Umsatzsteuer-ID: Alles Wissenswerte zur Identifikationsnummer

Die USt-ID dient also dazu, dass sich Unternehmen im EU-Ausland von dem Status deines Unternehmens überzeugen können. Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer ist damit eine Art Versicherung für deine Geschäftspartner, dass es sich bei dir um ein legitimes Unternehmen handelt. Umgekehrt kannst du das Gleiche natürlich mit deinem Geschäftspartner über seine USt-IdNr. tun. Außerdem dient die Nummer dazu, dass das Finanzamt beide Unternehmen als juristische Personen eindeutig zuordnen, also identifizieren, kann.

Wer braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Die USt-ID brauchen alle Unternehmen, die innerhalb der EU wirtschaften wollen. Damit du eine Rechnung an einen anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer beispielsweise in Italien stellen kannst, brauchst du die USt-ID. Das gilt natürlich nur für den Fall, dass du selbst umsatzsteuerpflichtig bist und eine Umsatzsteuer-ID besitzt. Zusammengefasst folgt daraus, dass alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, die eine Rechnung für eine wirtschaftliche Tätigkeit an einen anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer im EU-Ausland schreiben möchten, eine USt-ID benötigen.

Du brauchst also nicht in jedem Fall für Geschäfte mit dem EU-Ausland eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sondern nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Brauchen Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Kleinunternehmer keine USt-ID benötigen. Wenn du also für dein Startup die Kleinunternehmerregelung anwendest, wirst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und musst auch keine Umsatzsteuer ID beantragen. In diesem Fall ist es irrelevant, ob du das innerhalb Deutschlands oder im EU-Binnenmarkt nicht tut.

Unmöglich ist es für Kleinunternehmer aber nicht, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Die Beantragung einer Umsatzsteuer-ID  kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn schon klar ist, dass du den Status als Kleinunternehmer nur am Anfang deiner Gründung tragen wirst, weil du planst, sehr bald die dafür relevante Umsatzgrenze zu überschreiten oder das in deinem Businessplan auch schon so berücksichtigt hast. Wenn du dann schon vorab auf deinen Rechnungen die USt-ID ausweisen kannst, ersparst du unter Umständen deinem ausländischen Geschäftspartner Anträge unter Zeitdruck. Denn so kann dieser in aller Ruhe seine interne Abwicklung umstellen.

Prinzip der innergemeinschaftlichen Lieferung oder Leistung

Unternehmen, die am Dienstleistungs- oder Warenverkehr innerhalb der EU teilnehmen, brauchen also die Umsatzsteuer-ID. Dabei unterscheidet man zwischen innergemeinschaftlicher Leistung und innergemeinschaftlicher Lieferung:

1. ‍Innergemeinschaftliche Lieferung: Die Lieferung einer Ware in ein anderes Mitgliedsland der EU kann unter Umständen von der Umsatzsteuer befreit sein, wenn beide Unternehmen der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Dazu muss die Lieferung an den Empfänger physisch übergehen. Was bedeutet, dass er beispielsweise den Tisch, den du verkauft hast, auch tatsächlich erhält. Dieser Übergang wird durch die sogenannte Gelangensbestätigung erklärt.
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2. Innergemeinschaftliche Leistung: Bei Leistungen handelt es sich in der Regel um Dienstleistungen von einem Mitgliedsland der EU für ein anderes Mitgliedsland. Grenzüberschreitende Dienstleistungen werden in dem Land versteuert, in dem der Empfänger, also dein Kunde , umsatzsteuerrechtlich gemeldet ist. Anders als bei der Mehrzahl der Fälle, ist der Empfänger also für die Umsatzsteuer verantwortlich. Da dadurch die Steuerschuld umgekehrt wird, nennt man dieses Verfahren auch Reverse Charge-Verfahren. Damit die Rechnung korrekt ist, muss sie die Angabe enthalten, dass der Leistungsempfänger die Steuerschuld innehat.

Stellst du eine Rechnung über einen innergemeinschaftlichen Erwerb aus, reicht deine Umsatzsteuer-ID allein nicht aus. In Paragraf § 14a Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist definiert, dass in diesem Fall sowohl deine Umsatzsteuer-ID als auch die USt-ID des Empfängers auf der Rechnung stehen muss, damit diese Gültigkeit beanspruchen kann.

Zusätzlich dazu muss auf der Rechnung folgende Angabe stehen:

• „steuerfrei nach § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6 a UStG”

oder

• „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”

Unterschied zwischen Steuer-ID, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID

Unternehmer, die eine Rechnung schreiben möchten, müssen bestimmte Pflichtangaben für Rechnungen beachten. Eine dieser Pflichtangaben ist die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. Rechnungen ohne mindestens eine dieser beiden Nummern sind nicht gültig.

Der Grund: Sowohl Steuernummer als auch USt-ID Nr. dienen dazu, Unternehmen steuerlich zuordnen zu können. Während auch Privatpersonen Steuernummern beantragen können, können dies bei der USt-ID Nr. nur Unternehmen.

