Unternehmer-Software für Gründer:innen: Was du wissen solltest

Tools und Software-Systeme erleichtern die tägliche Arbeit

Mit Hilfe einer passenden Gründer:innen-Software musst du bestimmte Tätigkeiten nicht teuer an Dienstleister auslagern, sondern kannst Unternehmensprozesse ganz leicht selbst bearbeiten und verwalten. Die Angebote an Tools und Software für Selbstständige sind überwältigend. Es gibt sie als kostenlose Freeware sowie OpenSource-Programme, aber auch in Form von kostenpflichtigen Basis-sowie Fullservice-Lösungen. Lies im Folgenden nach, worin sich z.B. Freeware-und OpenSource-Software unterscheiden:

• OpenSource-Systeme: Sind für den Endanwender immer kostenfrei und machen prinzipiell ihre Quelle öffentlich. Damit ist die gesamte Entwicklungsarbeit dieser Software gemeint. Hintergrund: OpenSouce-Programme wie z.B. Linux wurden von Akademiker:innen an Universitäten erdacht, mit der Idee, Wissen zu teilen. Im Austausch gelingt es Anwender:innen, z. B. Fehler zu beheben und Verbesserungen weiter zu geben. Davon profitieren alle Nutzer:innen herstellerunabhängiger OpenSource-Programme – im privaten sowie im kommerziellen Umfeld.
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• Freeware: Das sind Programme, die du als privater Anwender:innen im Internet kostenlos herunterladen und testen kannst. Für ihre Nutzung gibt es kein zeitliches Limit. Allerdings finanzieren sich Programme dieser Art oft durch Adware, für die häufig Lizenzgebühren anfallen. Auch Updates der Freeware-Systeme können Kosten verursachen, du musst sie allerdings nicht zwangsläufig nutzen. Willst du Freeware-Systeme kommerziell verwenden, solltest du immer erst prüfen, ob du damit einen Lizenzverstoß riskierst.

Mit diesen Tools wird die Firmengründung einfacher

Als Firmengründer:in eines Startups bist du anfangs oft nicht mit großer Liquidität gesegnet. Umso wichtiger ist es, dass du im Rahmen deiner Projektarbeit für den Erfolg deiner Unternehmensprozesse effizient und zeitsparend vorgehst. Mit den richtigen Tools, z. B. für das Projektmanagement, bildest du Prozesse und Fragestellungen anschaulich ab und kannst sie so nach und nach abarbeiten. Informiere dich hier über die Talente einiger nützlicher Tools, die dich keinen Cent kosten:

• Business Modell Canvas Tool: Als Gründer kannst du damit dein Produkt bzw. deine Dienstleistung ganzheitlich betrachten. So identifizierst du inhaltliche Schwachstellen sowie Defizite in deinem Zeitmanagement.
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• Projektmanagement-Tools wie z.B. Factro sind nicht nur kostenfrei erhältlich, sondern auch perfekt auf die Bedürfnisse agiler Teams zugeschnitten. Tools dieser Art reduzieren deinen Meeting-Aufwand. Mit ihrer Hilfe kannst du alle Aufgaben deines Startups sowie komplexe Zusammenhänge im Projekt übersichtlich darstellen. Das Tool ist, ähnlich wie andere kostenfreie Programme dieser Art, für alle Branchen einsetzbar und bietet häufig unentgeltlichen Kundenservice.
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• Businessplan-Tools: Mit ihrer Hilfe bist du beispielsweise in nur wenigen Tagen in der Lage, deine eigene Geschäftsidee zu beschreiben und in eine übersichtliche Form zu bringen. Zusätzlich gestaltest du damit einen aussagekräftigen Überblick über deine Finanzen. So kannst du, z.B. mit dem Tool von LEXROCKET, ganz leicht einen professionellen Businessplan erstellen. Damit gelingt dir ein aussagekräftiges Dokument als Grundlage, um künftige Geschäftspartner:innen oder Investor:innen von dir und deiner Geschäftsidee zu überzeugen.
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• Fördermittel-Finder: Mit diesem Tool, das dir auch auf der Webseite von LEXROCKET zur Verfügung steht, kannst du völlig kostenfrei Fördermittel finden. Dazu musst du nur einen kurzen Fragenkatalog beantworten und erhältst prompt eine Auswahl relevanter Förderarten, die zu dir und deiner Geschäftsidee passen.
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• Mailing-Tools: Kostenfreie Tools dieser Art brauchst du, um Kund:innen-Newsletter zu planen und zu verwalten. Eine praktische Unterstützung, die deinen vielfältigen Kund:innenkontakten Struktur verleiht.

