Dein Büro nebenan: So kannst du dein Arbeitszimmer richtig absetzen

Verbunden mit deinem neuen Startup kommen anfangs viele finanzielle Belastungen auf dich zu. Für die meisten Behördengänge, amtliche Eintragungen und Bescheinigungen zahlst du Geld. Da bist du sicher für sämtliche Spartipps für Gründer:innen dankbar. Einen davon betrifft dein Büro. Als dein eigener Chef mit eigenem Unternehmen hast du vielleicht die Möglichkeit, in deiner Wohnung ein Büro einzurichten. Bestimmt hast du schon gehört, dass du dieses Arbeitszimmer anteilig absetzen kannst. Doch was musst du beachten, wenn du deinen Heimarbeitsplatz von der Steuer absetzen willst?

Diese Umstände müssen für dich gelten

Damit du als Unternehmer dein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen kannst, musst du im Vorfeld bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Auch wenn du ein Einzelunternehmen gründen willst und du dein Büro im eigenen Haus steuerlich absetzen möchtest, bedeutet das, dass der Großteil deiner Arbeit in deinem Büro zu Hause stattfinden muss. Das Office in deiner Wohnung oder deinem Haus ist der Mittelpunkt, von dem aus du alle betrieblichen Abläufe regelst. Bei der Steuererklärung läuft dein Arbeitszimmer unter den Kategorien „Werbungskosten“ oder „Betriebsausgaben“.

Diese Kriterien für ein Büro zu Hause solltest du erfüllen

Um dein Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen, muss dein Büroraum auch einigen Anforderungen entsprechen, die der Bundesfinanzhof festgelegt hat:

  • Der Raum, in dem du arbeitest, muss Teil deiner privaten Wohnung oder deines Hauses und unmittelbar daran angebunden sein. Zulässig ist also nicht, dass du in einer Wohnung im Musterweg 5 lebst, dein Arbeitszimmer sich jedoch in einem Haus in der Kreativstraße 3 befindet. Damit du dein Homeoffice in der Steuererklärung berücksichtigen kannst, muss es also ebenfalls in deiner privaten Wohnfläche im Musterweg 5 untergebracht sein.
  • Apropos Raum: Bei deinem Homeoffice muss es sich um ein separates und eigens hierfür gedachtes Zimmer handeln. Zudem muss dies abschließbar sein. Es reicht also nicht, wenn du eine „Arbeitsecke“ beispielsweise in deinem Wohnzimmer integrierst.
  • Die Einrichtung deines Büros muss klar erkennbar mit beruflich relevantem Mobiliar ausgestattet sein. Um dir etwas von der zu zahlenden Steuer für dein häusliches Arbeitszimmer zurückzuholen, sollte es wenigstens einen Schreibtisch, einen Bürostuhl und abschließbare Aktenschränke enthalten.
  • Damit du dein Büro zuhause problemlos absetzen kannst, darf auch keine Ausstattung darin vorkommen, die auf eine berufsfremde Nutzung schließen lässt. Ein Bett in deinem Büro würde signalisieren, dass du dein Arbeitszimmer ebenfalls als Gästezimmer nutzt. Eine dort aufgestellte Nähmaschine mit Stofflager deutet darauf hin, dass du dein Büro auch zum Hobby- bzw. Bastelraum umfunktionierst.
  • Damit du dein Arbeitszimmer absetzen kannst, darf es also kein weiteres Eigentum enthalten, das weder etwas mit deinem Unternehmen noch mit dem Büro an sich zu tun hat. Lediglich zugelassen ist eine private Mitbenutzung des Büros bis zu von 10 Prozent und dann auch eher auf buchhalterische Erledigungen aus dem privaten Bereich bezogen. Grundsätzlich solltest du hier besser auf Nummer sicher gehen und Privates oder Berufsfremdes aus deinem Homeoffice verbannen. Bei einer Betriebsprüfung könnte es sonst aus deinen Steuerklärungen wieder gestrichen werden.

