Zeit- und Selbstmanagement: Die effektivsten Methoden

Was ist Zeit- und Selbstmanagement?

Beim Firma gründen ist vieles zu planen und umzusetzen. Hier setzen die Vorzüge durchgetakteter Managementmethoden ein.  So ist es beispielsweise Ziel eines persönlichen Zeit- und Selbstmanagements, auf Basis eines strukturierten Alltags, Tätigkeiten mit hoher Priorität zu planen und durchzuführen. Verinnerlichst du Methoden für ein effektives Zeitmanagement und Selbstmanagement, so sparst du dabei Zeit und Nerven. Hier die Begriffe und ihre jeweilige Definition:

• Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement geht es darum, anfallende Aufgaben und Termine effizient auf die vorhandenen Stunden aufzuteilen. Dabei kann die verfügbare Arbeitszeit je nach Jobbereich und Projekt variieren. Im Prinzip geht es nicht darum, mehr Zeit zu generieren, sondern die zur Verfügung stehenden Stunden gut zu nutzen.
• Selbstmanagement: Im Vergleich dazu beschreibt die Definition von Selbstmanagement die Fähigkeit, die jeweiligen Aufgaben erfolgreich in der verfügbaren Zeit zu erledigen. Essenzielle Kompetenzen für Selbstmanagement sind neben gutem Zeitmanagement auch Organisation, Planung und Motivation.

Somit hängen Selbstorganisation und Zeitmanagement eng miteinander zusammen. Ohne Zeitmanagement bringt dir die beste Selbstorganisation nichts, umgekehrt gilt das genauso.

Darum ist gutes Zeit- und Selbstmanagement so wichtig

Bevor wir uns den Methoden für Zeitmanagement und Selbstmanagement widmen, solltest du dir zunächst vor Augen führen, weshalb sie für die Unternehmensführung so wichtig sind. Wie in fast allen Lebensbereichen kannst du etwas nur dann erfolgreich umsetzen, wenn du die Sinnhaftigkeit dahinter verstehst. Hier einige Beispiele, was Selbstmanagement und Zeitmanagement Positives bewirken können:

• Produktivität: Eine gute Zeitplanung hat den Vorteil, dass du beim Arbeiten produktiver wirst. Verschwendest du keine wertvolle Zeit und bleibst dabei fokussiert, führt das zu schnelleren und besseren Ergebnissen.
• Mehr Freizeit: Vermeidest du Ablenkung und steigerst dabei deine Produktivität, hast du infolgedessen mehr Zeit für deine Freund:innen, Familie und Freizeit. Statt jede freie Minute beschäftigt zu sein, kreierst du mit deinem persönlichen Zeitmanagement eine ausgewogene Work-Life-Balance.
• Stressreduktion: Die Kombination aus Produktivität und mehr Freizeit reduziert gleichzeitig dein Stresslevel. Dank des verbesserten Selbst- und Zeitmanagements kannst du nach der Arbeit leichter abschalten und damit deine mentale Gesundheit fördern. Durch weniger Stress beugst du außerdem die Entwicklung von Krankheiten wie Burnout, Depressionen und Herz-Kreislauf-Probleme vor.
• Motivation: Zeitmanagement zu lernen, ist besonders bei der Flut an Verantwortlichkeiten, die dir als Gründer:in begegnet, unabdingbar: Zum einen, um deinen Erfolg voranzutreiben, zum anderen, um deine Motivation hochzuhalten. Je entspannter du bist und je mehr Spaß du an deiner Arbeit hast, desto motivierter bist du letztlich auch. Diese Energie wirst du im Arbeitsleben brauchen: Hinter der Aussage, dass das Arbeitsleben ein Marathon und kein Sprint ist, steckt tatsächlich viel Wahrheit.

In Sachen Zeitmanagement Vorbild sein

Hier ein Tipp für dich: Möchtest du in Zukunft eigene Mitarbeiter:innen einstellen, solltest du auch als Führungskraft Zeitmanagement beherrschen. Nur so stellst du sicher, dass die Verantwortungsbereiche im Team sinnvoll verteilt und die personellen Ressourcen gut genutzt werden.

7 Methoden für besseres Zeitmanagement und Selbstmanagement

Um die passende Methode für effektives Zeit- und Selbstmanagement zu finden, musst du dich erst mal ausprobieren und verstehen, was bei dir am besten funktioniert. Möchtest du besser mit deiner Zeit umgehen, wirst du mit Sicherheit deinen bisherigen Rhythmus anpassen müssen – das braucht etwas Eingewöhnungszeit. Wir haben für dich sieben der bekanntesten Methoden für Zeit- und Selbstmanagement zusammengestellt:

1. Das erprobte Eisenhower-Prinzip

Fällt es dir manchmal schwer, zu entscheiden, wo du anfangen sollst? Dann ist auch privates Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip genau das Richtige für dich. Dafür bildest du ein Koordinatensystem, das auf den Achsen der Dringlichkeit und Wichtigkeit basiert und teilst deine Aufgaben in vier Quadranten ein:

• A-Aufgaben (dringend, wichtig): Aufgaben, die dringend und wichtig sind, solltest du sofort erledigen, um Probleme und Stress zu vermeiden.
• B-Aufgaben (nicht dringend, wichtig): Ist etwas wichtig, aber nicht dringend, trägst du dafür einen Termin ein. An diesem Datum wird es zur A-Aufgabe.
• C-Aufgaben (dringend, nicht wichtig): Zu den Zeitfressern gehören Angelegenheiten, die zwar dringend, aber nicht sonderlich wichtig sind – beispielsweise das Beantworten von E-Mails. Optimal ist es, wenn du sie an Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen delegierst.
• D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig): Nicht wichtige und auch nicht dringende Aufgaben kannst du für deine To-do-Liste ignorieren.

