So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung

Definition: Was ist eigentlich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Bist du Gründer oder Unternehmer, verrechnest du deiner Kundschaft zusätzlich zu Produkten bzw. Dienstleistungen eine Umsatzsteuer. Dabei ist es unerheblich, ob du haupt- oder nebenberuflich selbstständig bist. Die Höhe der Umsatzsteuer schreibt das Umsatzsteuergesetz (UStG) eindeutig vor: Der Umsatzsteuersatz liegt demnach entweder bei 19 Prozent oder bei 7 Prozent der Nettosumme, die du deinen Kunden per Rechnung ausstellst. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird diese Steuerart häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet.

Als Unternehmer errechnest du somit die Umsatzsteuerschuld zunächst selbst und leistest die Vorauszahlungen entsprechend festgelegter Fristen an das Finanzamt – die sogenannte Selbstveranlagung. Mithilfe moderner Software-Lösungen kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt und übrigens auch ganz bequem digital einreichen.

Umsatzsteuervoranmeldung: Wer ist dazu verpflichtet?

In Deutschland sind Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer jeder Rechtsform zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bzw. zur Zahlung der Vorsteuer, einfach deshalb, weil sie Umsätze generieren. Das ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Lediglich bestimmte Berufsgruppen und auch sogenannte Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuervoranmeldung ausgenommen.

Letztere können aufgrund ihres eher überschaubaren Umsatzes von höchstens 22.000 Euro im Antragsjahr und nicht mehr als 50.000 Euro geschätzten Umsatzes für das Folgejahr die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt für sich geltend machen. Was bedeutet, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind und dementsprechend als Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuervoranmeldung leisten müssen. Mit jener Sonderregelung möchte das Finanzamt umsatzschwächere Firmen, gerade bei Gründung, unterstützen - nicht im pekuniären Sinn, sondern in organisatorischer Hinsicht. Falls du unsicher bist, findest du online kostenlose Rechner für Kleinunternehmer, damit kannst du ganz leicht überprüfen, ob du von der Umsatzsteuer sowie der Umsatzsteuervoranmeldung befreit bist.

Fristen für Unternehmer und Gründer

Unternehmer und Existenzgründer müssen sich Tag für Tag zahlreichen Herausforderungen stellen. Eine davon ist der richtige Umgang mit dem Umsatzsteuergesetz. Regelwerke und Definitionen zur Umsatzsteuervoranmeldung gehören ebenso dazu, wie die Einhaltung von Fristen, die von der Finanzbehörde angemahnt werden können. Mit folgenden Fragen solltest du dich für alle Fälle auseinandersetzen:

Zeitpunkt: Wann ist eine UStVA abzugeben?

Deine Umsatzsteuerzahllast – wie es im Fachjargon der Finanzgesetzgebung heißt – bildet die Voraussetzung für eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Die Höhe der Umsatzsteuersummen aus dem vorangegangenen Kalenderjahr legen bestimmte Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für dich und dein Unternehmen fest. Folgende Regeln und Voranmeldezeiträume für die Umsatzsteuervoranmeldung musst du beachten:

• Es besteht eine monatliche Abgabepflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, wenn du im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer nachweisen kannst.
• Es besteht eine vierteljährliche Abgabepflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, wenn du im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro Umsatzsteuer generiert hast.
• Du kannst einen Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuervoranmeldung stellen, wenn die Umsatzsteuersumme im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug. Eine jährliche Umsatzsteuererklärung reicht dann aus und es muss keine Voranmeldung durchgeführt werden.

Um keinen Verspätungszuschlag zu riskieren, müssen Fristen zur Voranmeldung der Umsatzsteuer grundsätzlich ernst genommen werden. Die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung bindet dich an feste Abgabetermine bzw. Fristen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung: So muss bis spätestens zum 10. eines Monats, der auf den Abrechnungszeitraum folgt, deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt angekommen sein – ganz egal, welcher Voranmeldezeitraum auf dich zutrifft.

Beispiel: Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich, also quartalsweise leistest, meldest du stets zum

• 10. April
• 10. Juli
• 10. Oktober und
• 10. Januar

als Stichtag.

