkennt der Finanzbeamte, dass es sich hier um eine Korrektur der Steueranmeldung handelt.

Das gilt für Umsatzsteuervoranmeldungen von PV-Anlagen

Wenn du eine Photovoltaik-Anlage (PV) betreibst und regelmäßig Strom ins öffentliche Netz einspeist bzw. den erzeugten Strom für deinen Haushalt verbrauchst, giltst du aus steuerlichen Gründen als Gewerbetreibende:r und bist an bestimmte Regeln im Sinne des Umsatz-und Gewerbesteuergesetzes (UStG) gebunden:

  • Umsätze aus dem Betrieb einer Photovoltaik-Anlage unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht. Für die Lieferung von erzeugtem Strom ist eine Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent festgesetzt.
  • Als PV-Betreiber musst du folglich auf deinen monatlichen Lieferanten-Rechnungen an die Adresse des Netzbetreibers die Umsatzsteuer von 19 Prozent ausweisen. Infolgedessen sind jene Steuersummen per Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt zu melden bzw. zu überweisen. Besonders einfach geht das mit einer Online-Buchhaltung, sie hilft dir alle Belege korrekt zu gestalten.
  • Du kannst in diesem Kontext auch die Kleinunternehmerregelung für dich geltend machen, wenn deine jährlichen Umsätze unter 22.000 Euro bzw. 50.000 Euro unterschreiten. In diesem Fall bist du als Kleinunternehmer:in mit Blick auf deine Umsätze von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
  • Greift wegen der Höhe deiner Einkünfte die Regelbesteuerung, dann stellt die vom Netzbetreiber gezahlte Vergütung das Entgelt für dich als Anlagenbetreiber dar. Somit sind Umsatzsteuervoranmeldungen für dich verpflichtend.
  • Vermarktest du den Strom direkt, dann ist das mit Dritten vereinbarte Entgelt deine steuerliche Bemessungsgrundlage.
  • Zahlt dir der Netzbetreiber eine Marktprämie, handelt es sich dabei um einen steuerfreien Zuschuss.
Unser Tipp

Einspeisezusage einholen

Bist du Betreiber einer sogenannten Photovoltaik-Großanlage musst du beim zuständigen Energieversorger eine „Einspeisezusage“ einholen, um den Solarstrom überhaupt ins öffentliche Netz einspeisen zu dürfen. Bei kleineren Anlagen erfolgt die Einspeisung direkt über deinen Hausanschluss. Ein gesonderter Antrag ist dann nicht erforderlich.

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