Spartipps für Gründer:innen: So reduzierst du deine Kosten

Tipp 1: Mit Buchhaltungssoftware Finanzen überwachen

Spartipps für die Gründungsphase umzusetzen, stellen für Jungunternehmer:innen wie dich einen sinnvollen Leitsatz dar. Leider sind bestimmte Anschaffungen nicht immer günstig. Beispielsweise müssen Gründer:innen, wenn sie sich selbstständig machen, für moderne Software und Hardware Geldbeträge in die Hand nehmen, die oft im vierstelligen Bereich liegen. Im Gegenzug hilft dir ein intelligentes Buchhaltungssystem mit integriertem CRM (Customer Relationship Managment) dabei, einen perfekten Überblick über deinen Finanzstatus und deine Kund:innen zu behalten. So kann dieser Spartipp zwar einerseits kostenintensiver sein, dir andererseits aber Zeit und Effizienz schenken!

Dazu kommt, dass eine komplexe Buchhaltungssoftware sich meistens mit einem Geschäftskonto verknüpfen lässt. So bist du in der Lage, mithilfe deines Software-Systems digitale Überweisungen auszuführen, die automatisch verbucht und sofort an die Schnittstelle deines Steuerberaters oder deiner Steuerberaterin weitergeleitet werden.

Tipp 2: Geschäftskonto einrichten

Spartipps für Gründer:innen erschließen sich oft nicht auf den ersten Blick. Gründest du ein Startup, brauchst du nämlich eine Geschäftsbank an deiner Seite. Denn du wirst vor allem zu Beginn deiner Gründung zahlreiche Investitionen tätigen und Verträge eingehen. Dazu brauchst du ein separates Firmenkonto.

Wenn z.B. Rechnungen für Beratungsgebühren beim Rechtsanwalt oder der Rechtsanwältin, für deine Gewerbeanmeldung, Notarkosten oder Leasingraten für deinen Firmen-Pkw aufschlagen, sollten sich diese gewerblichen Investitionen auf keinen Fall mit privaten Ausgaben vermischen.

Tipp: Mit dem Geschäftskonto von Kontist startest du als Freiberufler:in und Selbstständige:r kostenlos in deine Selbstständigkeit. Probier es einfach aus und nutze die Vorteile eines eigenen Geschäftskontos.

Der Vorteil einer Online-Bank

Online-Banken berechnen dir häufig keine Kontoführungsgebühren und sind von jedem Ort aus, beinahe 24/7, für dich erreichbar. Das ist ein Vorteil, der die Zeit spart. Gleichzeitig hast du als Gründer:in deinen Zahlungsverkehr jederzeit fest im Blick. Ein Geschäftskonto erleichtert dir außerdem die Buchführung und die Steuererklärung. Einige Banken bieten sogar Zusatzleistungen an – z. B. eine kostenlose Buchhaltungssoftware oder die Integration deines Onlineshops. Ein Geschäftskonto zu führen ist zwar meistens nicht rechtlich vorgeschrieben, die Vorteile sind allerdings überzeugend:

• Das Finanzamt kann bei Kontoprüfung nur deine geschäftlichen Ausgaben einsehen.
• Ausgaben und Einnahmen sind übersichtlich nachzuvollziehen, so dass du problemlos z.B. eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorbereiten kannst.
• Geschäftliche Belege sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Das gelingt perfekt mit einem Geschäftskonto, das chronologisch alle deine Einnahmen und Ausgaben dokumentiert.

Tipp 3: Spare mit der richtigen Rechtsform

Die Wahl der Rechtsform spielt bei der Gründung eine entscheidende Rolle. Leider kann keine pauschale Aussage darüber getroffen werden, welche Rechtsform optimal für Existenzgründer:innen geeignet ist. Das hängt stets von deiner Geschäftsidee, deiner persönlichen Situation und den Rahmenbedingungen der Gründung ab. Prinzipiell lässt sich nur sagen, dass der Jahresumsatz deines Betriebes aus steuerlicher Sicht für bestimmte Rechtsformen spricht und andere ausschließt.

Zum Beispiel ist der Start als GmbH steuerlich nicht immer sinnvoll, weil in den ersten Jahren der Selbstständigkeit häufig Verluste gefahren werden. Die Gründung einer GmbH ist eher zu empfehlen, wenn du bereits eine finanzielle Basis vorweisen kannst und regelmäßige Gewinne aufbauen konntest. Falls dir als Gründer:in die Option der beschränkten Haftung wichtig ist, stellt für den Anfang eine GmbH & Co. KG die bessere Lösung dar. Eine kostengünstige Alternative ist die Entscheidung für eine UG, die du mit nur einem Euro gründen darfst.

Experten können dir folglich sinnvolle Spartipps für Gründer:innen erst vermitteln, wenn sie alle passenden Rechtsformen für deine Selbstständigkeit geprüft haben. Vorab lässt sich jedoch sagen, dass Gründungskosten für Kapitalgesellschaften immer höher ausfallen als für ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft.

Auch nach der Gründung solltest du von Zeit zu Zeit hinterfragen, ob die aktuelle Rechtsform, in welcher du das Unternehmen führst, überhaupt noch optimal ist. Wenn du dir unsicher bist, dann sprich mit einer Steuerberatung oder einem Anwalt bzw. Anwältin für Wirtschafts- und Steuerrecht. Experten dieser Art können dir gezielt die Rechnung aufmachen und dir als Gründer:in Spartipps geben. Falls du noch keine:n Steuerberater:in gefunden hast, nutze einfach das kostenlose Tool im Wissensportal von LEXROCKET zur bequemen Steuerberatersuche!

