Steuerfehler kommen Existenzgründer teuer zu stehen

Planung verhindert häufige Steuerfehler

Viele Unwägbarkeiten, wie zum Beispiel Steuernachzahlungen, haben jedoch die schlechte Angewohnheit, zum falschen Zeitpunkt aufzuschlagen. Damit dir das nicht gleich zu Beginn deines Unternehmertums zum finanziellen Verhängnis wird, solltest du dich vorbereiten. Das Wissensportal von LEXROCKET informiert dich, wie du teure Steuerfehler am besten vermeidest.

Schon kurz nach der Gründung deines Unternehmens beim Gewerbeamt oder beim Notar wird sich das Finanzamt bei dir melden und dich auffordern, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Darin gibst du die Rechtsform deiner Firma an, prognostizierst Umsätze für die kommenden zwei Jahre und nutzt möglicherweise die Kleinunternehmerregelung. Letztere ist als organisatorische Unterstützung von Gründer gedacht, die zunächst eher niedrige Umsätze unter 22.000 Euro im ersten Jahr und nicht mehr als 50.000 Euro im Folgejahr erwarten. Mithilfe deiner korrekten Angaben errechnet das Finanzamt die Höhe der Steuern, die du im Anschluss pünktlich entrichten musst. Wenn du Fragen dazu hast, kontaktiere deinen Steuerberater.

Tipp: Wenn du einfache und schnelle Erklärungen zu den wichtigsten Steuerthemen bekommen willst, bist du bei Steuerfabi richtig. Er war bereits Mentor im SSAC Black Forest und erklärt in seinen TikTok-Videos kurz und knapp, was du zum Thema Steuern wissen musst.

Steuerberater hilft Steuerfallen zu vermeiden

Als unerfahrener Gründer wirst du dich wahrscheinlich im Paragraphen-Dschungel der Steuergesetze nicht optimal auskennen. Um typische Steuerfehler zu vermeiden, solltest du dir bereits in einem frühen Gründungsstadium einen Steuerberater deines Vertrauens an die Seite stellen und mit ihm Folgendes klären:

• Welche Steuerarten fallen für deinen Betrieb an?
• Wann sind die Steuern jeweils fällig?
• Wie sieht es mit Steuervorauszahlungen aus?

In der Regel zahlst du als frisch gebackener Existenzgründer mit eigener Firma kaum Steuern, weil deine Einnahmen noch nicht sehr hoch sind. Wenn sich das jedoch ändert und dein Business später gut angelaufen ist, kann es passieren, dass dir das Finanzamt die Höhe deiner Steuervorauszahlungen deutlich anhebt. Wenn gleichzeitig noch ein Steuerbescheid eintrifft, der eine Nachzahlung ausweist, kannst du schnell in finanzielle Schieflage geraten. Vor allem Jungunternehmer tappen immer wieder in die Steuerfalle, weil sie entweder zu niedrige Steuersummen an das Finanzamt überweisen oder z.B. die Fristen zur Vorauszahlung der Umsatzsteuer nicht einhalten. Steuerfehler dieser Art bringen dich in Schwierigkeiten: du riskierst Säumniszuschläge und musst wegen jener Fehleinschätzungen deine Rücklagen schmälern.

Wie Irrtümer zu Steuerfallen bei Existenzgründung führen

Ein weit verbreiteter Irrtum unter Gründern ist es, dass der Staat für Existenzgründungen zu Beginn steuerliche Vergünstigungen gewährt. Tatsächlich wirst du als Gründer und Jungunternehmer genauso behandelt wie alle anderen Steuerzahler, das heißt, es gelten für dich alle bestehenden Steuergesetze. Du allein bist dafür verantwortlich, die eine oder andere Möglichkeit zu identifizieren, um jene gesetzlichen Bestimmungen optimal für dich zu nutzen. Um Steuerfehler als Existenzgründer zu vermeiden, musst du zunächst einmal wissen, welche Steuerarten und Regelwerke es gibt. Verschaffe dir hier einen Überblick:

• Einkommenssteuer
• Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
• Kleinunternehmerregelung
• Körperschaftssteuer
• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Gewerbesteuer
• Solidaritätszuschlag

Welche Steuerarten für dich und dein Unternehmen maßgeblich sind, legt die Rechtsform fest, die du für deinen Betrieb gewählt hast. Außerdem kommt es stets auf die Umsatzhöhe an und die Frage, ob du die Kleinunternehmerregelung  zu deiner bürokratischen Entlastung beanspruchst. Auch in diesem Kontext kommt wieder dein Steuerberater ins Spiel. Dieser wird dir genau erklären können, welche Steuerarten für dich relevant sind und was du bereitstellen musst, um deinen Steuerpflichten ordnungsgemäß nachzukommen. Folgendes gehört zu deinen Aufgaben als Unternehmer:

• Du musst Steuervorauszahlungen in der richtigen Höhe leisten.
• Steuerbescheide vom Finanzamt sind pünktlich zu zahlen.
• Je nach Höhe der Gewinne, musst du am Ende eines Jahres möglicherweise Steuern nachzahlen.
• Du bist verpflichtet Geschäftsvorgänge zu dokumentieren und alle Rechnungen sowie Quittungen für die jährliche Steuererklärung aufzubewahren.
• Geschäftsunterlagen, Verträge und alle Belege des laufenden Geschäftsjahres sind zu sammeln. Dazu gehören auch Belege für die Early-Bird-Phase deiner Gründung, wie z.B. Reisekostenbelege sowie Beraterhonorare. Diese Kostenart kannst du steuermindernd für dich geltend machen.

Weitreichende Konsequenzen typischer Steuerfehler

Spätestens am Ende eines Geschäftsjahres, wenn die Steuererklärung ansteht, holen dich Fehler ein, die du bei Gründung nicht bedacht hast. Fehler in der Steuererklärung haben jedoch stets Konsequenzen für dich. Folgende Entscheidungen bzw. Verhaltensmuster tragen dazu bei:

• Du hast die falsche Rechtsform gewählt: Deshalb musst du für ein Geschäftsführergehalt unter Umständen Lohnsteuer abführen, auch wenn du keine Gewinne fährst.
• Deine Steuervorauszahlung war zu niedrig. So riskierst du unerwartete Nachzahlungen.
• Du kannst weder Darlehensverträge von Investoren noch Arbeitsverträge nachweisen. Dadurch kannst du Aufwendungen nicht steuersenkend für dich geltend machen.
• Du beantragst Fristverlängerungen zur Voranmeldung der Umsatzsteuer, bedenkst aber nicht den Nachteil einer verspäteten Vorsteuererstattung zu deinen Gunsten.
• Auf Rechnungen für erworbene Ware ist die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen, in dem Fall erkennt dir das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht an.
• Deine Buchführung ist fehlerhaft. Das kann zu nachträglicher Umsatzsteuerzahlung führen.

Willst du als Existenzgründer typische Steuerfehler und Ärger mit der Behörde vermeiden, dann informiere dich noch vor Gründung bei Berater vom Finanzamt, deinem Steuerberater oder belege ein Gründerseminar zu diesem Thema. Dort wird dir zudem vermittelt, wie wichtig eine digitalisierte Buchführung ist und welche Vorteile sie dir beispielsweise für die elektronische Übermittlung deiner Umsatzsteuervoranmeldung bietet. Mithilfe moderner Buchhaltungssoftware für Gründer behältst du stets den Überblick über deine Kennzahlen und vergisst keine Termine beim Finanzamt.