Die Steuernummer reicht aus, wenn du als Unternehmer eine Rechnung an eine Privatperson oder ein anderes Unternehmen in Deutschland ausstellen möchtest. Die Umsatzsteuer-ID ist in diesem Fall aber auch in Ordnung. Für Rechnungen ins EU-Ausland hast du diese Wahloption zwsichen der Steuernummer und der Umsatzsteuer-ID nicht mehr. Dann brauchst du zwingend die USt-ID – sofern du die oben genannten Voraussetzungen für die Umsatzsteuer-Nr. erfüllst. Dann gehört die USt-ID zwingend auf die Rechnung. Fehlt die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, hat das auch Nachteile für deinen Geschäftspartner. Der kann den Vorsteuerabzug ohne diese Angabe nicht geltend machen – was ihn viel Geld kosten kann. Wenn du an einer langfristigen und guten Geschäftsbeziehung interessiert bist, solltest du also von Anfang an darauf achten, eine formell korrekte und ordnungsgemäße Rechnung, inklusive deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, auszustellen.

Umsatzsteuer-ID im Impressum

Ebenfalls gut zu wissen: Solltest du eine Umsatzsteuer-ID besitzen, gehört diese Angabe auch zwingend in das Impressum auf deiner Website. Die entsprechende Vorschrift dazu findet sich im Paragraphen § 5 TMG. Sollte die Angabe der Umsatzsteuer-ID fehlen, kann das ein Grund für eine Abmahnung sein – und das kann teuer werden.

Umsatzsteuer-ID erkennen: Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Schon auf den ersten Blick lassen sich Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer relativ leicht unterscheiden. Beide bestehen zwar aus einer gewissen Anzahl an Ziffern, doch die USt-ID weist einen großen Unterschied zur Steuernummer auf: Die Umsatzsteuer ID hat zusätzlich zu den bis zu 12 Ziffern noch ein Länderkennzeichen, das aus zwei Buchstaben besteht. Analog zu der IBAN. Und auch analog zur IBAN lautet die Länderkennung der Umsatzsteuer-ID für Deutschland DE.

Jedes Mitgliedsland der EU hat einen eigenen Ländercode, wobei der Aufbau der USt-ID Nummer jeweils gleich ist: Sie beginnt mit dem jeweiligen Mitgliedsland der EU gefolgt von 9 bis 12 Ziffern – abhängig vom Mitgliedsland.

Quelle: Bundeszentralamt für Steuern

Wo und wie kann ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen?

Um die Umsatzsteuer-ID zu beantragen, gibt es gleich mehrere Optionen:

1. Direkt bei Gründung: Außerdem gibt es die Option, schon bei der Firmengründung, die Nummer bzw. Umsatzsteuer-ID zu beantragen. Wer ein Häkchen im entsprechenden Feld im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ setzt, bekommt Steuernummer und Umsatzsteuer-ID in einem Aufwasch.
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2. Online: Am schnellsten und einfachsten ist wohl der „Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer" beim Bundeszentralamt für Steuern. Bei diesem Antrag, der online erfolgt, werden lediglich ein paar Felder ausgefüllt und mit einem Klick an die Steuerbehörde versendet.
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3. Per Post: Etwas umständlicher, aber auch möglich, ist der Antrag einer Umsatzsteuer ID per Post beim Bundeszentralamt für Steuern. Unternehmer, die ein formloses Schreiben an die Behörde senden, können auch auf diesem Wege an die Umsatzsteueridentifikationsnummer kommen.

Wie und wo kann man die USt-ID Nr. herausfinden?

Sofern du selbst eine Umsatzsteuer-ID besitzt, kannst du eine andere Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch mit Namen prüfen lassen. Das geht ganz einfach über die Seite des Bundeszentralamt für Steuern für eine Anfrage von USt-IDs aus dem Inland.

Dort stellst du eine sogenannte qualifizierte Anfrage zur Umsatzsteuer-ID und im nächsten Schritt prüft das Bundeszentralamt für Steuern die deutsche USt-ID und teilt dir mit, ob die Umsatzsteuer valide ist und tatsächlich zu dem Unternehmen gehört, das sie verwendet.

Dabei gibt es zwei verschiedene Verfahren, um die USt-ID-Nummer zu validieren:

1. Einfaches Bestätigungsverfahren: Das ist die kürzere Variante der Bestätigung einer USt-ID-Nummer. Dabei wird dir lediglich mitgeteilt, ob die USt-ID noch dort gültig ist, wo sie ursprünglich erteilt wurde.
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2. Qualifiziertes Bestätigungsverfahren: Wenn du eine deutsche USt-ID auf diese Weise prüfen lässt, erhältst du noch weitere Informationen zum Firmennamen, der Rechtsform und der Geschäftsadresse.

Die Abfrage einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus dem Ausland kannst du über das sogenannte MIAS, das MwSt-Informationstauschsystem der Europäischen Kommission starten. Andere Möglichkeit: Du fragst bei den entsprechenden Verwaltungsstellen der EU direkt nach, wenn du eine ausländische USt-ID prüfen lassen oder identifizieren möchtest.

Solltest du dir dagegen die Frage stellen, wie du deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer suchen kannst, ist das viel einfacher. Denn deine eigene Umsatzsteuer-ID findest du auf dem Antrag, den du vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten hast, als du deine Umsatzsteuer-IdNr. beantragt hast.