Tipp 4: Die Wahl des günstigsten Arbeitsplatzes

Muss es wirklich gleich zu Beginn deiner Firmengründung ein hippes Büro mit modernen Designermöbeln sein oder möchtest du bei Firmengründung lieber sparen und erst einmal in deinem privaten Arbeitszimmer starten? Dieses kannst du auch ganz leicht steuerlich absetzen. Nimmst du die Spartipps für Gründer:innen ernst, dann schonst du als Einzelunternehmer:in ohne Personal in jedem Fall dein Budget, wenn du auf das Anmieten von Büroräumen verzichtest. Statte dein Homeoffice einfach mit Möbeln vom Discounter aus, denn guter Geschmack muss nicht teuer sein. Kund:innen oder Lieferant:innen triffst du in diesem Fall ganz bequem in Tagungsräumen von Hotels. Schützt du deinen Etat auf diese Weise, bleibt dir mehr Spielraum für Investitionen wie Computer, Handy und weitere technische Must-haves.

Tipp 5: „Gemeinsam ist man weniger allein"

Zuhause vermisst du die richtige Arbeitsatmosphäre und fühlst dich isoliert? Dann miete dich alternativ in einem Gemeinschaftsbüro ein. Solch ein „Coworking-Space“ reduziert deine Büromiete enorm, weil du nur für einen einzelnen Arbeitsplatz zahlst. Ein weiterer Vorteil ist es, dass du eine bestehende Infrastruktur nutzen darfst und erst einmal nicht in WLAN, Scanner, Drucker, Beamer und Besprechungsraum investieren musst. Dasselbe gilt für Nebenkosten wie Strom, Heizung und Wasser, sie teilst du ebenfalls mit deinen Co-Mietern. Die Nutzung eines Büroplatzes in einem Coworking-Space ist in Großstädten sogar tage- oder wochenweise buchbar. So kannst du Monat für Monat neu planen und sparst dir als Existenzgründer:in viel Geld.

Alternativ gibt es heute vielerorts Gründerzentren, die jungen Unternehmern wie dir mit günstigen Mieten für komplett eingerichtete Büroräume entgegenkommen. Meistens ist auch eine komplette Infrastruktur mit Küche, Toiletten und Technik vorhanden. Du musst nur deinen Laptop mitbringen und loslegen. Wie du siehst, steckt in diesem Spartipp für Startups viel kreatives Potenzial, um dein Budget zu schonen. Spontane Synergien mit anderen Mietern sind eine zusätzliche Erfahrung, die dir vielleicht sogar neue Netzwerke oder Kunden einbringt!

Tipp 6: Personal einstellen vs. Outscourcing

Personal kostet. Das ist Fakt. Und es entstehen auch dann Fixkosten, wenn Mitarbeiter:innen krank, in Reha oder im Urlaub sind. Willst du bei der Existenzgründung sparen, hast du die Wahl und kannst dich für eine ressourcenschonende Alternative entscheiden: „Ackern“ in Personalunion oder „Outsourcing“ mithilfe von Kooperationspartner:innen.

Als frisch gegründetes Start-up wählst du vielleicht zunächst die Rolle des Autokraten, der über alle Unternehmensbereiche herrscht und die Aufgaben ganzer Abteilungen leistet:

• Sekretariat
• Buchhaltung
• Einkauf
• Vertrieb
• Logistik
• Marketing

Dein Ehrgeiz in allen Ehren, als Firmengründer:in möglichst viel Geld zu sparen: Aber du wirst bald feststellen, dass solch ein Pensum auf Dauer nicht zu schaffen ist. Selbst wenn du als Gründer:in für Spartipps brennst - spätestens jetzt ist es Zeit zu entscheiden, ob du folgende Stellenprofile ausschreibst:

• Sekretär:in
• Buchhalter:in
• Vertriebsmitarbeiter:in Innendienst
• Verkäufer:in Außendienst
• Marketingkraft
• Lagerlogistiker:in

Du suchst lieber nach Alternativen, weil auf deiner ganz persönlichen Liste von Spartipps für Selbstständige die Rubrik Personalplanung nicht verkommt? In diesem Fall solltest du dich mit den Möglichkeiten des Outsourcing auseinandersetzen. Das bedeutet, dass du bestimmte Aufgaben nicht mehr selbst erledigst, sondern an externe Spezialist:innen auslagerst. Zunächst trägt dir das natürlich Kosten ein und scheint auf den ersten Blick deine feste Absicht zu torpedieren, deinem Startup Geld zu sparen. Dennoch kannst du diese Option mit gutem Gewissen in die Reihe sinnvoller Spartipps für deine Firmengründung stellen.

Beispiel: Übergibst du deine Buchhaltung an eine:n Steuerberater:in, zahlst du zwar einerseits dessen Gebührensätze für buchhalterische Leistungen, Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanzierung. Andererseits gewinnst du viel Zeit zurück, die du besser z. B. in deine Kundenakquise investierst. Dazu kommt, dass ein:e Steuerberater:in weiß, was er tut und dir ein professioneller Umgang mit dem Umsatzsteuergesetz garantiert ist. So vermeidest du Fehler bzw. hohe Steuernachzahlungen an das Finanzamt.

Tipp 7: Spartipps für die Startphase sichern Wachstum

Seine eigene Firma zu gründen, ist eine immense Herausforderung, die nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Lebensenergie fordert. Umso wichtiger ist es, dass du dir ganz bewusst, mittel- und langfristige Ziele setzt und dein Unternehmen Schritt um Schritt aufbaust. Spartipps für Gründer:innen können hierfür nicht ernst genug genommen werden. Sie unterstützen dich darin, finanzielle Fehlentscheidungen zu vermeiden. Außerdem verhilft dir ein sorgsam gehütetes Budget zur nötigen Liquidität, um dich langfristig am Markt zu etablieren.