Auch die Steuersummen bzw. die zu versteuernden Beträge sollten bis zu diesen Abgabeterminen beim Finanzamt sein. Am besten ist es, du räumst der Behörde eine Abbuchungserlaubnis ein. Dann musst du dich zumindest nicht mehr um die pünktliche Überweisung der Steuergelder kümmern.

Was bedeutet ein Aufschub durch Dauerfristverlängerung?

Ist es dir aus terminlichen Gründen nicht möglich, deine Umsatzsteuervoranmeldungen zu den festgelegten Fristen abzugeben, gibt es einen Ausweg, um die Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung zu umgehen. Auf Antrag kann dir das Finanzamt die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen sowie für die Überweisung der Steuervorauszahlungen um einen Monat verlängern. In diesem Zusammenhang spricht die Finanzgesetzgebung von einer Dauerfristverlängerung. Wenn du zur Abgabe monatlicher UStVA verpflichtet bist und eine Dauerfristverlängerung der Umsatzsteuer-Voranmeldung wünschst, musst du bei Antragstellung allerdings eine Sondervorauszahlung leisten. Dieser Betrag beläuft sich auf ein Elftel deiner Umsatzsteuerzahllast.

Frist für die Umsatzsteuerjahreserklärung

Als Firmenchef oder Gründer musst du nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dafür wird dir in der Regel eine Frist bis zum 31. Juli des darauffolgenden Jahres eingeräumt. Diese Umsatzsteuerjahreserklärung muss dem Finanzamt immer in elektronischer Form übermittelt werden. Alternativ können Unternehmer einen Härteantrag stellen und, nach dessen Genehmigung, die Umsatzsteuerjahreserklärung weiter in schriftlicher Form bei der Finanzbehörde einreichen. Das gilt auch für die Übermittlung von jährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Das beinhaltet eine Umsatzsteuerklärung

Wer alle UStVA pünktlich und fehlerfrei beim Finanzamt abgegeben hat, muss dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung leisten. Idealerweise kommt es dabei zu keinen Nachzahlungen oder Rückzahlungen, weil du bereits monatlich oder vierteljährlich per Umsatzsteuervoranmeldung deine Steuerschuld beim Finanzamt beglichen hast.

Am Ende eines Geschäftsjahres ermitteln Unternehmer wie du sozusagen abschließend ihre gesamte Umsatzsteuerzahllast – entweder selbst oder mithilfe eines Steuerberaters. Jene Steuerlast beschreibt alle Umsatzsteuerbeträge, die nachweislich per Rechnungen eingenommen wurden, minus der geleisteten Vorsteuerzahlungen zu deinen Gunsten durch das Finanzamt. Am Ende eines Jahres zeigt sich folglich, ob du bereits bei den Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt abgerechnet hast. Falls es am Ende eines Geschäftsjahres dennoch zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist, z.B. durch verspätete oder vergessene Rechnungen, kannst du bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung diese Defizite nachtragen.

Umsatzsteuervoranmeldung selber machen

Prinzipiell darfst du deine Umsatzsteuervoranmeldung eigenhändig ausfüllen. Das geschieht entweder auf einem Formular oder online mithilfe der ELSTER-Software zur Umsatzsteuervoranmeldung des Finanzamts. Wenn du unsicher bist, solltest du die Hilfe eines Steuerberaters für die Voranmeldung der Umsatzsteuer in Anspruch nehmen. Die amtlichen Formulare für deine Umsatzsteuervoranmeldung kannst du dir übrigens von der offiziellen Formular-Serviceseite des Bundesfinanzministeriums herunterladen. Dort kannst du sogar kostenlose Ausfüllhilfen nachlesen. Das Finanzamt schickt dir die nötigen Formulare zur Umsatzsteuervoranmeldung jedoch nicht mehr postalisch zu!

Umsatzsteuervoranmeldung in Papierform

Digitale Tools wie Buchhaltungssoftware für Gründer unterstützen dich als Unternehmer in vielerlei Hinsicht: Zahlen werden transparent und aktuell verarbeitet und auch der Kontakt zum Finanzamt gelingt digital. Programme dieser Art bilden zudem eine Schnittstelle zum ELSTER-System der Finanzbehörde, so kannst du z.B. deine Umsatzsteuervoranmeldungen sowie jährlichen Umsatzsteuererklärungen ganz bequem übertragen.

