Wissenswertes zum Firmenwagen

Bekommen Mitarbeiter:innen von ihrem Chef oder der Chefin einen Firmenwagen, auch Dienstwagen, Firmenfahrzeug, Geschäftswagen oder Dienstfahrzeug genannt, beginnt häufig die Ungewissheit: Lohnt sich ein Firmenwagen überhaupt, wie muss ich das Auto versteuern und wer haftet bei einem Unfall? Das sind nur einige der Fragen, die sich dann stellen. Zur Unternehmensführung gehört, dass du dich mit deinem Startup irgendwann auch mit diesem Thema beschäftigen musst. Die gute Nachricht: Hier findest du die Antworten.

Definition Dienstwagen: Wann gilt ein Fahrzeug als Firmenwagen?

Ein Fahrzeug gilt dann als Dienstwagen, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin es seinem oder seiner Mitarbeiter:in zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung stellt. Geschäftswagen gibt es aber nicht nur für Arbeitnehmer:innen. Auch Selbstständige können einen Firmenwagen fahren: Wenn das Auto zu deinem Betriebsvermögen gehört und du es selbst nutzt, nennt man auch das Geschäftswagen.

Überlässt du als Arbeitgeber:in deinen Mitarbeiterin:innen den Firmenwagen, kannst du vorgeben, in welchem Umfang das Auto genutzt werden darf. Einige Chefs und Chefinnen erlauben ausschließlich die berufliche Nutzung, also nur dienstliche Zwecke, während andere ihre Mitarbeiter:innen auch privat mit dem Firmenwagen fahren lassen. Das sind also individuelle Vereinbarungen, die Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen gemeinsam aushandeln können und sollten.

In der Regel ist allen Verträgen gemeinsam, dass der Geschäftswagen zurückgegeben werden muss, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet. Mit dem Ende der Kündigungsfrist endet damit auch die Nutzung des Firmenwagens.

Vorteile eines Firmenwagens

Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter können von einem Geschäftswagen profitieren. Zum Beispiel so:

Tabelle zum Firmenwagen

Kauf oder Leasing: Für welche Unternehmen lohnt sich was?

Für welche Unternehmen sich eher das Firmenwagen-Leasing lohnt und welche Firmen von einem Kauf des Dienstwagens profitieren, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Leasing lohnt sich zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin den Kreditrahmen seiner Bank nicht über Gebühr beanspruchen möchte.

Dienstwagenbesteuerung: Welche Steuern muss ich für den Firmenwagen zahlen?

Wenn der Firmenwagen auch privat genutzt werden darf, musst du ihn als sogenannten geldwerten Vorteil versteuern. Denn ein Vorteil ist die Privatnutzung in jedem Fall. Du sparst dir nämlich einiges an Kosten. Zum Beispiel diese hier:

  • Kosten für die Anschaffung des PKW
  • Kosten für die Versicherung und Straßensteuer
  • Kosten für Wartung, TÜV und Reparaturen
  • Kosten für Treibstoff
  • Wertverlust des Autos

Das Finanzamt betrachtet einen privat genutzten Dienstwagen daher wie eine Gehaltserhöhung oder zusätzliches Gehalt. Der Firmenwagen hat damit einen Einfluss auf dein Einkommen, das du im Rahmen der Steuererklärung versteuern musst.

Unser Tipp

Urteil des Bfh

Wenn sich der Fahrer des Firmenwagens an den Kosten für den Geschäftswagen beteiligt, kann das den geldwerten Vorteil senken. Dazu gibt es gleich zwei unterschiedliche Urteile des Bundesfinanzhofs (Bfh) (Urteil vom 30. November 2016, VI R 2/15 und Urteil vom 30. November 2016, VI R 49/14) mit dem Ergebnis, dass seit 2017 diese Änderungen auch das Bundesfinanzministerium akzeptiert. Heißt konkret: Wenn der Dienstwagenfahrer häufig auf eigene Kosten tankt, den Wagen waschen lässt oder gar Reparaturen (teilweise) selbst zahlt, kann das den geldwerten Vorteil deutlich mindern – im Idealfall sogar auf Null senken.

Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung: Was ist günstiger?

Bei einem privat genutzten Geschäftswagen hast du die Wahl zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten der Besteuerung:

  1. Die 1-%-Regelung
  2. Das Fahrtenbuch

Du solltest dir vorab gut überlegen, welche Variante für dich die bessere ist. Hast du dich einmalentschieden, bist du für das laufende Jahr an die gewählte Besteuerung gebunden. Ausnahme: Du bekommst unterjährig einen anderen Firmenwagen. Dann kannst du dich wieder neu entscheiden.