Weshalb agile Software Kundenbeziehungen fördert

Mitr agiler Software-Entwicklung sind zunächst einmal Herangehensweisen im Entwicklungsprozess von Unternehmer-Software gemeint, die dem Anwender Transparenz und Flexibilität bieten. Im Kern sollen agile Systeme möglichst einfach und beweglich (=agil) funktionieren. In diesem Kontext ist es erklärtes Ziel, Kommunikation, Rücksichtnahme auf Beteiligte und flexibles Agieren anzustreben. In der Übersicht kannst du nachlesen, auf welche Werte agile Software-Entwickler setzen und was du davon hast:

• Anwender:innen sollen stets zufriedengestellt werden.
• Deine Änderungswünsche sind jederzeit willkommen.
• Lieferfristen können kurzfristig innerhalb von Wochen und Monaten zugesagt werden.
• Expert:innen und Entwickler:innen arbeiten stets eng zusammen.
• Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung.
• Agile Software zeichnet sich aus durch Exzellenz und gutes Design.
• Einfachheit ist essenziell.

Der Mensch steht stets im Mittelpunkt agiler Software-Systeme. Egal, ob es sich um dich als Anwender handelt oder um deine Kunden, deren Daten du mithilfe dieser Gründer-Software verwaltest. Die Leitidee agilen Handelns kannst du sogar auf deine eigene Geschäftstätigkeit übertragen, indem du folgende Grundsätze in deinem Business umsetzt:

• Individuen (Kund:innen, Mitarbeiter:innen, Lieferant:innen) sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
• Praxisorientierte Software ist erfolgversprechender als theoretische Präsentationen.
• Zusammenarbeit mit deinen Kund:innen ist Vertragsverhandlungen vorzuziehen.
• Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Planes.

Agile Arbeitsmethoden setzen immer und überall darauf, dass Menschen autonom, kreativ und selbstorganisiert handeln. Für ein Unternehmen wie deines sind agile Teams ein Mehrwert, der dich und deine Geschäftsidee voranbringt.

Cloud- oder Desktop-Software: Vor- und Nachteile

Als Firmengründer:in musst du dich mit zahlreichen Fragen herumschlagen: Welche Rechtsform soll das Unternehmen erhalten? Wie kann die Finanzierung abgesichert werden? Wie organisiere ich am besten das Rechnungswesen bzw. die Buchhaltung? Zu deiner Beruhigung: Es gibt aktuell eine breite Auswahl hilfreicher Tools, die dich als Gründer:in bei der Firmenorganisation unterstützen. Aktuelle Software für Unternehmensgründer:innen unterscheidet sich zunächst einmal aber darin, ob sie dir als Nutzer online oder offline zur Verfügung steht. Hier im Wissensportal von LEXROCKET erfährst du, welche Vor- und Nachteile beide Software-Arten zur Existenzgründung mitbringen.

Was bietet eine Offline-Software für Firmengründer:innen?