Welche Kosten zählen für deine Berechnung?

Wenn du dein Arbeitszimmer absetzen möchtest, das du für deine selbstständige Tätigkeit nutzt, solltest du wissen, welche Kosten du hierbei in welchem Umfang einberechnen darfst. Achte dabei auf die Unterscheidung, was du anteilig und was du vollständig absetzen darfst.

Anteilige Kosten:

  • Miete
  • Wasser
  • Strom
  • Heizung
  • Versicherungen: Hausrat, Wohngebäude, Rechtsschutz
  • Grundsteuer
  • evtl. Reinigungskosten
  • Müllabfuhr, Schornsteinfeger

Hierbei handelt es sich um Kosten, die für deine gesamte Wohnung entstehen und daher in der Steuererklärung nur anteilig als Kosten für dein Arbeitszimmer abzusetzen sind. Die genaue Höhe des Kostenanteils hängt von der Größe deines Büros im Verhältnis zum Rest der Immobilie ab. Wie viel du davon beim Absetzen deines Arbeitszimmers anrechnen kannst, kannst du mit folgender Berechnung herausfinden:

Beispiel:

  • Gesamte Wohnfläche (inkl. Arbeitszimmer) = 100 qm / Fläche des Arbeitszimmers = 20 qm
  • Gesamtkosten (Miete, Wasser, Strom, Heizung usw.) = 1.000 € / prozentualer Abzug = 200 €

Für deine gesamte Wohnfläche zahlst du für 100 qm 1.000 €. Dein Arbeitszimmer hat eine Fläche von 20 qm und umfasst somit 20% deiner Wohnung. Anteilig für die 20 qm Arbeitszimmers zahlst du dann 200€.

Dem Finanzamt teilst du mit, welche Kosten (d.h. Miete, Wasser, Strom, Heizung usw.) insgesamt für deine gesamte Wohnung anfallen und welche Fläche dein Arbeitszimmer von dieser einnimmt. Daraus ermitteln die Finanzbeamten dann die Höhe der Kosten, die anteilig für dein Arbeitszimmer aus Miete, Wasser-, Strom- etc. anzusetzen sind. Sie reduzieren dann deine Steuerlast.

Vollständige Kosten: 

Vollständig kannst du alle Kosten für dein Arbeitszimmer absetzen, die unmittelbar mit diesem in Verbindung stehen, z.B.

  • Renovierungskosten für das Arbeitszimmer (Renovierung für Bad, Küche oder Flur zählen hierzu nicht).
  • Einrichtungsgegenstände für das Arbeitszimmer

Ausgeschlossene Kosten:

Von der steuerlichen Vergütung ausgeschlossen sind Gegenstände für dein Arbeitszimmer, die im Allgemeinen als Luxusgüter zu sehen sind. Das Finanzamt wird nicht akzeptieren, wenn du Kunstgegenstände oder Designermöbel für dein häusliches Büro in der Steuererklärung angibst.

Wenn du finanzielle Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer für die Steuer angibst, kannst du dies nicht über eine Pauschale tun. Du musst immer exakt angeben, welche Aufwendungen dir dafür entstanden sind. Und zwar entweder anteilig bzw. prozentual oder vollständig, je nachdem, um welche Kosten es sich handelt.

Das solltest du zur Absetzung für Abnutzung (AfA) wissen

Bei teuren Anschaffungen werden die Kosten auf die Dauer der Nutzung aufgeteilt. Das wird als Abschreibung bezeichnet. Die Nutzungsdauer von Büromöbeln ist behördlich auf 13 Jahre festgelegt. Das lässt sich aus der „AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter“ (zu finden im Bundessteuerblatt 2000 I S. 1532) entnehmen. „AfA“ ist die Abkürzung für Absetzung für Abnutzung. Wenn du dir jedoch einen gebrauchten Schreibtisch kaufst, kannst du die vergangene Nutzungsdauer von der bekannten Nutzungsdauer von 13 Jahren abziehen. Den Kaufpreis teilst du auf die Restnutzungsdauer auf. Im Anschaffungsjahr musst du die Jahres-AfA jeden Monat verringern.