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Fehler in der Steuererklärung sind strafbar

Steuerfehler jeder Größenordnung sind für jeden Steuerzahler, also auch für dich als Gründer, ein Problem. Wenn die Steuererklärung falsch ist, bedeutet dies, dass dem Finanzamt Erträge wissentlich oder versehentlich unterschlagen wurden. In jedem Fall machst du dich durch derartiges Fehlverhalten angreifbar. Mogeleien oder Nachlässigkeiten dieser Art sind nämlich kein Kavaliersdelikt. Sie verjähren erst nach vier Jahren und können mit saftigen Bußgeldern bestraft werden. Folgende Steuerfehler solltest du deshalb nicht begehen:

• Falsche Angaben auf der Steuererklärung: Beträge ab 20.000 Euro werden strafrechtlich verfolgt. Ab 100.000 Euro droht Freiheitsentzug.
• Arbeitszimmernutzung: Nutzt du dein Arbeitszimmer auch privat, darfst du es nur anteilig steuerlich absetzen. Machst du in der Steuererklärung dazu falsche Angaben, kann das sogar gerichtliche Folgen haben. Wichtige Informationen zur Absetzung deines Arbeitszimmers findest du auch in diesem Artikel.
• Putzhilfe nicht anmelden: Kosten für Gärtner oder Haushaltshilfe können steuerlich abgesetzt werden. Wer seine Angestellten jedoch nicht bei der Minijob-Zentrale registrieren lässt, macht sich wegen Schwarzarbeit strafbar. Gibst du die Gehälter für sie dennoch in deiner Steuererklärung an, drohen Bußgelder und Nachzahlungen.
• Falsche Kilometerangaben für den Arbeitsweg: Häufig machen Steuerzahler falsche Angaben zur Länge ihres Fahrtweges zum Arbeitsplatz. Dieses Aufrunden gilt ebenfalls als Betrug und kann dich viel Geld kosten. Achte also bei Reisekosten oder Kilometerberechnungen auf korrekte Angaben. Auch hier drohen empfindliche Geldstrafen.
• Gewinne verheimlichen oder vergessen: Gewinne aus Glücksspiel musst du nicht versteuern. Allerdings gibt es Ausnahmen. Hast du beispielsweise ein Preisgeld gewonnen, z.B. bei einem Gründerwettbewerb, dann musst du diese Summe versteuern.

Was tun, wenn der Steuerberater Fehler macht?

Den Umgang mit dem komplexen deutschen Steuerrecht traust du dir ohne einen Steuerberater nicht zu? Dann hast du zunächst einmal eine kluge Entscheidung getroffen. Was aber, wenn du herausfindest, dass dein Steuerberater bei der Erstellung der Steuererklärung Fehler gemacht hat? Wer haftet eigentlich, wenn Strafanzeige bzw. Bußgelder verhängt werden?

Prinzipiell musst du dazu wissen, dass dein Steuerfachmann bzw. die Steuerfachfrau immer dann in die Verantwortung genommen werden kann, wenn er oder sie gegen deinen Auftrag verstößt bzw. wenn du ihm Fehler oder Zuwiderhandlungen nachweisen kannst. Folgende Steuerfehler unterlaufen auch Spezialisten wie dem bzw. der Steuerberater:

• Missachtung von Vorschriften
• Fristversäumnisse
• Fehlbuchungen
• Unterlassene Beratung, trotz Aufforderung

Wenn etwas schief läuft, wirst zunächst immer du als Steuerzahler vom Finanzamt zur Rechenschaft gezogen. Auch Säumniszuschläge, Bußgelder und Nachzahlungen gehen zu deinen Lasten. Willst du deinen Steuerberater für seine Fehler verantwortlich machen, trefft ihr euch garantiert vor Gericht. Dass er seine Pflichten verletzt hat, ist oft nicht leicht zu belegen. Deshalb ist es empfehlenswert, dass du ihm Aufträge schriftlich, z.B. per E-Mail zu erteilst. Arbeite engmaschig mit ihm zusammen, so hältst du das Risiko klein, dass überhaupt Fehler unterlaufen.

Suchst du vielleicht einen neuen Fachmann bzw. eine Fachfrau für Steuerrecht, dann starte deine Steuerberatersuche einfach online!