Gründer:innen-Software als Desktop-Version gilt als Klassiker. Du erwirbst einmalig eine Lizenz und installierst das Programm deiner Wahl lokal auf deinem Rechner im Office. Danach kannst du alle integrierten Funktionen auch offline nutzen. Updates deines Herstellers erhältst du für ein bestimmtes Zeitfenster kostenfrei. Kommt eine neue Version deiner Existenzgründer:innen-Software auf den Markt, siehst du dich allerdings mit einigen Nachteilen konfrontiert:

• Deine Software ist nun veraltet und du musst für die neue Lizenz wieder investieren.
• Der Support für das bestehende Programm wird eingestellt.
• Manche Programme haben nur eine Jahreslizenz für 365 Tage.

Du fragst dich, was die Vorteile einer Offline-Variante von Software-Lösungen sind? Das sind sie:

• Datensicherheit– denn deine Daten werden lokal gesichert.
• Guter Leistungsumfang – mehrere Funktionen in einem Paket.
• Engmaschige Betreuung ist oft möglich.

Womit punktet eine cloudbasierte Software für Gründer:innen?

Eine cloudbasierte Software für Unternehmer:innen funktioniert online. Du rufst diese stets über den Browser auf und bist folglich an kein bestimmtes Endgerät gebunden. Diese Flexibilität bringt dir zusätzlich folgende Vorteile:

• Der Leistungsumfang ist individuell buchbar.
• Du kannst diese Art der Software jederzeit an deine Bedürfnisse anpassen.
• Die Kosten sind vergleichsweise niedrig. Du investierst nicht in Programme für Selbstständige, sondern lediglich in den Internet-Service.
• Updates gibt es kostenfrei dazu: Du musst dich um nichts kümmern, die Software ist immer auf dem neuesten Stand.
• Cloudbasierte Systeme sind zudem GoBD-zertifiziert. Das heißt, sie kommen allen rechtlichen Bestimmungen zur digitalen Datenspeicherung nach.

Als Nachteil gilt mitunter die Tatsache, dass alle deine Daten in der Cloud gesammelt, gespeichert und aufbewahrt werden. Hast du keinen Internetzugang kommst du folglich nicht an deine Datenbank heran. In punkto Datensicherheit machen sich Zweifler nach Expertenmeinung jedoch zu Unrecht Sorgen.

Kaufmännische Software für Gründer:innen – ein Plus für Laien

Um erfolgreich ein Unternehmen oder ein Startup zu gründen, brauchst du einen langen Atem. Dazu gehört, dass du dich bereits vor Unternehmensgründung über passende Software-Produkte aus dem vielfältigen Angebot von Business-und Buchhaltungsprogrammen informierst. Bevor du dich aber endgültig für einen bestimmten Anbieter einer Software für Existenzgründer:innen entscheidest, solltest du dir die Frage stellen, welche Aufgaben du online damit umsetzen möchtest.

Wenn deine Aktivitäten als Jungunternehmer:in reibungslos ablaufen sollen und du dich z. B. auf die Bereiche Marketing und Vertrieb fokussieren möchtest, solltest du von Anfang an eine abteilungsübergreifende Software für Unternehmer:innen nutzen. So steigerst du deine Effizienz und sparst Zeit, die du besser für deine Kundenakquise einsetzt.

Aufgaben einer Buchhaltungssoftware für Gründer:innen

Die Buchhaltung gilt bei vielen Existenzgründer:innen als herausfordernde Mammutaufgabe. Kein anderer Unternehmensbereich bietet so viele Fallstricke. Überfordern dich steuerrechtlich relevante Vorschriften? Dann kannst du deine buchhalterischen Aufgaben entweder in ein Steuerbüro auslagern oder mit einer geeigneten Software für Startups deine Buchhaltung fehlerfrei selbst erledigen.

