Was ist ein Kleinunternehmer? Die Fakten im Überblick

Du hast eine Geschäftsidee und möchtest dich selbstständig machen? Dann musst du als erstes ein Gewerbe anmelden oder dich für eine Rechtsform als Unternehmer:in entscheiden. Sobald die Basis deiner Gründung geklärt ist, kannst du dir überlegen, ob für dich und deine Geschäftstätigkeit die Definition eines Kleinunternehmers bzw. einer Kleinunternehmerin anwendbar ist. Die folgende Übersicht von LEXROCKET unterstützt dich, zu verstehen, was ein:e Kleinunternehmer:in ist. Damit kannst du die relevanten Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) richtig umzusetzen.

Definition: Wie wird man Kleinunternehmer?

Wenn du nach dem Gründen den Status eines Kleinunternehmens wählst, musst du vorher die Höhe deiner umsatzsteuerpflichtigen Einkünfte schätzen. Per Definition kannst du als Kleinunternehmer gelten, wenn dein Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr nicht höher als 22.000 Euro ausfällt bzw. im bevorstehenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegt.

Nehmen wir an: Du hast z. B. deinen Betrieb gerade gegründet und schätzt, dass im Gründungsjahr deine voraussichtlichen Umsätze als Einzelunternehmer:in unter 22.000 Euro liegen. Dann kannst du dich dafür entscheiden, beim Finanzamt die Anmeldung als Kleinunternehmer:in mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung vorzunehmen.

Wichtig: Bist du Kleinunternehmer, so stellt das keine Rechtsform dar. Die Kleinunternehmerregelung im UStG gibt nur den gesetzlichen Rahmen vor. Sie ist eine Sonderregelung für Unternehmer:innen, Gründer:innen, Freiberufler:innen sowie Gewerbetreibende und besagt, dass du als Kleinunternehmer:in nicht, wie sonst üblich, die erwirtschaftete Umsatzsteuer jeden Monat an das Finanzamt abführen musst.

Voraussetzung dafür ist, dass dir das Finanzamt nach Prüfung deiner Umsatzprognosen den Status eines Kleinunternehmers nach §19 UStG zuerkannt hat. Hierbei handelt es sich in erster Linie nur um einen bürokratischen Gewinn für dich, da du gemäß der Definition eines Kleinunternehmers auf die Umsatzsteuervoranmeldung verzichten darfst.

Änderungen der Umsatzgrenzen nach § 19 UStG

Bist du Gewerbetreibende:r oder Freiberufler:in und möchtest steuerlich als Kleinunternehmer:in behandelt werden, dann werden deine reellen bzw. prognostizierten Jahresumsätze an den geänderten Umsatzgrenzen des UStG gemessen. § 19 UStG sieht seit 1. Januar 2020 vor, dass Kleinunternehmer:innen für erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte jährlich höchstens folgende Einkünfte erzielen dürfen:

  • Die Umsätze dürfen im Jahr der Antragstellung nicht höher sein als 22.000 Euro. Bis 2019 lag der Grenzwert, der definiert, was ein Kleinunternehmer ist, bei 17.500 Euro.
  • Weiterhin dürfen die Einkünfte im bevorstehenden Kalenderjahr nicht über 50.000 Euro liegen.

Entsprichst du der Definition eines Kleinunternehmers, kannst du diese Tatsache nutzbringend für deine Kundenwerbung einsetzen. Privatkunden sparen sich bei dir nämlich die Mehrwertsteuer, weil für dich als Kleinunternehmer:in die Umsatzsteuerbefreiung greift.

Info

Schwellenwerte beachten

Sobald du als Kleinunternehmer genannte Schwellenwerte überschreitest, wird auch bei dir die Regelbesteuerung angewandt. Sei also achtsam und kalkuliere genau, wie sich die neuen Höchstsätze 2020 der Kleinunternehmerregelung auf dich und deine selbstständige Tätigkeit auswirken.

Freiwillig Kleinunternehmer sein

Zunächst einmal: Die Kleinunternehmerregelung verpflichtet dich zu nichts. Du musst kein Kleinunternehmer werden, wenn du das nicht möchtest. Für dich ist es nur relevant zu wissen, dass diese Sonderregelung eine Vereinfachung des Umsatzsteuergesetzes nach § 19 UStG darstellt.

Beispiele, wann es für dich als Gründer:in Sinn macht, auf die Kleinunternehmerregelung zurückzugreifen oder alternativ darauf zu verzichten, erklären dir dein:e Steuerberater:in sowie die Expert:innen des Finanzamtes. Auch online findest du kostenlose Rechner für Kleinunternehmer:innen nach Definition des § 19 UStG. Damit kannst du selbst ganz leicht überprüfen, ob du – vor allem zu Beginn deiner Firmengründung – die Voraussetzungen eines selbstständigen Kleinunternehmers erfüllst.

Umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer: Vor- und Nachteile

Für jeden Selbstständigen greift – sobald er Umsätze generiert – das Umsatzsteuergesetz (UStG). Hat dich das Finanzamt jedoch als Kleinunternehmer anerkannt, wirkt sich das formal sowie finanziell unter Umständen positiv für dich aus. Denn als Kleinunternehmer:in verrechnest du keine Umsatzsteuer. Man spricht daher auch vom „umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer“, weil bei deinen Preisen, die du verlangst, die Umsatzsteuer bereits enthalten ist.

Die hat einige Vorteile für dich:

  • Dein Verwaltungsaufwand verringert sich deutlich, weil du das Thema Mehrwertsteuer als Kleinunternehmer:in bei Rechnungsstellung ignorieren kannst.
  • Du weist folglich deine Kundenrechnungen entsprechend der Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer aus.
  • Sind deine Kund:innen Privatpersonen, kannst du deshalb günstigere Preise anbieten als einige deiner Mitbewerber:innen, die ihre Dienstleistungen mit Mehrwertsteuer verrechnen.
  • Du profitierst von einem vereinfachten Rechnungswesen, was dir vor allem entgegenkommt, wenn du nebenberufliche:r Gründer:in bist.

Im Gegenzug treffen dich aber auch Nachteile:

  • Du musst deine Umsatzentwicklung im Blick behalten, sonst läufst du Gefahr, Umsatzsteuern nachzuzahlen.
  • Du hast keine steuerlichen Vorteile.
  • Als Kleinunternehmer:in hast du keinen Anspruch auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer-Beträge durch das Finanzamt, was gerade bei größeren Anschaffungen von Equipment etc. jedoch sehr sinnvoll sein kann
Unser Tipp

Vorsteuerabzug als Kleinunternehmer nicht möglich

Bist du selbstständig und kaufst eine Büroausstattung für dein frisch gegründetes Start-up, kannst du im Normalfall die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer für deine Büromöbel und Computer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückerhalten. Die Definition eines Kleinunternehmens verhindert das. In diesem Fall bleibst du auf dem Betrag der Mehrwertsteuer sitzen, weil dir der Vorsteuerabzug als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG verwehrt wird.

Als Gründer:in musst du dir also immer klar machen, was ein:e Kleinunternehmer:in ist und ob dieser Status für dich Sinn macht. Die eher niedrigen Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:innen sind mit Blick auf deine Einnahmen möglicherweise schnell überschritten. Und bei höheren Erstinvestitionen im Gründungsjahr kannst du folglich Mehrwertsteuer-Beträge als Kleinunternehmer:in bei Rechnungen durch Dritte steuerlich nicht absetzen. Anders sieht es aus, wenn du dich zunächst nebenberuflich als Kleinunternehmer:in selbstständig machst. In diesem Fall könnten die Vorteile der Kleinunternehmerregelung überwiegen.

Wie sieht es mit der Buchführung für Kleinunternehmer aus?

Du hast eine Firma gegründet und Umsätze prognostizierst, die dich als Kleinunternehmer:in definieren, dann gilt für dich die einfache Buchführung. Durch den Wegfall der Umsatzsteuer ist es dir zudem erlaubt, auf die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt zu verzichten. Das sind die einzigen Unterschiede zu Unternehmen, die der Regelbesteuerung nach §12 UStG unterworfen sind. Denn auch als Kleinunternehmer:in musst du deine Umsatzsteuerklärung abgeben. Und wie diese auszusehen haben, hängt von deiner Rechtsform ab:

  • Bist du Freiberufler:in, Einzelunternehmer:in oder hast du eine GbR, dann reicht dir als Kleinunternehmer:in eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
  • Hast du eine OHG bzw. Kapitalgesellschaften als Rechtsform gewählt, so bist du per Gesetz zur doppelten Buchführung und Bilanz verpflichtet.

Eine moderne Buchhaltungssoftware für Gründer:innen unterstützt dich in deinem Tagesgeschäft und hilft dir den bürokratischen Aufwand zu bewältigen. So hast du deine finanzielle Situation stets aktuell vor Augen und deine Firma läuft rund.

Als Kleinunternehmer:in Steuern zahlen?

Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin musst du Umsätze stets versteuern, das ist Fakt. Oder bist du ebenfalls dem Irrglauben verfallen, dass du als Kleinunternehmer:in steuerfrei verdienen darfst? Das Gegenteil ist der Fall: Nach Gewinnermittlung ist für dich als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin ebenfalls Einkommensteuer bzw. Kapitalertragssteuer fällig. Zudem können für Kleinunternehmer:innen Gewerbesteuern und auch Lohnsteuer anfallen. Die einzige Steuerart, die für dich als Kleinunternehmer per Definition wegfällt, ist die Umsatzsteuer.