Dienstwagen versteuern: So funktioniert die 1-%-Regelung

Wer sich für die 1-%-Regelung entscheidet, wählt die pauschale Variante der Versteuerung. Im Vergleich zum Fahrtenbuch ist diese weniger aufwändig – was für viele Dienstwagenfahrer durchaus ein Argument sein kann.

Die Versteuerung eines Geschäftswagens mit Privatnutzung funktioniert dabei so: Ausgangspunkt ist der inländische Listenpreis.

Info

Listenpreis und Erstzulassung des KfZ

Der Listenpreis wird auch dann angesetzt, wenn du einen Gebrauchtwagen gekauft hast. Denn der Listenpreis bezieht sich immer auf die Erstzulassung des Kfz. Das bedeutet außerdem, dass auch beim Leasing oder der Miete eines Firmenwagens der Listenpreis zur Berechnung angesetzt wird.

Ebenfalls nicht gerade positiv für Arbeitnehmer:innen: Zum Listenpreis zählt auch die Umsatzsteuer dazu, die beim Kauf des Geschäftswagens anfällt. Als Chef:in musst du die Umsatzsteuer gar nicht zahlen – deinen Mitarbeiter:innen wird sie aber trotzdem auf den Wert des Autos und damit als zusätzliche Belastung aufgeschlagen.

Nehmen wir also an, dein:e Mitarbeiter:in bekommt einen Firmenwagen, der 60.000 Euro wert ist. Ein Prozent davon sind 600 Euro und damit der geldwerter Vorteil, der in seinem Fall angesetzt wird. Diese 600 Euro musst du zusätzlich pro Monat mit seinem Arbeitslohn versteuern.

Das ist aber noch nicht alles. Die Fahrten zu seinem Arbeitsort muss der oder die Arbeitnehmer:in noch einmal extra zahlen. Aktuell werden hierfür pro Kilometer 0,03 Prozent des Listenpreises in Brutto fällig.

Firmenwagen versteuern: So führt man ein Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist die Variante für Dienstwagenfahrer:innen, die nicht die pauschale, sondern die tatsächliche Versteuerung wünschen. Denn mit diesem Instrument zahlt man nur für den Weg, den man auch tatsächlich mit dem Firmenwagen fährt.

Die Berechnung ist dabei noch recht einfach: Nehmen wir an, dass mit dem Firmenwagen pro Jahr insgesamt 40.000 Kilometer gefahren werden. Davon entfallen lediglich 3.000 Kilometer auf die Privatnutzung. Die Kosten, die im Jahr für den Firmenwagen aufgelaufen sind, liegen bei 11.000 Euro.

Um die Kosten für jeden gefahrenen Kilometer zu berechnen, gehst du folgendermaßen vor: Du teilst den Geldbetrag durch die Anzahl der Kilometer, also 11.000 : 40.000 = 0,275.

Um die tatsächlichen Aufwendungen zu ermitteln, multiplizierst du diese Zahl mit der Anzahl der Kilometer, die privat gefahren wurden. Macht in unserem Beispiel 3.000 x 0,275 = 825. Es wurde also lediglich ein Anteil von 825 Euro an den Kosten verursacht. Und nur diese 825 Euro müssen in der Steuererklärung angegeben werden – und zwar für das gesamte Jahr. Das ist ein deutlicher Unterschied zur 1-%-Regelung, bei der m vorangehenden Beispiel schon 600 pro Monat zusätzlich versteuert werden mussten.

Was dir schon verrät, wann sich welche Variante lohnt: Bist du nicht viel mit deinem Firmenwagen privat unterwegs, ist das Fahrtenbuch vermutlich die kostengünstigere Alternative. Fährst du dagegen viel und ausgiebig auch in deiner Freizeit mit dem Geschäftswagen herum, kann sich die 1-%-Regelung eher lohnen. Einen ersten Überblick über die verschiedenen Arten der Versteuerung des Dienstfahrzeugs und wie diese sich auf das Brutto- und Nettogehalt auswirken, geben sogenannte Firmenwagenrechner, die du überall im Netz finden kannst.

Führst du ein Fahrtenbuch, musst du genau darauf achten, dass alle Angaben enthalten sind, nämlich:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und bei Ende der Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck (ggf. inklusive Kunde oder Ansprechpartner, der besucht wurde)

Außerdem wichtig: Das Finanzamt akzeptiert keine Fahrtenbücher, die nachträglich verändert werden können. Die gute alte Excel-Tabelle fällt damit flach, ebenso ein einfacher Block, den einige Dienstwagenfahrer noch immer in der Ablage der Fahrertür haben.