Welches Formular nutze ich, um mein Arbeitszimmer abzusetzen?

Geklärt ist nun, unter welchen Umständen du deine Bürokosten beim Finanzamt angeben kannst. Vielleicht fragst du dich, mit welchem Formular du dein Arbeitszimmer absetzen musst? Um das Büro in deinen eigenen vier Wänden bei der Steuer anzugeben, musst du im Formular für die Steuererklärung die Kategorie Werbungskosten in der Anlage N beachten.

Was gilt für das Homeoffice im Jahr 2020/2021?

Da aktuell aufgrund von Covid-19 immer mehr Arbeitnehmer:innen von zu Hause arbeiten, denken viele daran, anfallende Kosten für ihr Arbeitszimmer aus dem vergangenen Jahr 2020 abzusetzen.

Bislang galt: Stellt dein Arbeitgeber:in dir einen vollständig geeigneten Büroplatz zur Verfügung, erlaubt dir dennoch, an einem Tag in der Woche von zu Hause zu arbeiten, darfst du keine anfallenden Kosten für dein Homeoffice bei der Steuererklärung angeben. Der Begriff Homeoffice bedeutet in diesem Fall, dass du zwar von zu Hause arbeitest, dein Arbeitsplatz aber innerhalb der häuslichen Sphäre deines Wohnzimmers, Esszimmers, im Flur oder Hobbyraum eingebunden ist. Du kannst zwar von zu Hause arbeiten und dir eine Arbeitsecke einrichten, aber ein gesondertes Arbeitszimmer kannst du jedoch nicht gewährleisten. Dein Arbeitszimmer trotz Büro abzusetzen, geht nicht.

Anders verhält es sich, wenn du bei einem Arbeitgeber oder einer Arbeitgeberin angestellt bist, der oder die dir vor Ort keinen rechtschaffenen Arbeitsplatz bietet, um gut und effizient zu arbeiten. Als Resultat musst du deine Aufgaben also von Hause aus durchführen. Dann darfst du anfallende Kosten bis zu 1.250 € im Jahr für dein Homeoffice steuerlich absetzen.

Corona-Pandemie und das Homeoffice

In Bezug auf Corona ist die Debatte um die steuerliche Absetzung von Homeoffice aktuell in vollem Gange und eindeutige Regelungen sind im Entstehen.

Einerseits greift die Regelung mit 1.250€. Können in den Büroräumen des Arbeitgebers Abstände nicht eingehalten werden und mit allen Mitarbeiter:innen zusammen würde die Personenzahl in einem Raum überschritten, kann der Arbeitgeber Homeoffice anordnen. Wenn dein Arbeitgeber oder deine Arbeitgeberin also per Anordnung die Mitarbeiter ins Homeoffice schickt und der Arbeitsplatz im Büro nicht mehr zur Verfügung steht, darfst du auch in diesem Zusammenhang anfallende Kosten für dein Homeoffice bis zu 1.250€ bei der Steuer für 2020 absetzen.

Darüber hinaus liest man von einer Homeoffice-Tagespauschale, mit der ein Betrag von 5€ pro Tag (maximal 600 € im Jahr) pauschal als steuerlich abgesetzt werden können. Zudem ermöglicht der Gesetzgeber, dass du bis zu 20€ pauschal für Telefonkosten absetzen kannst.

Denke also daran, diese Checkliste durchzugehen, bevor du dein Homeoffice steuerlich absetzen willst. Kontrolliere genau, ob die Umstände auf dich zutreffen und was für dich absetzbar ist. So bist du auf der sicheren Seite und kannst Steuerfehlervermeiden.

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