Eine Buchhaltungssoftware für Gründer führt dich in einfachen Schritten durch den gesamten Anwenderprozess. Meistens bieten Buchhaltungsprogramme fertige Eingabemasken, die es dir erleichtern, deine Buchführung ordentlich und einwandfrei abzuwickeln. Dank ständiger Updates, die du mit deinen Lizenzgebührenerworben hast, bist du rechtlich immer auf dem neuesten Stand. So gelingt es dir ganz leicht, Analysen abzurufen, Prognosen zu erstellen oder Gewinn- und Verlustrechnungen für deine:n Steuerberater:in vorzubereiten.

Im Folgenden kannst du dir zum Leistungsumfang einer Buchhaltungssoftware einen Überblick verschaffen:

• Eingescannte Belege und Rechnungen werden automatisch erfasst.
• Du behältst den Überblick über offene Rechnungen.
• Sie ist eine Schnittstelle zum Steuerberater bzw. zum Finanzamt.
• Überweisungen können zeitsparend ausgeführt werden.
• Viele Software-Anbieter stellen kostenfreie Testversionen zur Verfügung.

Ein Muss: Rechnungen korrekt erstellen

Fehler in der Rechnungslegung führen zu Ärger mit Kund:innen, Lieferant:innen und schlussendlich mit dem Finanzamt. Es gibt einige Vorschriften, die du beim Erstellen einer Rechnung beachten musst. Eine moderne Software hilft dir dabei, korrekte Rechnungen zu schreiben. Sie bietet dir Vordrucke, auf denen alle Pflichtangaben genannt sind. Lediglich die genauen Zahlenposten musst du noch ergänzen. Zu deiner Arbeitserleichterung bieten Rechnungsprogramme zusätzlich ein integriertes Mahnwesen, so dass du zahlungsunwillige Kunden in rechtlich vorgeschriebenen Zeitabständen an offene Forderungen erinnern kannst.

Diese Funktionen sollte dein neues Rechnungsprogramm beinhalten:

• Stammdatenverwaltung
• Angebotserstellung
• Auftragsbestätigung
• Rechnungserstellung
• Ausweisen der Lieferscheine
• Mahnwesen
• Dokumentation von eingehenden und ausgehenden Bestellungen

Auch wenn du als Gründer:in zunächst nicht alle Funktionen benötigst, ist es sinnvoll, wenn deine Software für Unternehmer:innen diese Optionen zur Verfügung stellt. Sobald dein Kund:innenstamm sukzessive anwächst, hilft dir eine umfangreichere Software-Lösung, den Überblick zu behalten.

CRM-Systeme – Welche Vorteile für Einsteiger?

Ein wichtiger Baustein deiner Business-Software für Gründer:innen zum Schluss: Ein Programm für das Customer-Relationship-Management, auch CRM-System genannt. Es unterstützt dein Management von Kund:innendaten und erleichtert dir die Arbeit im Vertrieb. Jedes Mal, wenn du mit Bestandskund:innen sprichst oder dich mit potenziellen Interessent:innen triffst, sammelst du neue Informationen, die du sofort in deine CRM-Datenbank einpflegen kannst. So entsteht kein „Herrschaftswissen“, so wird kein Detail vergessen, so bleibst du – was deine Kund:innenbeziehungen angeht – immer auf dem neuesten Stand. Ein CRM-System kannst du sogar mit deinen Social-Media-Kanälen verknüpfen.

Ein weiterer großer Mehrwert von CRM-Systemen liegt darin, dass sie abteilungsübergreifend genutzt werden können und zuständige Mitarbeiter zu jeder Zeit, von jedem Ort aus darauf zugreifen können. Mit cloudbasierten CRM-Systemen arbeitest du also zu hundert Prozent mobil und hast Zugang zu maßgeschneiderten Apps.

Weil eine CRM-Software häufig in cloudbasierter Business-Software integriert ist, musst du sie auch nicht gesondert kaufen. Nutze den Vorteil dieser zentralen Datenbank. Sie hilft dir, Kund:innenbeziehungen aufzubauen, zu pflegen und zu fördern. Viele Software-Lösungen sind zudem für die Automatisierung von Marketing-Aktionen angelegt.