Stattdessen solltest du ein elektronisches Fahrtenbuch führen oder alternativ eine App nutzen. Am besten besprichst du dieses Thema mit deinem Steuerberater, da gerade die elektronischen Varianten kostspielig sein können.

FAQs: Häufige Fragen zum Thema Firmenwagen

Das Thema Firmenwagen kann ganz schön umfangreich sein. Vor allem Arbeitnehmer, die sich das erste Mal mit diesem Thema beschäftigen, stellen sich häufig folgende Fragen, auf die wir direkt eine Antwort liefern:

Dürfen mein Partner oder andere Familienangehörige mit dem Geschäftswagen fahren?

Das hängt – wie so häufig bei juristischen Themen – vom Einzelfall hab. Wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber darauf geeinigt haben, dass auch andere Personen mit dem Auto fahren dürfen, ist das ok. Grundsätzlich empfiehlt es sich, alle Regelungen zum Firmenwagen schriftlich festzuhalten, zum Beispiel in einem sogenannten Dienstwagenüberlassungsvertrag. So bist du im Fall der Fälle auf der sicheren Seite.

Ich hatte einen Unfall mit dem Dienstwagen. Wer haftet?

Auch das hängt von der jeweiligen Vereinbarung ab. Einige Arbeitgeber schließen für den Firmenwagen eine Vollkaskoversicherung ab, während andere den PKW nur Teilkasko versichern. Im letzten Fall ist der Arbeitnehmer zumindest zum Teil in der Pflicht. Denkbar ist aber auch, dass Arbeitnehmer bestimmte Schäden am Auto komplett übernehmen müssen. Im Idealfall ist auch das ganz konkret in einem Vertrag schriftlich geregelt. Ob ein Gericht die individuell getroffenen Regelungen bei einer Überprüfung jedoch vorbehaltlos gelten lässt, kann man vorab nicht sagen. Für eine erste Einschätzung kann man sich an der Fahrlässigkeit orientieren:

  • Kann dem Arbeitnehmer leichte Fahrlässigkeit nachgewiesen werden, wird er vermutlich nicht haften müssen.
  • Wird ihm mittlere Fahrlässigkeit nachgewiesen, steht er zum Teil in der Pflicht.
  • Bei grober Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz muss er die Schäden wahrscheinlich komplett selbst tragen.
Eine verbindliche Auskunft dazu kann dir aber nur ein Rechtsanwalt geben.
Was passiert mit dem Auto, wenn ich nicht arbeiten kann?

In der Regel gilt, dass der Dienstwagen genutzt werden darf, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Die sogenannte Dienstwagenberechtigung gilt also auch während Krankheit (in den ersten sechs Wochen) und im Urlaub, aber auch dann, wenn der Mitarbeiter längere Zeit nicht am Arbeitsplatz ist, wie zum Beispiel im Mutterschutz. Aber – du ahnst es vielleicht schon – auch in diesen Fällen hängt es davon ab, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich festgehalten haben. Interessant wird diese Frage ohnehin nur dann, wenn der PKW auch privat genutzt wird.

Kann ich die Entfernungspauschale nutzen, wenn ich einen Firmenwagen fahre?

Auch bei einem Firmenwagen kann der Dienstwagenfahrer für den Weg zu seiner Arbeit die Entfernungspauschale ansetzen. Die Entfernungspauschale kann übrigens bei der 1-%-Regelung von dem zu zahlenden Anteil abgezogen werden. Dabei gibt es jedoch einige Besonderheiten, abhängig davon, wie du als Arbeitgeber den Geschäftswagen versteuerst. Ein Steuerberater oder auch das Finanzamt können dir individuell weiterhelfen.

Lohnt sich ein Elektroauto als Geschäftswagen?

Seit Beginn des Jahres 2019 gibt es für Arbeitgeber eine ganze Reihe steuerlicher Vergünstigungen, wenn sie ein Elektroauto als Firmenwagen anschaffen. Gesetzlich sind diese Vorschriften im sogenannten Jahressteuergesetz 2019 festgehalten. Auch für Arbeitnehmer kann sich ein Elektroauto als Geschäftswagen lohnen: Bei der 1-%-Regelung muss man dann nur den halben Listenpreis als geldwerten Vorteil ansetzen.

Inhaltsverzeichnis

    Diese Themen könnten dich ebenfalls interessieren:

    Rakete Icon Lexrocket
    Rakete mit Feuer Icon