Übrigens: Das Finanzamt gewährt dir auch als Kleinunternehmer einen Freibetrag zur Einkommenssteuer von jährlich knapp 8.000 Euro. Generell profitierst du also in mancher Hinsicht von der Vereinfachung des Umsatzsteuergesetzes, das für dich als Kleinunternehmer im § 19 UStG geregelt ist:

  • Umsatzsteuervoranmeldung sind für Kleinunternehmer nicht relevant.
  • Auf deinen Kundenrechnungen musst du nicht zwischen Nettopreis und Vorsteuerbetrag unterscheiden.
  • Denn die Kleinunternehmerregelung erlaubt dir, die Vorsteuer nicht auszuweisen.
  • Die Umsatzsteuersätze von 19% und 7% spielen für dich keine Rolle, weil du von der Umsatzsteuerpflicht befreit bist.

Wichtig ist, dass du deine Steuererklärung als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin formal richtig und pünktlich bei deiner Finanzbehörde abgibst. Das heißt, du trägst deine Jahresumsätze der vergangenen zwei Jahre ein. Nicht vergessen: Seit 2017 musst du die für Steuererklärungen erforderliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Kleinunternehmer:innen elektronisch übermitteln. Das wurde vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Eine gesonderte Steuernummer erhältst du als Kleinunternehmer:in nicht. Diese wird Firmen erst ab einer bestimmten Größe zugewiesen.

Kann Kleinunternehmern eine Betriebsprüfung drohen?

Betriebsprüfungen durch die Mitarbeiter:innen der Finanzbehörde fürchten fast alle Unternehmer:innen. Oft liegt es daran, dass ihnen nicht klar ist, was der Inhalt jener Prüfung sein wird oder weil sie nicht mit einer Prüfung gerechnet haben. Auch du als Kleinunternehmerkannst geprüft werden, denn Betriebsprüfungen finden unabhängig von Unternehmensart, -größe oder Branche statt.

Das Finanzamt wird vor allem dann auf dich aufmerksam, wenn du einige der folgenden Auffälligkeiten aufweist:

  • Deine Steuererklärungen kommen verspätet.
  • Du überweist Steuern nicht fristgerecht.
  • Deine Gewinne schwanken stark.
  • Deine Steuererklärung war nicht nachvollziehbar.

Wer als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin seinen Steuerbescheid richtig deuten kann, ahnt, wann eine Betriebsprüfung ansteht. Im Bescheid heißt es dann möglicherweise, dass dieser „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ steht oder nur als „vorläufig“ aufzufassen ist. Wenn du unsicher bist, sprich mit einem Steuerberater:in deines Vertrauens. Du hast noch keinen Fachmann für Steuerrecht gefunden? Eine Steuerberatersuche ist auch online möglich!

Kleinunternehmen, Kleingewerbe, Kleinstunternehmen?

Drei Begriffe, die dir als Gründer:in vielleicht einmal begegnet sind und dich verwirrt haben? Hier eine kurze Erklärung aus dem Wissenspool von LEXROCKET:

  • Die Bezeichnungen Kleinunternehmen und Kleingewerbe haben nichts miteinander zu tun, obwohl sie häufig synonym verwendet werden. Du kannst das ganz leicht auseinanderhalten, denn für dich als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin gilt das Umsatzsteuergesetz (UStG).
  • Bei Vertretern des Kleingewerbes bildet das Handelsgesetzbuch die rechtliche Grundlage. Es betrifft alle Gewerbebetriebe, die wegen ihrer geringen Größe nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Sie sind deshalb nicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.
  • Der Begriff Kleinstunternehmer:in wird innerhalb der EU im Rahmen der Vergabe von Förderprogrammen verwendet. Gemeint sind Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeiter:innen und einem Jahresumsatz von höchstens zwei Millionen Euro. Diese Bezeichnung existiert allerdings nicht im Sprachgebrauch von deutschen Behörden wie Finanzamt, Arbeitsamt und Krankenkassen.

Nachdem du jetzt verstanden hast, was ein Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin ist, bist du nun zu dem Schluss gekommen, dass dies genau das Richtige für dich ist? Bevor du diesen steuerlich relevanten Status für dich und dein Unternehmen umsetzt, solltest du gemeinsam mit deinem Steuerberater:in abklären, ob und wie du davon profitierst. Generell gilt: Erwartest du für die ersten Jahre deiner Selbstständigkeit eher geringe Umsätze, stehen keine oder überschaubare Investitionen an und hast du es eher mit privaten Kunden zu tun, scheint ein Kleinunternehmen nach § 19 UStG genau das Richtige für dich und deine Firma zu sein.

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