2. Mehr Struktur mit der Alpen-Methode

Gut strukturiertes Zeitmanagement ist mit der ALPEN-Methode gut umzusetzen. Du kannst sie wunderbar zu Beginn eines Tages oder nach Feierabend anwenden, um den nächsten Tag zu organisieren. Der Begriff ALPEN ist ein Akronym für die folgenden Begriffe:

• A – Aufgaben aufschreiben: Schreib dir auf, welche To-dos anstehen und dir im Kopf herumschwirren.
• L – Länge einschätzen: Jetzt versiehst du jede Aufgabe mit einem geschätzten Aufwand. Hast du die in der Vergangenheit schon einmal durchgeführt, nimmst du deine Erfahrung als Richtwert.
• P – Pufferzeit einplanen: Du planst eine Stunde ein und am Ende brauchst du doch zwei. Gelegentlich dauern Dinge nicht nur länger, während des Tages kommen außerdem unvorhergesehene Anrufe, E-Mails und weitere Tätigkeiten dazwischen. Um Überstunden und Stress zu vermeiden, berücksichtigst du genug Pufferzeit – circa 40 % deiner Arbeitszeit.
• E – Entscheidungen treffen: Jetzt entscheidest du, was du heute erledigen möchtest. Hierfür lässt sich das Eisenhower-Prinzip gut anwenden.
• N – Nachkontrolle durchführen: Nach Feierabend kontrollierst du, was du geschafft hast. Die nicht erledigten Punkte priorisierst du für den Folgetag und optimierst deine Planung schrittweise. Bei Bedarf kannst du für ein effektives Zeitmanagement einen Wochenplan erstellen, um nicht täglich aufs Neue zu strukturieren.

3. Vorzüge der Smart-Methode

Eine weitere beliebte Methode für Zeitmanagement ist die SMART-Methode. Sie wird gerne in Unternehmensbereichen wie dem Projektmanagement angewandt. SMART ist ebenfalls ein Akronym und steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Ein Tages- oder Wochenplan sollte diese Punkte erfüllen, um effektiv zu sein. Setzt du dir unrealistische Ziele, sabotierst du allerdings deine eigene Produktivität und Motivation.

4. Arbeiten nach dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip liefert dir keine genauen Tipps für Zeitmanagement. Vielmehr will es verdeutlichen, wie bedeutend die richtige Einschätzung der Aufgabenpriorisierung ist. Das Pareto-Prinzip besagt nämlich, dass mit 20 % der Zeit 80 % der Ergebnisse erzielt werden. Im Gegensatz dazu bedarf es für die restlichen 20 % ganze 80 % des Aufwands. Daher solltest du gleich zu Beginn die gewinnbringendsten Bereiche deines Startups ermitteln – sei es in puncto Umsatz, Reichweite oder Wachstum.

5. Kurz und knackig – die Getting-Things-Done-Methode

Vereinfacht gesagt, geht es bei diesem Zeitmanagement-Modell darum, im ersten Schritt alle To-dos aufs Papier zu bringen. Ziel ist es dabei, deinen Kopf zu leeren und Hintergedanken zu eliminieren. Im Anschluss gehst du diese Liste durch und entscheidest, was du selbst erledigen musst bzw. verschiebst oder delegierst. Die reduzierte Liste ordnest du dann in verschiedene Kategorien wie „Besprechen“, „Erarbeiten“ und „Beantworten“ ein. Bevor du mit der Arbeit startest, schaust du dir die Wochenübersicht noch einmal an und entscheidest, ob die integrierten Punkte sinnvoll sind.

6. Hoch geschätzt – die ABC-Analyse

Eines der bekanntesten Tools für Zeitmanagement ist die ABC-Analyse. Hier schreibst du zunächst all deine To-dos auf und versiehst sie dann mit dem geschätzten Stundenaufwand sowie der Wichtigkeit von A bis C mit absteigender Relevanz. Im Idealfall verwendest du für die wichtigsten Aufgaben (A) etwa 60 % deiner Arbeitszeit, für die weniger wichtigen (B) circa 25 % und schließlich 15 % für die unwichtigen Aufgaben (C). In der Realität halten sich die meisten aber unverhältnismäßig viel mit den C-Aufgaben auf. Diese solltest du idealerweise delegieren, beispielsweise das Telefonieren und Bearbeiten von E-Mails.

7. So funktioniert die Pomodoro-Technik

Diese Selbstmanagement-Methode lässt sich hervorragend mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren. Ziel ist es dabei, genügend Pausen in den Arbeitsprozess einzubinden, um deine Konzentration und Produktivität auf einem konstanten Level zu halten. Hast du dich für eine Aufgabe entschieden, stellst du dir einen Timer für 25 Minuten und arbeitest daran ohne Unterbrechung und Ablenkung. Dann machst du fünf Minuten Pause, um durchzuatmen, dich ein wenig zu bewegen oder auf Toilette zu gehen. Wiederhole anschließend diese Schritte viermal und gönn dir dann eine 30-minütige Pause.

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