Wenn das Dienstrad zur Steuerfalle wird

Du machst dir Sorgen um die Zukunft unseres Planeten und möchtest auch als Unternehmer die Klimabilanz positiv beeinflussen? Dann ist deine Idee, Diensträder für deine Mitarbeiter und dich zu leasen, sicher eine gute Sache. Zudem erhoffst du dir von jener umweltfreundlichen Investition Steuerersparnisse und weniger Krankmeldungen der Belegschaft – denn Radfahren hält ja bekanntlich fit. Trotz offensichtlicher Vorteile gibt es steuerliche Fallstricke, die du als Firmenchef kennen musst.

Investierst du als Firmeninhaber in Dienstfahrräder, dann hat das für dich sowie für deine Mitarbeiter steuerliche Auswirkungen. Aus deiner Sicht zahlst du für Leasingraten, Versicherung sowie Wartung der Räder. Gleichzeitig kannst du die Leasingkosten in deiner Bilanz als steuersenkende Betriebsausgaben verrechnen.

Deine Mitarbeiter profitieren insofern, dass sie sich die Kosten für ein Fahrrad sparen, zudem dürfen sie das Dienstrad auch privat nutzen. Im Gegensatz zu einem Dienstwagen müssen sie noch nicht einmal ein Fahrtenbuch führen. Das Finanzamt verlangt jedoch Steuern von ihnen: Deine Mitarbeiter müssen jenen „geldwerten Vorteil“ mit einem Prozent des Fahrradneupreises monatlich versteuern.

Tipp: Achte als Arbeitgeber auf diese Anpassung, sonst trifft dich das bei der nächsten Betriebsprüfung durch das Finanzamt. In Konsequenz droht dir durch solch einen Steuerfehler eine nachträgliche Versteuerung, inklusive Zinsen.  

Ein zweites Problem entsteht, wenn du als Arbeitgeber Leasingnehmer bist, aber der bzw. die Arbeitnehmer alle Kosten trägt. Dann kann das Finanzamt später annehmen, dass deine Mitarbeiter der tatsächliche wirtschaftliche Leasingnehmer ist. Dann aber gilt das Rad nicht länger als „Dienstrad“. Als Folge könnte die Gehaltsumwandlung rückwirkend steuer- und sozialversicherungspflichtig werden.

Steuerfalle Elterngeld?

Auch als Firmeninhaber kannst du Mutter oder Vater sein und Elterngeld beantragen. Ausnahmen bilden Paare, die im Kalenderjahr vor der Geburt des Babys mehr als 500.000 Euro brutto verdient haben. Bei Alleinerziehenden liegt diese Grenze bei 250.000 Euro. Die Regelung zum Elterngeld ist simpel: Der Staat zahlt dir 12 Monate (bei Alleinerziehenden sind es 14 Monate) lang Elterngeld in Höhe von 67 Prozent des letzten Nettogehalts. Nehmen beide Elternteile gleichzeitig Elternzeit, gibt es für beide zusammen diese Unterstützung ebenfalls 14 Monate lang.

Weil bei Selbstständigen wie dir das monatliche Einkommen schwankt, wird entweder deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder dein Steuervorauszahlungsbescheid zur Einschätzung deiner finanziellen Situation herangezogen. Dein Nettoeinkommen berechnet sich stets aus dem Gewinn abzüglich deiner Steuerschuld.

Du kannst es dir nicht leisten, dein Geschäft wegen der Elternzeit komplett ruhen zu lassen? Das ist verständlich, deshalb darfst du maximal 30 Stunden pro Woche deinem Business nachgehen. Der Gewinn wird allerdings mit dem Elterngeld verrechnet. Manchmal lohnt sich dann das Arbeiten kaum. Stellst du stattdessen eine Vertretung ein, werden die erwirtschafteten Einkünfte ebenfalls auf das Elterngeld angerechnet.

Folgende Besonderheiten sollten dir also bewusst sein: Prinzipiell ist das Elterngeld immer steuerfrei, es unterliegt jedoch dem sogenannten „Progressionsvorbehalt“. Was heißt, dass es zum übrigen Einkommen der Familie hinzugerechnet wird und somit nicht nur deine Steuerschuld, sondern auch den zugrundeliegenden Steuersatz erhöht.