Wie sieht es jedoch mit der Papierform von Mustern bzw. Vordrucken zur Umsatzsteuervoranmeldung aus? Darfst du als Gründer deine Umsatzsteueranmeldung überhaupt noch ohne ELSTER, also in Papierform erstellen? Die Antwort lautet „Ja“. ELSTER ist nicht zwingend nötig. Allerdings musst du, sofern du ELSTER nicht benutzen möchtest, vorab einen Antrag beim Finanzamt stellen und eine Begründung formulieren, weshalb du von der digitalen Übertragung entbunden werden möchtest. Stimmt die Behörde zu, erstellst du die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. deine Vorsteueranmeldung auf einem amtlichen Vordruck in Papierform – ganz ohne ELSTER und nicht digital. Anschließend darfst du diese dem Finanzamt auf dem Postweg oder sogar per Fax zukommen lassen.

Berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen

Wie du weißt, handelt es sich bei den Umsatzsteuererklärungen eigentlich um Steueranmeldungen. Denn du errechnest deine Umsatzsteuerlast selbst (Selbstveranlagung) und überweist im Rahmen der monatlichen bzw. vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) die Steuerbeträge fristgerecht. Deshalb erlässt das Finanzamt in diesem Kontext keinen Bescheid. Was aber tust du, wenn dir ein Fehler unterläuft, weil du dich z. B. verrechnet hast? In diesem Fall beantragst du beim Finanzamt eine Berichtigung deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Dazu gibt es keine formalen Vorgaben oder Fristen zu berücksichtigen. Du kannst also jederzeit einen Antrag auf Berichtigung für deine Umsatzsteuer stellen, sobald dir ein Fehler bei deiner Umsatzsteuervoranmeldung auffällt.

Übrigens: Ein Antrag auf Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung kann auch für die jährliche Umsatzsteuererklärung gestellt werden. Solange noch kein Bescheid vom Finanzamt eingetroffen ist, kannst du z.B. fehlende oder berichtigte Belege und Nachweise sammeln und in einer Übersicht alle Korrekturen kommentieren. Ideal ist es, wenn du vorab bei der Finanzbehörde Bescheid gibst.

Das gilt für Umsatzsteuervoranmeldungen von PV-Anlagen

Wenn du eine Photovoltaik-Anlage (PV) betreibst und regelmäßig Strom ins öffentliche Netz einspeist bzw. den erzeugten Strom für deinen Haushalt verbrauchst, giltst du aus steuerlichen Gründen als Gewerbetreibender und bist an bestimmte Regeln im Sinne des Umsatz- und Gewerbesteuergesetzes (UStG) gebunden:

• Umsätze aus dem Betrieb einer Photovoltaik-Anlage unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht. Für die Lieferung von erzeugtem Strom ist eine Umsatzsteuer mit einem Prozentsatz von 19 Prozent festgesetzt.
• Als PV-Betreiber musst du folglich auf deinen monatlichen Lieferanten-Rechnungen an die Adresse des Netzbetreibers die Umsatzsteuer von 19 Prozent ausweisen. Infolgedessen sind jene Steuerbeträge per Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt zu melden bzw. zu überweisen. Besonders einfach geht das mit einer Online-Buchhaltung oder einem Buchhaltungsprogramm. Das hilft dir, alle Belege korrekt zu gestalten.
• Du kannst in diesem Kontext auch die Kleinunternehmerregelung für dich geltend machen, wenn deine jährlichen Umsätze unter 22.000 Euro bzw. 50.000 Euro unterschreiten. In diesem Fall bist du als Kleinunternehmer mit Blick auf deine Umsätze von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
• Greift wegen der Höhe deiner Einkünfte die Regelbesteuerung, dann stellt die vom Netzbetreiber gezahlte Vergütung das Entgelt für dich als Anlagenbetreiber dar. Somit sind Voranmeldungen der Umsatzsteuer für dich verpflichtend.
• Vermarktest du den Strom direkt, dann ist das mit Dritten vereinbarte Entgelt deine steuerliche Bemessungsgrundlage für deine Umsatzsteuervoranmeldung.
• Zahlt dir der Netzbetreiber eine Marktprämie, handelt es sich dabei um einen steuerfreien Zuschuss.